Monheim / Bayern. Mit SIEMAG hat FrankenRaster einen renommierten Logistiker und Anbieter von Servicelösungen für die Stahl-, Aluminium-, NE-Metall- sowie die Bergbauindustrie, als Kunden gewonnen. SIEMAG beauftragte den Scandienstleister mit der Digitalisierung von über 140.000 technischen Zeichnungen und Konstruktionsplänen. Diese wurden von FrankenRaster so aufbereitet, das sie anschließend problemlos in das Enterprise Content Management System d.3 der d.velop AG übernommen werden konnten.
In einer weiteren Projektphase vertraute SIEMAG FrankenRaster die Einlagerung seiner umfangreichen Papierdokumente, insgesamt 24.000 Ordner, an. On demand können nun Mitarbeiter bei FrankenRaster die Digitalisierung des gewünschten Dokuments anfordern. Innerhalb einer Stunde werden die Unterlagen elektronisch, in einem gesicherten Bereich im Internet, zum Download zur Verfügung gestellt. Der Aufbau eines elektronischen Archivs mit allen relevanten Akten erfolgt bei SIEMAG somit in Etappen. Seit Beginn des Projektes wurden 3.000 Ordner digitalisiert.
In einer ersten Projektphase scannten die Digitalisierungsspezialisten von FrankenRaster die 140.000 großformatigen Zeichnungen, von A4 bis AO sowie Übergrößen, und speicherten diese in einer printfähigen Auflösung von 300 dpi als TIFF G4. Die Zeichnungskopfinformationen wurden in ein Excel File ausgelesen. Gleichzeitig bereitete FrankenRaster auch den Import der Dateien nach d.3 vor. Hierfür legte FrankenRaster entsprechende Importdateien an. Inzwischen stehen die großformatigen Konstruktionspläne den Mitarbeitern unternehmensweit digital zur Verfügung.
Der immer größer werdende Platzbedarf für das Papierarchiv und vor allem die daraus resultierenden langen Suchzeiten waren für SIEMAG Anfang 2005 der Anlass über neue Wege der Archivierung nachzudenken. Relativ schnell stand fest, dass außer dem Auslagern des Dokumentenarchivs, der Zugriff auf die ausgelagerten Informationen ausschließlich über das neu eingeführte Dokumentenmanagementsystem erfolgen sollte. Das Ziel war, das Papierarchiv über die Zeit weitestgehend aufzulösen. Daher suchte SIEMAG sowohl Dienstleister für die ordnungsgemäße Einlagerung der 24.000 Ordner als auch für die erforderliche Scandienstleistung zu Festpreisen.
Die Firma Frankenraster war eines der wenigen Unternehmen in der Endauswahl, das sowohl das Einlagern von Dokumenten als auch die komplette Scandienstleistung aus einer Hand anbieten konnte. Trotz der heterogenen Ordnerinhalte (z. B. Formate von DIN A4 bis DIN A0) und des teilweise sehr schlechten Zustandes einiger Zeichnungsoriginale (z. T. 40 Jahre und älter) bot das Unternehmen als einziges Unternehmen in unserer Endauswahl seine Scandienstleistungen zu Festpreisen an. Das bestärkte uns in dem Eindruck, dass FrankenRaster sowohl die Prozesse der klassischen Archivierung als auch die Prozesse und die technischen Herausforderungen der Scandienstleistungen beherrscht. Diesen Eindruck hat FrankenRaster bis heute bestätigt, freut sich Peter Görg, Projektverantwortlicher bei SIEMAG, über die gute Zusammenarbeit.
FrankenRaster war für den gesamten Umzug der Unterlagen verantwortlich. Die Mitarbeiter des Digitalisierungsspezialisten indexierten die Dokumente bereits vor Ort, so dass auch während des Transfers nach Monheim der Zugriff auf die Unterlagen gewahrt blieb. Dort wurden die Unterlagen strukturiert in einem Zentralarchiv ablegt, entsprechend der Abgabenordnung § 147, den Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Damit ist ein schnelles Auffinden der Dokumente und ein zeitnahes Bearbeiten der Anfragen möglich. Innerhalb einer Stunde werden die gewünschten Dokumente SIEMAG digital, per gesichertem Download, im Internet bereitgestellt. Seit Dezember 2005 wurden auf diese Weise 3.000 Ordner digitalisiert.
Über SIEMAG:
Die Gruppe SIEMAG realisiert individuelle Logistik- und Servicelösungen für die Stahl-, Aluminium-, NE-Metall- sowie die Bergbauindustrie mit weltweit über 200 Mitarbeitern.
SIEMAG Metals Logistic Systems ist Marktführer in Logistiklösungen für Stahl-, Aluminium- und NE-Metall-Industrie und Anbieter komplexer Logistiksysteme für die Hütten- und Walzwerksindustrie.
SIEMAG Mining Logistic Systems ist marktführender Spezialist für Schachtfördertechnik und schachtnahe Infrastruktur.
Weltweit genießt SIEMAG einen hervorragenden Ruf beim Bau von Schachtförderanlagen. Rund 1.500 Referenzen sprechen für Kompetenz auf Weltniveau. Zu grundsätzlichen technologischen Erneuerungen wie z. B. der Verbesserung der Sicherheitssysteme konnte das Unternehmen wesentlich beitragen.
Über FrankenRaster GmbH
Die FrankenRaster GmbH, mit Sitz in Monheim/Bayern, wurde 1996 gegründet und hat sich als Dienstleister auf die Digitalisierung papierbasierter Dokumente spezialisiert. Das Leistungsportfolio umfasst Scandienstleistungen, digitale Erfassung und Archivierung aller geschäftrelevanten Unterlagen bis hin zu großformatigen Zeichnungen und deren IT-gestützte Weiterverarbeitung. Mit Hilfe intelligenter Erkennungstechnologien werden die digitalisierten Dokumente für die weitere Verwaltung und Bearbeitung aufbereitet. FrankenRaster nutzt für seine Dienstleistungen State-of-the-Art-Technologien und Geräte, die im Markt führend sind. Seit 2004 bietet FrankenRaster die Möglichkeit der Zentralarchivierung, die Dokumente werden analog bei dem Scandienstleister eingelagert und digital On-Demand den Kunden zur Verfügung gestellt. Mit dem geplanten Umzug nach Buchdorf im Februar 2007 setzt FrankenRaster einen markanten Meilenstein. Dort entsteht ein neues Dienstleistungszentrum mit moderner Ausstattung, Maschinenpark und gemütlichem Firmencafe.
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