vtours führt digitale Vertragsakte von IQDoQ ein

Bad Vilbel, 29. November 2016. Der Online-Reiseveranstalter vtours hat sich für die digitale Vertragsakte IQAkte Vertrag von IQDoQ entschieden. Nach der IQAkte Personal, die vtours seit Jahresbeginn im Einsatz hat, führt das Aschaffenburger Unternehmen damit innerhalb von zwölf Monaten bereits die zweite Lösung aus der IQAkten-Familie der Materna-Tochter ein. Von Wartungsvereinbarungen über die Verpflichtung von Dienstleistern, alle Arten von Miet- und Leasingdokumenten bis hin zu Beraterverträgen sollen ab dem Jahreswechsel 2017 sämtliche Verträge zentral für die 15 Fachabteilungen verwaltet werden. In einem vorgeschalteten Einführungsprojekt erfolgen momentan Bestandsaufnahme, Digitalisierung und Erfassung der bislang dezentral verwalteten Bestandsverträge.

"Unsere Erfahrungen mit der digitalen Personalakte IQAkte Personal sind durchweg positiv", berichtet Projektleiterin Susanne Hasenstab, die bereits deren Einführung und die Digitalisierung von 120 Personalakten betreut hatte. "Daher kannten wir natürlich auch Funktionen wie die Fristenüberwachung oder das Korrespondenzmodul und wussten diese zu schätzen. Bei unserem ersten Ansatz, die Verträge zentral in Excel zu verwalten, haben wir derartig zielgerichtete Softwareunterstützung schmerzlich vermisst." Für die Reisespezialisten zeichnet sich die IQAkte Vertrag nicht nur durch umfassende Prozessunterstützung und einfache Bedienung, sondern eben auch durch die Verwandtschaft mit der bereits bekannten Softwarelösung aus. So können sich die Nutzer anfangs schnell einarbeiten und später ohne Umgewöhnung zwischen den Anwendungen hin und her wechseln.

In Zukunft soll ein der HR-Abteilung angegliedertes zentrales Vertragsmanagement dafür sorgen, sämtliche Verträge der 15 Fachabteilungen aktuell zu halten. Dazu werden die Verträge digital übernommen oder nach Bedarf eingescannt und verschlagwortet. Auch den gesamten vertragsbezogenen Schriftwechsel soll der neue interne Service-Point im Korrespondenzmodul der IQAkte Vertrag bequem und für alle Beteiligten nachvollziehbar abwickeln. Die Fachabteilungen behalten jedoch die Verantwortung für ihre Verträge und haben über die IQAkte Vertrag ohne Suchen jederzeit komfortabel Zugriff auf ihre Dokumente sowie die zugehörigen Daten wie Kosten und Kündigungs-termine.

"Veraltete Vertragsbedingungen und versäumte Kündigungsfristen verursachen in deutschen Unternehmen Jahr für Jahr unnötige Ausgaben in atemberaubender Höhe", weiß Frank Rüttger, Geschäftsführer von IQDoQ. "Gerade Unternehmen wie vtours, die unsere Aktenlösungen mit dem Motto ‚Einfach. Schnell. Sicher.' bereits aus eigener Erfahrung kennen, wissen um den Wertbeitrag einer intelligenten Softwareunterstützung. Deshalb freuen wir uns ganz besonders über diesen erneuten Vertrauensbeweis!"

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