Dresden/Saarbrücken. Das saarländische Ministerium für Wirtschaft und Arbeit in Saarbrücken vereinfacht jetzt seine interne Umstrukturierung mit Hilfe der Software GVPL (Geschäftsverteilungsplan) der Stella Systemhaus GmbH. Die Lösung ist Bestandteil der speziell auf Behörden abgestimmten Software-Suite ID (Innerer Dienst). Sie unterstützt das Ministerium bei der derzeitigen Erstellung einer neuen Aufgabenstruktur und macht die Verteilung auf die Organisationseinheiten und deren Mitarbeiter transparent. So wird der organisatorische und zeitliche Aufwand durch den Einsatz des GVPL-Tools erheblich minimiert: Zeiteinsparungen von bis zu 50% in den mit dem Geschäftsverteilungsplan zusammenhängenden Prozessen rund um Erstellung, Dokumentation und Veröffentlichung sind möglich. Die Software von Stella Systemhaus erlaubt es außerdem, die neuen Aufgabenstrukturen in mehreren Varianten zu planen. Der so erreichte Überblick erleichtert die Entscheidungsfindung für eine endgültige Variante.
Dem aktuell laufenden Verwaltungsumbau im saarländischen Ministerium für Wirtschaft und Arbeit war eine Organisationsuntersuchung vorangegangen. Die daraus resultierenden Umstrukturierungen bedeuten durch die Zusammenlegung bzw. Trennung von Referaten und Abteilungen einen hohen organisatorischen und zeitlichen Aufwand.
Aufgabenverteilung leicht gemacht
Der komplexe Prozess der Neustrukturierung ist ohne elektronische Unterstützung kaum mehr zu bewältigen. Daher entschied man sich für den Einsatz des Softwaremoduls GVPL, mit dem sich neue Aufgabenstrukturen in mehreren Varianten planen lassen. Dabei können bestehende Varianten als Vorlage für die neue Aufgabenstruktur genutzt werden. Vorteil ist, dass der Ist-Stand der Aufgabenstruktur für den laufenden Geschäftsbetrieb gesichert wird. Zudem verschafft sich die Behörde durch den Einsatz der Variantenplanung einen Überblick über ihre Möglichkeiten und erleichtert somit die Entscheidungsfindung für die endgültige Aufgabenstruktur. Alle Aufgaben können an die Mitarbeiter der Behörde verteilt werden, wodurch sichergestellt wird, dass keine Aufgabe ohne Zuordnung bleibt. Ebenso werden die Beauftragtenaufgaben sowie die Vertreterregelungen abgebildet. Komfortabel ist es, dass der gesamte Geschäftsverteilungsplan, aber auch Auszüge, sich für die Berichterstattung auf einfache Weise ausdrucken lassen. Die entsprechenden Druckvorlagen können schnell und einfach auf die Behörde angepasst werden, da sie in MS Word erstellt werden. Ein weiteres Modul der ID-Suite, nämlich das Programm Grunddaten unterstützt das Ministerium außerdem bei der Erarbeitung der Organisationsstruktur. Es verwaltet Informationen zu Mitarbeitern, Personen, Vertretern, zur Aufbauorganisation (Organisationseinheiten) sowie Liegenschaften und Räumen. Die Informationen werden mit einer standardisierten Programmschnittstelle allen Stella Systemhaus-Anwendungen bereitgestellt. Damit arbeiten alle Fachanwendungen zu jedem Zeitpunkt auf Basis einer einheitlichen Datengrundlage. Die Daten können über eine Schnittstelle auch anderen Fachanwendungen zur Verfügung gestellt werden.
Übersichtlich und effizient
Bei der Erstellung oder Änderung des Geschäftsverteilungsplans können nicht zugeordnete Aufgaben einfach erkannt werden. Eine aufwändige Überprüfung in einem Dokument entfällt. Durch die Integration der DMS-Komponente (Dokumenten-Management) WinREG kann effektiv auf die eine bestimmte Aufgabenverteilung stützenden Dokumente und Verfügungen zugegriffen werden. Entscheidungswege können damit ohne langwierige Recherchen offen gelegt werden.
Die Dokumentation der Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten durch das zeitaufwändige manuelle Ausfüllen eines Dokuments in Microsoft Word entsprechend einer vorgegebenen Systematik entfällt. Das GVPL-Modul füllt auf Knopfdruck ein hinterlegtes Formular entsprechend der Systematik und erstellt ein druckfertiges Dokument.
Die Publizierung des fertigen Geschäftsverteilungsplans als Papier- oder elektronisches Dokument kann entfallen. Der fertige GVPL wird automatisch im Intranet publiziert und ist damit sofort jedem Mitarbeiter zugänglich.
Programmsuite Innerer Dienst
Die Programmsuite ID (Innerer Dienst) ist eine modulare Produktfamilie für Aufgaben des Inneren Dienstes. Neben den Modulen Grunddaten zur Stammdatenverwaltung und GVPL für die Geschäftsverteilungsplanung enthält es noch die Module Inventar-S für die Bestandsverwaltung, B-THEK zur Bibliotheksverwaltung und NRPl für die normative Raumplanung.
Kontaktadresse:
Stella Systemhaus GmbH, Dresden
Geschäftsführer: Dr. Gerd Staudinger
www.stella-systemhaus.de
Telefon: 0351 / 829 76 0
info@stella-systemhaus.de
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