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DMS EXPO Vorbericht: IQDoQ verbindet die Telefonwelt mit DMS

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Neue Themenlösungen zum Thema Justiz: Vertragsmanagement und Elektronischer Rechtsverkehr für Gerichtsakten - FormText beschleunigt das Output-Management


(Bad Vilbel) Drei Themenlösungen präsentiert die IQDoQ auf der diesjährigen DMS. Konkret handelt es sich hierbei um verbesserten Kundenservice im Call-Center, die rechtssichere Übertragung von Dokumenten im Gerichtswesen sowie um ein effizientes Vertragsmanagement. Als eine Neuheit zeigt das MATERNA-Tochterunternehmen die Integration der CTI (Computer Telephony Integration)-Technologie in ihr Dokumenten-Management-System HyperDoc®. Am Beispiel einer Versichertenakte demonstriert IQDoQ den Nutzen dieser Integration: Eingehende Telefonate werden, sofern die Nummer bekannt ist, automatisch erkannt und an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser erhält bei Anrufannahme automatisch die entsprechende Versicherungsakte am Bildschirm dargestellt. Darüber hinaus zeigt IQDoQ eine neue Lösung für das Vertragsmanagement, die ebenfalls auf HyperDoc® basiert. Diese Software begleitet Verträge während ihres Lebenszyklusses inklusive Fristenmanagement. Eine weitere Lösung, im Justizumfeld ist die Gerichtsakte; sie unterstützt den Elektronischen Rechtsverkehr, so dass digitale Dokumente rechts- und abhörsicher über das Internet zu übertragen werden können. Die Präsentation der Output-Management-Lösung FormText, mit der Prozesse von der Erstellung bis zur Ausgabe von Formularen und Standardbriefen in unterschiedliche Medien rationalisiert werden, rundet das Ausstellungsprogramm der IQDoQ zur DMS EXPO ab.

Erstmals zeigt IQDoQ am Beispiel aus der Versicherung, welche konkreten Vorteile die Integration der CTI (Computer Telephony Integration)-Technologie in ihr Dokumenten-Management-System HyperDoc® mit sich bringt. Läuft ein Anruf im Service-Center auf, dessen Nummer bekannt ist, leitet das System diesen automatisch an den zuständigen Mitarbeiter weiter. Für diese Weiterleitung sorgt ein Regelwerk, das z. B. anhand der Region oder Kundenart (Privat- oder Geschäftskunde) den zuständigen Sachbearbeiter ermittelt. Ist der zuständige Kollege im Urlaub, so erfolgt ein automatisches Routing auf den Stellvertreter.

Mit dem Weiterleiten des Anrufs erscheint bei dem zuständigen Mitarbeiter dann auch die komplette Versicherungsakte des Anrufenden, inkl. dem aktuellsten Vorgang. Diese Integration ist natürlich auch für andere Branchen (Handel, Banken oder Industrie) adaptierbar. Knuth Lange, Marketingleiter von IQDoQ GmbH fasst zusammen: „Die Integration der Telefon- und DMS-Welt bringt einen schnellen nachvollziehbaren Nutzen. Sie beschränkt sich eben nicht nur darauf, dass der Kundenname am Bildschirm aufleuchtet, sondern zeigt dem Mitarbeiter die komplette Versicherungsakte. Darüber hinaus entfällt das für den Kunden nervige Weiterleiten von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter.“

Effiziente Dokumenten-Verwaltung im Justizumfeld
Eine neue, ebenfalls auf HyperDoc® basierende Themenlösung für Vertragsmanagement sorgt dafür, dass in Unternehmen Verträge effizient verwaltet werden. Das System erinnert rechtzeitig an den Ablauf von Fristen. Ein Kalender stellt anstehende Termine optisch ansprechend dar.

Bei der Gerichtsakte, einer weiteren Themenlösung, können Dokumente mit Hilfe des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) rechts- und abhörsicher über das Internet übertragen werden. Dies gilt sowohl für den Empfang und den Versand digitaler Dokumente, d.h. IQDoQ-Anwender können aus dem DMS heraus über das Internet Dokumente inklusive Begleitinformationen versenden. Die Übertragung erfolgt gesichert im Hintergrund über eine bestehende Internet-Verbindung. Der Einreichende erhält nach erfolgreicher Übertragung eine rechtssichere Empfangsbestätigung, versehen u. a. mit Datum und Uhrzeit, was zur Wahrung von Fristen entscheidend ist. Der Vorteil der Gesamtlösung ist die Unterstützung des elektronischen Gerichtsbriefkastens (www.gerichtsbriefkasten.de). Über diesen können Anwälte rechtssichere Einreichungen bei Gericht rund um die Uhr vornehmen.

Effizientes Output-Management
Ebenfalls am IQDoQ-Stand zu sehen ist die auf J2EE und XML basierte Output-Management-Lösung FormText. Mit ihr können Anwender die Erstellung und Ausgabe von Formularen und Standardbriefen in unterschiedliche Medien rationalisieren. Dabei handelt es um eine Lösung, die sich in die Teilbereiche Ressourcen-Management, Output-Management und Formular-Management gliedert. Im FormText Ressourcen-Management werden die Dokumentressourcen gepflegt, also die Bestandteile, aus denen sich ein Dokument zusammensetzt. Dazu gehören beispielsweise Anschriften- und Datumsfelder, Absenderangaben, Textbereiche, Grußformeln etc. Außerdem definiert der Anwender hierüber die Dokumentvorlagen und erstellt das Layout. Das Modul Formular-Management wird für den Einzeldruck von Formularen verwendet. Benötigte Daten, die in Datenbanken gespeichert sind, können in die verwendeten Standardtextverarbeitungsprogramme eingelesen werden. Das Modul Output-Management fungiert schließlich als Schaltzentrale des FormText-Systems und kommt für den Massendruck zum Einsatz. Aus beliebigen Anwendungen heraus werden große Mengen von Formularen den Vorgaben entsprechend automatisch ausgefüllt und gedruckt.

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Über IQDoQ:
IQDoQ ist als hundertprozentiges Tochterunternehmen der MATERNA Unternehmensgruppe für die Themenbereiche Enterprise-Content-, Dokumenten- und Output-Management sowie elektronische Archivierung verantwortlich tätig. Als erfolgreicher Anbieter mit langjährigem Know-how bietet IQDoQ ein umfassendes Produkt- und Lösungsportfolio im Bereich dokumentengestützter Prozesse an. Das Spektrum der Leistungen umfasst die Bereitstellung von Nutzungslizenzen für die HyperDoc®- und die FormText-Produktfamilien. Spezielle Themenlösungen, Projektplanungs-, Realisierungs- und Integrationsdienstleistungen, entsprechende Trainings sowie der Vertrieb von System-Hard- und Software ergänzen das Portfolio.
Adressaten von IQDoQ sind mittelständische und große Unternehmen, Behörden, Value Added Resellers (VARs) und Application Service Providers (ASPs). Zu den mehr als 200 Anwendern der Produktfamilien HyperDoc® und FormText gehören u. a. T-Systems, DAK, Deutscher Paket-Dienst, trans-o-flex, Spar-Handels AG, Eckes AG, BAWAG, Deutsche Post, Weingut Gerhard, BURDA, Landtage Rheinland-Pfalz, Hessen und NRW, IHK Würzburg-Schweinfurt, Volkswohl-Bund Versicherungen und Faber Kabel AG.

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