Wie Sie mit der richtigen Einladungsstrategie Lust auf das Webinar machen

Wie Sie mit der richtigen Einladungsstrategie Lust auf das Webinar machen

Jedes Webinar braucht Teilnehmer. Die Anzahl der Teilnehmer richtet sich hierbei selbstverständlich auch nach dem jeweiligen Thema. Bei manchen Webinaren sind es über 800 Teilnehmer, bei anderen Webinaren sind es nur 7 Teilnehmer. Was lohnend ist, entscheidet am Ende der Veranstalter.

Doch so oder so, vor dem eigentlichen Termin steht eine Einladungsstrategie, so dass sich interessierte Teilnehmer direkt anmelden können. Ideal wäre es in diesem Fall, wenn man schon auf einen direkten E-Mail-Verteiler zugreifen kann (z.B. den hauseigenen Newsletter-Verteiler).

Auch nach der Anmeldung spielt eine Erinnerungsstrategie eine extrem wichtige Rolle, wie die Erfahrung — und die entsprechenden Zahlen — zeigen.

Betrachten wir nachfolgend, worauf es bei der Einladung von Teilnehmern und der Erinnerung für angemeldete Teilnehmer ankommt, und welche Erfahrungen Wolfgang Muffat und die Macher der webinarfabrik gesammelt haben.

Wie Sie in 5 Schritten Teilnehmer gewinnen

Die Erfahrung zeigt, dass fünf einzelne Mails vor dem eigentlichen Webinar-Termin als Einladung ideal sind, um

·         Aufmerksamkeit zu gewinnen,

·         Interesse zu wecken,

·         den Wunsch der Teilnahme zu schüren und

·         eine Aktion auszulösen — also die Anmeldung auszufüllen.

Der eigentliche Ablauf einer solchen Einladungssequenz könnte wie folgt aussehen:

2 bis 3 Wochen vor dem Termin

Lange vor dem eigentlichen Termin, also ca. zwei bis drei Wochen vorher, geht es zuerst darum, das Thema und den Inhalt auf emotionaler Basis zu promoten. Hierbei geht es noch nicht um konkrete Inhalte, sondern um einen Appetitmacher. Hier können Sie also eine gestaltete und gebrandete HTML-E-Mail an Ihren Newsletter-Verteiler senden. Die passenden Texte geben einen kleinen Vorgeschmack, und die richtigen Bilder untermalen das, worauf es ankommt und schaffen ggf. schon die Emotionen, um die es letztlich geht.

Selbstverständlich dürfen hier die wichtigen Informationen zu Datum und Uhrzeit nicht fehlen, und eine einfache Anmeldemöglichkeit muss auch hier schon vorhanden sein, so dass sich interessierte Teilnehmer schon direkt nach der ersten Mail anmelden können — dies gilt übrigens auch für alle weiteren Mails.

2 Wochen vor dem Termin

In Zeiten des Internets sind zwei Wochen eine halbe Ewigkeit. Von daher ist es ratsam, noch einmal mittels einer Mail das Webinar-Thema anzukündigen, mehr Input zu liefern und eine emotionale Bugwelle so aufzubauen. Ziel ist es, Aufmerksamkeit zu erlangen, Interesse und den Wunsch der Teilnahme zu wecken, nur um nichts Wichtiges zu verpassen, und am Ende auch eine Aktion, also die Anmeldung auszulösen. Auch diese Mail kann als gestaltete HTML-E-Mail verschickt werden.

1 Woche vor dem Termin

Langsam befinden Sie sich auf der Zielgeraden. Ab jetzt geht es nicht mehr darum, Aufmerksamkeit zu bekommen oder Interesse zu wecken, sondern es gilt, Anmeldungen zu generieren. Zu diesem Zweck ist es ratsam, rund eine Woche vor dem eigentlichen Termin nochmal eine Mail zu versenden.

