Lübeck. Die neue Lösung MACH Vertragsmanagement bietet für Vertragsverhandlungen sowie Abstimmungsprozesse eine effiziente IT-Unterstützung. Das Software-Produkt hilft, vertragliche Fristen einzuhalten und Vertragskonditionen optimal auszuschöpfen. Mit der Software ist es möglich, Verträge und Vereinbarungen digital zu erfassen, übersichtlich abzulegen, zu bearbeiten und effizient zu verwalten. Als vollständig Web-basierte Anwendung eignet sie sich besonders für übergreifende Teamarbeit oder den Einsatz an verschiedenen Standorten. Bei dem Produkt handelt es sich um eine speziell vorkonfigurierte Lösung des Dokumentenmanagement-, Workflow- und Archivsystems MACH InformationManager.
Ein wesentlicher Vorteil der Lösung ist die zentrale Datenhaltung, die Mehrfacharbeiten vermeiden hilft und Suchzeiten deutlich reduziert. Alle notwendigen Vertragsinformationen können von den berechtigten Benutzern am Bildschirm eingesehen und bearbeitet werden. Niemand muss mehr in dringenden Fällen Kopien der notwendigen Dokumente anfertigen, denn auf digitalem Weg können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einen Vertrag zugreifen. Die durchgängige elektronische Bearbeitung erspart Lauf- und Liegezeiten, die bei der Verteilung der Papierpost nicht vermeidbar sind. Außerdem überwacht das System Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen und weist die zuständigen Mitarbeiter darauf hin.
Mit MACH Vertragsmanagement können die verschiedensten Vertragsarten verwaltet werden. Papierdokumente fließen über eine leistungsfähige Scan-Funktion in das System ein, die über eine OCR-Volltexterkennung verfügt. Zudem ist es möglich, Papierdokumente über Verweise auf den Standort oder das Aktenzeichen vollständig in die Vertragsverwaltung einzubinden. Somit bleibt freigestellt, ob Verträge eingescannt oder in Form von Hybridakten verwaltet werden sollen.
Auf Basis der tatsächlichen Abläufe im Haus lassen sich die unterschiedliche Laufwegvorlagen zur Abstimmung von Verträgen einrichten. Dieses erhöht die Prozess-Sicherheit und führt zu besseren Abläufen und mehr Transparenz in den Vertragsverhandlungen. Alle steuerungsrelevanten Informationen, wie Termine, Wiedervorlagen, Fristen und Verantwortlichkeiten, werden im Vorgang erfasst. Die Laufwege in der Vorgangsbearbeitung lassen sich flexibel verändern. So können bei Bedarf weitere Mitarbeiter oder eine Fachabteilung schnell eingebunden werden, wenn dieses erforderlich wird. Vertretungsregeln sorgen außerdem dafür, dass nichts liegen bleibt. Für eine schnelle und sichere Online-Vertragsbearbeitung kann zusätzlich die Digitale Signatur eingebunden werden.
Ein integrierter Einsatz der MACH Software bietet den zusätzlichen Vorteil, Vertragsvorgänge mit der Finanzsicht zu verknüpfen ohne Schnittstellen. Kosten und Einnahmen werden auf diesem Weg transparent, auch eine Kosten- und Leistungskontrolle der Verträge ist dadurch möglich. Zudem lässt sich über eine Liquiditätsprüfung sehr leicht feststellen, ob in Bezug auf geschlossene Vereinbarungen noch Mittel frei sind, beispielsweise bei Dienstleitungsverträgen, in denen Kostenpauschalen vereinbart wurden.
Mit einem gut organisierten Vertragsmanagement lassen sich finanzielle Vorteile erwirtschaften und eine höhere Prozess-Sicherheit erzielen. Eine passende IT-Unterstützung sorgt außerdem dafür, dass finanzielle Konditionen besser ausgeschöpft, Fristen eingehalten und Verträge zeitgerecht gekündigt werden, fasst Heiko Berends, Segmentmanager bei der MACH AG den wesentlichen Nutzen der Software MACH Vertragsmanagement zusammen.
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Die MACH AG ist in Deutschland für den öffentlichen Bereich einer der führenden Anbieter von Software und Beratung für Verwaltungsmanagement in den Bereichen Finanzen, Personal und Prozessunterstützung. Als Full-Service-Anbieter offeriert MACH alle begleitenden Dienstleistungen. Hierzu zählen Organisationsberatung, Einführungsunterstützung, Projektbegleitung, Schulung, Entwicklung sowie umfassende IT-Beratungsdienstleistungen. Das Software- und Beratungshaus (120 Mitarbeiter) unterhält neben seinem Stammsitz in Lübeck Standorte in Berlin, Düsseldorf und München. Zu den Kunden von MACH zählen neben zahlreichen Bundes- und Landesbehörden (z. B. Landesverwaltungen Thüringen und Saarland, Bundesministerium des Innern, Polizeien Bayern und Nordrhein-Westfalen) auch Kommunen (z. B. Landeshauptstadt Kiel), sowie Hochschulen, Einrichtungen aus Lehre und Forschung (z. B. Deutsche Forschungsgemeinschaft) und Non-Profit-Organisationen.
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