Köln Die Global Information Distribution GmbH (GID) hat eine neue Version 6.2 der Enterprise Content Management (ECM) Suite OnBase vorgestellt. GID ist ein Vertriebspartner des OnBase-Herstellers Hyland Software, Inc. Die neue Version bietet erweiterte Funktionalität sowie zahlreiche neue Module, die in enger Zusammenarbeit mit Kunden und Lösungsanbietern entwickelt wurden. Neue Integrationen für Microsoft® InfoPath®, Oracle® E-Business Suite und den PFU TimeStamp Service liefern außerdem zusätzliche Funktionalität und Compliance für Branchen wie Finanzdienstleister, Gesundheitswesen und Backoffice-Aufgaben.
Erst kürzlich positionierte die neue Gartner Studie über ECM-Systeme Hyland Software deutlich auf dem Weg in den Leader-Quadranten. OnBase wurde auch schon von Forrester und IDC als führend eingeschätzt.
OnBase-Kunden können kostenfrei auf die neue Version updaten.
Im wesentlichen geht es bei den Neuerungen in der Version 6.2 darum, Organisationen mehr Kontrolle darüber zu geben, wie und wann einzelne Mitarbeiter auf Informationen mit sensiblen Inhalten zugreifen können, erklärt Bernd Laaß, verantwortlich für die OnBase Systemintegration bei GID. Die Entwicklung von OnBase in Richtung einer serviceorientierten Architektur (SOA), die sich jetzt in der Version 6.2 deutlich abzeichnet, ermöglicht Organisationen den einfachen Austausch von Content mit externen Systemen und deren Einbindung in Workflows. Somit können IT-Abteilungen flexiblere, transparentere und stärker kundenzentrierte Geschäftprozesse orchestrieren.
Hierfür stellt OnBase Web-Services für andere Applikationen bereit bzw. nutzt deren Web-Services. Dies vereinfacht die Integration von ECM-Lösungen mit verschiedenen Systemen, unabhängig davon, auf welcher Plattform sie laufen.
Neue Funktionalität
Die neue Business Rules Engine in OnBase ermöglicht die flexible Konfiguration von Geschäftsrichtlinien speziell bei hochvolumigen Geschäftsprozessen. Dies ist beispielsweise bei der Bearbeitung von Krankenversicherungsansprüchen oder Kreditanträgen der Fall. Hier können Workflows unmittelbar umgestellt werden, um auf veränderte Geschäftsbedingungen zu reagieren.
Neu ist auch die Document Composition für Microsoft Word, mit der sich regelmäßig vorkommende Geschäftsdokumente wie Mahnungen zu überfälligen Rechnungen automatisiert erstellen lassen. Viele zuvor manuelle Schritte werden durch die Möglichkeit ersetzt, diese Dokumente mit MS Word Templates zu generieren. Dadurch, dass die Templates in OnBase gespeichert werden, ist ihre Verwaltung komplett revisionssicher. OnBase generiert dann automatisch die aktuellste Version eines Templates zum gegebenen Zeitpunkt innerhalb eines Workflows, bestückt es mit den relevanten Daten aus verschiedenen Systemen und versendet das vervollständigte Dokument per E-Mail an gewünschte Empfänger.
Die Integration mit der Oracle E-Business Suite 11i erweitert diese zu einem Record-System, indem die Daten aus externem Content mit den entsprechenden Oracle-Transaktions-Records verbunden werden. Mitarbeiter können so schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen und dabei ihre gewohnte Anwendung für die Suche und Verarbeitung von Transaktions-Content nutzen.
Elektronische Formulare lassen sich für Anwender von OnBase jetzt noch schneller und komfortabler erstellen durch die neue Integration mit Microsoft InfoPath. Die mit dieser beliebten Anwendung erstellten Formulare können innerhalb eines XML-basierten OnBase-Workflows für die Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Quellen genutzt werden. Fehler werden reduziert, indem OnBase automatisiert Transaktions-Records mit Daten aus InfoPath-Formularen bestückt. Umgekehrt kann OnBase automatisiert InfoPath-Formulare mit Transaktionsdaten versehen und sie dann in externe Workflows integrieren.
Speziell für Informations-Management-Abteilungen in Kliniken ist das neue Modul Medical Release of Information. Es reduziert die zeitaufwändigen Aufgaben rund um die Zusammenstellung und Nachverfolgung von freigegebenen Patienteninformationen. Dabei recherchiert die Lösung Dokumente und Datenströme aus zahlreichen Systemen, aus denen die Patientenakte Daten enthält. Die Mitarbeiter können mit OnBase die extrahierten Daten zentral drucken oder auf eine CD exportieren.
Für zusätzliche Fälschungssicherheit bei Dokumenten sorgt die Integration mit PFU TimeStamp Service. Hier bringt ein Zeitstempel den unwiderlegbaren Beweis darüber, dass die Inhalte jeglichen Dokuments aus OnBase zu einem bestimmten Zeitpunkt so existierten und seitdem nicht verändert wurden. Der PFU TimeStamp Service ist mit dem OnBase Records Management Modul integriert und sorgt für gesetzeskonformen Content in Übereinstimmung mit Sarbanes-Oxley und weiteren US-amerikanischen Acts.
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