Allerdings sollte es sich hierbei nicht mehr um eine gestaltete HTML-E-Mail handeln, sondern um eine klassische Text-E-Mail. Der Grund ist ganz einfach, denn gestaltete HTML-E-Mails können manchmal den Charme von Werbung haben. Deshalb ist es ratsam, hier in der E-Mail-Kampagne zweigleisig zu fahren, und ab dem jetzigen Zeitpunkt nur noch auf E-Mails mit reinem Text zu setzen. Erfahrungsgemäß haben solche Mails eine bessere Clickrate und führen somit auch zu mehr Anmeldungen.

Auf dem Weg zum Ziel – 2 Tage vor dem Termin

Spätestens zwei Tage vor dem eigentlichen Webinar-Termin sollte eine gewisse Dringlichkeit in den Fokus gestellt werden. Das gelingt zum einen durch eine künstliche Verknappung mit einer Aussage wie: „Achtung, die Anzahl der möglichen Teilnehmer ist begrenzt!“, „XX Teilnehmer haben sich schon angemeldet — nur noch xx Plätze frei!“ oder „Melden Sie sich am besten gleich heute noch an, damit Ihre Teilnahme auch garantiert ist.“

Parallel oder zusätzlich kann auch über das Thema noch eine gewisse Spannung und Dringlichkeit aufgebaut werden. Hierzu bietet sich zum Beispiel eine Überschrift an wie:

„In 2 Tagen erfahren Sie, wie Sie in 5 Schritten zur rechtskonformen Webpage kommen!“.

Gleich geht es los — 1 Stunde vor dem Start

Vielleicht sind Sie jetzt schon der Meinung, dass Sie genug E-Mails an potenzielle Teilnehmer verschickt haben. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass eine letzte Mail, rund 1 Stunde vor dem eigentlichen Start, noch einmal einen Schub an kurzfristigen Anmeldungen bringt. Der Grund hierfür ist ganz einfach, denn Menschen schieben gerne Dinge auf. Eine letzte Erinnerung kurz vor dem Start setzt so einen Impuls, um doch mit dabei zu sein — nur um nichts Wichtiges zu verpassen.

Erfahrungen zeigen, dass rund 25 % der Teilnehmer erst in letzter Minute dazukommen.

Von daher ist es immer eine gute Idee, kurz vorm Start noch eine allerletzte Mail zu versenden.

Viele Anmeldungen = viele Teilnehmer?

Nicht alle Personen, die sich für ein Webinar angemeldet haben nehmen auch tatsächlich teil.

Erinnerungsmails sind daher extrem wichtig, denn nicht jeder Teilnehmer trägt den Webinar-Termin in seinen Terminkalender ein, so dass er im ungünstigsten Fall vom Termin „überrascht“ wird.

Daher - Planen Sie auch eine Teilnehmerkampagne in der die Teilnehmer mit mehreren E-Mails an die Anmeldung und den bevorstehenden Termin erinnert werden. Zusätzlich können hier weitere Informationen gestreut werden, um noch mehr Appetit auf das Webinar-Thema zu machen.

Ohne Erinnerungsmail kommen erfahrungsgemäß nur rund 38 % der angemeldeten Teilnehmer mit Erinnerungsmail springt die Teilnehmerzahl leicht auf bis zu 72 %.

Doch es gibt noch einen weiteren guten Grund, um vor dem eigentlichen Start nochmals eine Mail zu versenden. Normalerweise erhält jeder Teilnehmer in der Anmeldebestätigung auch einen Link für die Teilnahme. Dieser Link führt den Teilnehmer direkt zum Webinar-Raum. Doch im täglichen Kampf gegen die Flut von Mails kann so ein Link schon mal leicht verlorengehen. Zusammen mit der Erinnerungsmail erhält der Teilnehmer nochmals den direkten Teilnahme-Link.

Fazit

Eine Präsentation im Rahmen eines Webinars ist eine Sache. Doch alles steht und fällt mit einer passenden Strategie für die Einladungen und Erinnerungen.

Nur so stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend viele Teilnehmer finden – und darum geht es ja eigentlich.

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