PANFLOW wird zur Datenkommunikationsdrehscheibe beim ZEW

Essen, 24.07.2014 - Panvision konnte sich mit dem Workflow Management System PANFLOW bei der Ausschreibung des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung gegen zahlreiche andere Bewerber durchsetzen. Sechs Prozesse werden für das Institut digitalisiert. Als erster umgesetzter Workflow werden jetzt Fehlzeiten digital erfasst. Das Wirtschaftsforschungsinstitut zeigt sich sehr zufrieden mit dem Verlauf des Projekts.

Abwesenheitsmeldungen werden beim ZEW jetzt digital erfasst. So können beispielsweise Urlaubsanträge oder Krankmeldungen von Mitarbeitern selbst eingegeben werden. Abhängig von der Rolle und Abteilungszugehörigkeit des Antragsstellers verändert sich der Prozess, der durchlaufen werden muss, um eine solche Anfrage zum Abschluss zu bringen. Zu diesem Zweck wurde ein komplexer Workflow modelliert und ein entsprechendes Formular mit zahlreichen Eingabe-Optionen, die an bestimmte Bedingungen geknüpft sind, entwickelt.

Wo früher Papierformulare verschickt, bearbeitet und weitergegeben werden mussten, ist jetzt mit wenigen Klicks ein Urlaubsantrag genehmigt und der Vorgang automatisiert an die entsprechenden Stellen (z.B. Personalabteilung oder Buchhaltung) weitergeleitet worden. 'Die Durchlaufgeschwindigkeit der einzelnen Prozesse hat sich mit der Einführung von PANFLOW deutlich verbessert', zeigt sich Jens Bohrmann, Projektleiter beim ZEW, zufrieden.

Schnellere Durchlaufzeiten ? ausführliche Berichte

Mit der Einführung des neuen Systems haben sich nicht nur die Durchlaufzeiten verbessert, auch für die einzelnen Mitarbeiter bietet der digitale Workflow einige Vorteile. 'Jetzt können Formulare auch von Extern ausgefüllt werden', erklärt Jens Bohrmann. PANFLOW, als webbasiertes Workflow Management System, erlaubt den Mitarbeitern den Zugriff über das Internet, ist damit also ortsunabhängig.

'Der größte Vorteil des neuen Systems ist allerdings, dass neben der Erfassung auch ausführliche Berichte über Fehlzeiten von den Mitarbeitern selbst abgerufen werden können', so Bohrmann. Dadurch sehen die Mitarbeiter des Wirtschaftsforschungsinstituts jetzt auf einen Blick, wer in der eigenen Abteilung wann Urlaub eingereicht hat und wie viele Resturlaubstage aktuell noch zur Verfügung stehen ? unter Berücksichtigung des bereits geplanten aber nicht angetretenen Urlaubs.

Auch für die Administration des ZEW bietet das umfassende Berichtswesen einige Vorteile. In übersichtlichen Listen kann etwa ausgegeben werden, wie einzelne Abteilungen aktuell besetzt sind oder für wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum bereits Urlaub genehmigt wurde.

PANFLOW als 'Datenkommunikationsdrehscheibe'

Ein besonderes Augenmerk wurde bei der Entwicklung auf die Integration des umfangreichen Berechtigungs- und Rollenkonzepts des Wirtschaftsforschungsinstituts gelegt. Um den Pflegeaufwand zu verringern, hat der für dieses Projekt verantwortliche Panvision-Chefentwickler Dr. Frank Fetthauer eine Schnittstelle geschaffen, die den reibungslosen Austausch zwischen PANFLOW und dem Entgeltsystem Fidelis ermöglicht. Darüber können die Mitarbeiterdaten direkt in die Workflows übernommen werden ohne sie zusätzlich in das neue System einpflegen zu müssen. Die Schnittstelle funktioniert in beide Richtungen - auch Eingaben in PANFLOW werden mit Fidelis synchronisiert.

'Da es für uns der erste Prozess war, der umgesetzt wurde, war die Umstellung von Papierformularen auf eine elektronische Erfassung die größte Herausforderung', berichtet Jens Bohrmann. 'Die hervorragende Zusammenarbeit mit Dr. Frank Fetthauer hat uns dabei sehr weitergeholfen. Die Kommunikationswege sind kurz und seine technische Beratung hat uns einige Impulse zur Optimierung einzelner Prozesse gegeben.'

Neben der Fehlzeitenerfassung werden noch fünf weitere Prozesse des ZEW digitalisiert. Zwei digitale Workflows befinden sich bereits in der Abschlussphase. So soll beispielsweise die Stundenmeldung bald automatisiert erfolgen. Dabei werden Schnittstellen zum Finanzbuchhaltungssystem, der Entgeltabrechnung sowie der Fehlzeitenerfassung hergestellt. 'PANFLOW soll bei uns künftig als Datenkommunikationsdrehscheibe dienen und alle Systeme an einem Ort bündeln', so Jens Bohrmann.

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