Die erfolgreiche Kick-Off-Veranstaltung

Bei der Kick Off Veranstaltung, in der DIN 69901-5 als Kick Off Meeting bezeichnet, handelt es sich um eine Veranstaltung am Beginn eines Projekts oder einer Projektphase. In der Praxis ist der Zeitpunkt der Durchführung der Kick Off Veranstaltung variabel. Die einen finden früher, die anderen später statt. Mit einer sehr frühen Kick Off Veranstaltung wird vor allem auf das Projektmarketing und die Motivation der Projektmitarbeiter mit Blick auf das Projekt abgezielt. Wird eine Kick Off Veranstaltung später anberaumt, bspw. nachdem das Pflichtenheft erstellt worden ist, dann geht es eher um die Abstimmung des konkreten Arbeitsbeginns und darum, alle Beteiligten umfassend zu informieren.

Die DIN 69901-5 terminiert das Kick-Off-Meeting wie folgt: Es hat nach erfolgter Planung und vor Start der Projektdurchführung stattzufinden. An der Kick Off Veranstaltung müssen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teilnehmen. Gegebenenfalls ist der Auftraggeber hinzuzuziehen.

Eine Kick-Off-Veranstaltung erübrigt sich, wenn systematisch vorgegangen wird. Dies bedeutet, dass sie überflüssig ist, wenn der Projektauftrag vollständig ist, wenn eine leistungsfähige und transparente Projektorganisation vorliegt und wenn ein funktionierendes Informationswesen gegeben ist. In den Projektmanagement Standards PMBOK Guide, ICB 3.0 und PRINCE2 werden diese Punkte vorausgesetzt; daher entfällt hier die Kick Off Veranstaltung. In der ICB 3.0 ist die Rede von einem "Start up workshop", der jedoch lediglich als Arbeitsgremium zur Entwicklung des Projektauftrags fungiert.

Kick Off Veranstaltungen sind dementsprechend oft in Organisationen zu beobachten, in denen Projektarbeit nicht zur Routine gehört. In projektorientierten Unternehmen hingegen sind sie eher selten, denn diese Unternehmen besitzen einen hohen Reifegrad in Sachen Projektmanagement. Hier fungiert die erste Arbeitssitzung des Projektteams quasi als Kick Off Veranstaltung.

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