Zukunft Personal 2014: Digitale Personalakte von IQDoQ um Bewerberakte mit Korrespondenzbereich erweitert

Bad Vilbel, 12.08.2014 - Auf der Zukunft Personal 2014, der Fachmesse für Personalmanagement vom 14. bis 16. Oktober 2014 in Köln, stellt IQDoQ eine Erweiterung seiner digitalen Personalakte IQAkte Personal vor. Am Messestand B.26 in Halle 3.2 ist erstmals die neue Bewerberakte des Spezialisten für Dokumentenmanagement-Software zu sehen. Für Arbeitserleichterung in der HR-Abteilung sorgt neben der umfassenden Unterstützung des Bewerbungsprozesses und der revisionssicheren Archivierung aller zugehörigen Dokumente vor allem auch ein interaktiver Korrespondenzbereich. Ab November ist die Bewerberakte integriert in die IQAkte Personal in Version 2.4 verfügbar.

'Die neue Bewerberakte vervollständigt unser Angebot für das Dokumentenmanagement in der Personalabteilung', erläutert Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfelds IQAkten bei IQDoQ. Neben der digitalen Personalakte und der Bewerberakte umfasst die IQAkte Personal zudem auch die Archivierung aller nicht-personenbezogenen Dokumente wie etwa Betriebsvereinbarungen sowie die internen Prozess- und Verfahrensdokumentationen. 'Damit sind wir der einzige Anbieter am Markt, der alles aus einem Guss bieten kann. Letzten Endes profitiert davon der Anwender, der getreu dem Motto unserer IQAkten ?Einfach. Schnell. Sicher.? umfassende Unterstützung bei seiner täglichen Arbeit erhält.'

Wie die bereits in früheren Produktversionen enthaltene Bewerbermappe dient die Bewerberakte dazu, die im Bewerbungsprozess anfallenden ein- und ausgehenden Dokumente revisionssicher zu archivieren und während des Auswahlprozesses allen Beteiligten zugänglich zu machen. Darüber hinaus wird in der neuen Bewerberakte die Verwaltung von Stellen - von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Besetzung - unterstützt. Für eingestellte Bewerber werden die während des Bewerbungsprozesses bereits erhobenen Stammdaten sowie sämtliche Bewerbungs- und Auswahldokumente in die Personalakte der IQAkte Personal übernommen.

Ebenfalls neu ist, dass der gesamte Schriftwechsel mit den Bewerbern über einen interaktiven Korrespondenzbereich abgewickelt werden kann, der die Kommunikation personalisiert und effizienter macht. Word-Vorlagen sorgen für die Einhaltung von Unternehmensstandards, personalisierte Schreiben und Serienbriefe mit und ohne Barcodes können auf Knopfdruck erzeugt werden und sind automatisch in der Bewerberakte dokumentiert.

'Nicht zuletzt durch die Anforderungen des AGG ist der Aufwand zur rechtskonformen Dokumentation von Bewerbungen über die Jahre deutlich gestiegen', erläutert Kerstin Adam, die als Personalreferentin von IQDoQ die Entwicklung der Bewerberakte mit begleitet hat. 'Mit der neuen IQAkte Personal erledigt sich die Dokumentation jetzt fast von selbst, während Prozessunterstützung und Korrespondenzmodul gleichzeitig ganz erhebliche Arbeits¬einsparungen mit sich bringen.' Anhand verschiedener Praxisszenarien aus dem Alltag der HR-Expertin können sich Messebesucher auf der Zukunft Personal davon selbst ein Bild machen.

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