YAVEON Dynamics Aktenplaner für Microsoft ERP

Würzburg/Stuttgart, 02.09.2014 - YAVEON stellt in Stuttgart auf dem Gemeinschaftsstand von ecspand, Halle 6 Stand D18, eine umfassende Lösung für die Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten entlang der Wertschöpfungskette vor. Durch die intelligente Kombination von Microsoft Dynamics ERP, SharePoint, Workflow- und Capture-Technologien werden alle Dokumente - eingehende wie ausgehende - digital abgelegt und revisionssicher archiviert. Metadaten erlauben eine strukturierte Ablage in Akten, die sich an den Geschäftsprozessen anlehnen. Der YAVEON Aktenplaner ermöglicht sodann den vorgangsbezogenen Aufruf der Dokumente direkt aus der ERP-Anwendung. Mit Hilfe einer Drag & Drop Zone, die im Dynamics ERP, Outlook, Browser und Desktop zur Verfügung steht, werden unstrukturierte Dateien und Dokumente in den jeweiligen Vorgangsakten einfach abgelegt. Fehlende Metadaten werden hier durch die Akten automatisch ergänzt und vereinfachen so die schnelle Ablage durch den Anwender.

Vom 8.-10. Oktober öffnet die DMS Expo in Stuttgart gemeinsam mit der IT & Business Messe ihre Tore. Dass beide Messen zusammengehören, beweisen die Marktanforderungen: Mehr als 80 % der mittelständischen Unternehmen sehen in der Digitalisierung der Geschäftsprozesse und der Integration der Geschäftsanwendungen einen wichtigen Mehrwert für die Zukunft. So zeigen es z.B. aktuell die Studien zu IT-Trends von SoftSelect http://www.softselect.de/it-studien/geschaeftsprozessoptimierung-durch-business-software-it-trend-report-2014 und der Commerzbank http://www.bme.de/fileadmin/bilder/BME-Weekly/2014/0514/14Studie_ausfuehrlich_de.pdf.

Bei der durchgängigen Verknüpfung und Automatisierung von Geschäftsprozessen kommt es darauf an, dass die Digitalisierung und die erzeugten Datenstrukturen anwendungsübergreifend zur Verfügung stehen. YAVEON bietet seinen Kunden hier umfassende Lösungen aus einer Hand. Von der Rechnungseingangsverarbeitung über die Bildung von intelligenten Aktenstrukturen entlang der Wertschöpfungskette bis hin zur Outlook Integration. So können zum Beispiel Anwender von Microsoft Dynamics NAV direkt aus der Auftragsmaske sämtliche ein- und ausgehende Belege aufrufen. E-Mail-Anfragen lassen sich aus Outlook per Drag & Drop in die Auftragsakte importieren. Selbstverständlich kann im SharePoint-Portal nach allen Dokumenten gesucht werden. Workflows sorgen dafür, dass notwendige Freigaben schneller und nachvollziehbarer eingeholt werden.

Neben der klassischen Rechnungsverarbeitung bietet YAVEON auch EDI, electronic Invoice und automatisierten Fax- und E-Mail-Versand an.

Mit einer solchen geschlossenen Prozesskette werden Dokumente ganz einfach automatisiert abgelegt und gefunden. Die selbständige Vergabe der Metadaten, die Erzeugung von beliebigen Aktenstrukturen und die umfassende Workflowunterstützung machen Unternehmen deutlich effizienter. Das ist besonders für Unternehmen wichtig, die an mehreren Standorten oder mit unterschiedlichen Systemen arbeiten.

Die gleichen Aktenstrukturen in SharePoint und entsprechende Versionierungs- und Freigabeworkflows können zudem bei der Erstellung von Qualitätsmanagementhandbüchern und Geschäftsprozessdiagrammen benutzt werden. Mit diesen werden wiederum die Abläufe in der Wertschöpfungskette beschrieben und gesteuert.

"Eine größere Durchgängigkeit der digitalen Geschäftsprozesse aus einer Hand bietet niemand im Mittelstand", ist Josip Breskic, Leiter der Business Unit Enterprise Information Management bei YAVEON, überzeugt.

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