Spezialhersteller automatisiert Versand von Kundenrechnungen per Post, E-Mail und EDI

München / Lyon, 02.09.2014 - GECITech, ein Spezialhersteller für Flexischläuche und Verbindungsstücke aus Edelstahl, automatisiert ab sofort die Verarbeitung und Zustellung von Kundenrechnungen mit einer Lösung von Esker, einem der führenden Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse. Die Esker-Lösung für die Debitorenbuchhaltung verbessert nicht nur den Kundenservice bei GECITech, sondern sorgt auch für deutliche Zeiteinsparungen und eine höhere Effizienz.

GECITech wendete sich zuerst 2012 an Esker, um die Verarbeitung und Zustellung des Rechnungsversands per Post auszulagern. Drei Vollzeitmitarbeiter waren damit beschäftigt, 700 Rechnungen pro Monat (rund 1.500 Seiten) auszudrucken, zu falzen, zu kuvertieren und zu frankieren. Dieser Prozess sollte modernisiert und Drucker und Geräte für den Postversand abgeschafft werden. Jetzt hat GECITech auf Anfragen von Kunden reagiert, die Rechnungen gerne elektronisch erhalten würden, und erweitert den Lösungsumfang auf den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail oder EDI. Außerdem wird nun für alle Bereitstellungsmethoden die Dokumentenarchivierung angeboten.

"Die elektronische Rechnungsstellung per E-Mail oder EDI wird für immer mehr Kunden attraktiv. Mit Esker haben wir eine innovative Lösung, mit der wir bestehenden und auch neuen Kunden eine schnelle, zuverlässige und moderne Art der Rechnungsstellung anbieten können", so Alain Favre, CEO bei GECITech. "Unser Ziel ist es, im gesamten Unternehmen so weit wie möglich auf Papier zu verzichten - auch bei der Archivierung."

Eine Lösung, drei Optionen

Mit Esker kann GECITech Kundenrechnungen nun auf drei verschiedene Arten zustellen:

- Postversand: Esker ist für das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und die Weiterleitung von Papierrechnungen an den Postdienst über den eigenen Druck- und Versandservice zuständig. GECITech nutzt außerdem den virtuellen Esker-Drucker für den Versand von Umfragen oder Marketing- bzw. Werbemailings.

- E-Mail: Esker stellt Rechnungen automatisch per E-Mail zu. Das kann als Anhang, als Link oder über ein Web-Portal geschehen.

- EDI: Ein individueller Prozess vereinfacht die Rechnungsübertragung zwischen dem kundenseitigen Buchhaltungssystem und dem System von GECITech.

Spürbare Vorteile

- Geringeres Fehlerpotenzial: Falsche Rechnungsanschriften können nun bereits vor dem Versand korrigiert werden.

- Kosteneinsparungen: GECITech konnte aufgrund des geringeren Verbrauchsmaterials, entfallende Wartungskosten für Hardware und geringere Portokosten bei Esker deutliche Kosteneinsparungen realisieren.

- Schnellere Verfügbarkeit elektronischer Rechnungen

- Zeiteinsparung: Bisher benötigten drei Mitarbeiter mehr als eineinhalb Tage für die Verarbeitung der monatlich anfallenden Rechnungen, jetzt erledigt das ein Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung in nur noch 15 Minuten.

- Verfügbarkeit von Rechnungen: Kunden können über ein sicheres Web-Portal rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche auf ihre Rechnungen zugreifen.

"Jeder Mitarbeiter und Kunde, der mit der Lösung arbeitet, weiß die einfache und unkomplizierte Handhabung und Effizienz zu schätzen", so Favre weiter. "Dank Esker erhalten unsere Kunden nun eine ausgezeichnete Servicequalität. Durch die hohe Geschwindigkeit und Transparenz werden wir unser Ziel eines papierlosen Unternehmens sicher erreichen können."

GECITech möchte die elektronische Dokumentverarbeitung und den Austausch von Geschäftsdokumenten mit allen Kunden und anderen Niederlassungen noch in diesem Jahr weiter ausbauen. Außerdem ist die Automatisierung anderer wichtiger Geschäftsdokumentenprozesse mit Esker-Lösungen angedacht.

Über GECITech

GECITech ist seit über 20 Jahren auf die Fertigung von Flexischläuchen und Verbindungsstücken aus Edelstahl für die Lebensmittel-, Pharma-, Kosmetik- und Biotechnologiebranche sowie die verarbeitende Industrie spezialisiert Das Unternehmen fertigt ein umfassendes Portfolio an Flexischläuchen aus Silikon, EPDM, Nitril und PTFE. GECITech erzielt mit über 100 Mitarbeitern einen Verkaufsumsatz von 15 Mio. Euro. Das Unternehmen mit Sitz im französischen Lyon hat Niederlassungen in den USA und in Japan und vertreibt seine Produkte in über 40 Ländern.

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