Bremen Die BIOSYNTH AG, Hersteller chemischer und biochemischer Produkte mit Sitz in Staad, Schweiz, hat mit Hilfe der integrierten Enterprise Content Management Software Docuportal.NET aus dem Hause DocuPortal Deutschland ihr Qualitätsmanagement dezentralisiert und automatisiert. Ergebnis nach einer extrem kurzen Projektzeit ist eine geregelte Zugriffsstruktur, eine transparenzschaffende Versionierung der Dokumente, ein elektronischer Freigabeprozess und reichlich eingesparte Zeit. Durch DocuPortal.NET haben wir Zeit für operative Aufgaben gewonnen, erklärt Karl Geisser, Betriebsleiter bei der BIOSYNTH AG. Dies wirkt sich kostenmäßig in Einsparungen von rund 10.000 CHF pro Jahr aus. Unterstützt wurde die BIOSYNTH AG von der oscom GmbH, dem Schweizer Distributor von DocuPortal.
Die BIOSYNTH AG produziert und handelt mit chemischen und biochemischen Produkten. Schwerpunkt der Tätigkeit ist die Produktion und Neuentwicklung von Reagenzien und Kulturmedien, die beispielsweise zum Nachweis von mikrobiellen Krankheitserregern in Nahrungsmitteln Verwendung finden. Ihre Kunden sind viele Grossfirmen auf dem Gebiet der Mikrobiologie, der klinischen Diagnostik, Lebensmittel- und Umweltanalytik, aber auch die Pharmaindustrie, zahlreiche chemische Betriebe und Handelshäuser. Darüber hinaus entwickelt das Unternehmen viele seiner Produkte gemeinsam mit Kunden und pflegt diverse Partnerschaften und die Zusammenarbeit mit Firmen und Forschungsinstituten weltweit.
Um sein Qualitätsmanagement für die zahlreichen ISO-Handbücher effizienter zu gestalten, entschied sich BIOSYNTH zur Einführung einer webbasierten Lösung, mit der Versionsverwaltung und Freigabeprozesse von Dokumenten automatisiert ablaufen. "Prozessvorgaben und Weisungen sind nur dann von Nutzen, wenn man sicherstellen kann, dass diese eingehalten und dem veränderten Umfeld kontinuierlich angepasst werden", so Geisser.
Klare Anforderungen...
Die BIOSYNTH stellte klare Anforderungen an die neue Lösung. Demnach sollte sie vollständig Web-basierend sein, um den Wartungsaufwand durch die Bedienung im Browser zu optimieren. Bestehende Ablagestrukturen sollten erhalten bleiben, um keine zu großen Umstellungen erforderlich zu machen und den Mitarbeitern die gewohnte Arbeitsumgebung zu bewahren. Gefragt war zudem die automatische Versionierung der Dokumente sowie Workflow-Funktionalitäten, um geänderte Dokumente durch einen Prüfprozess schicken zu können. Ein moderater Preis sowie gute Unterstützung durch einen geeigneten Partner rundeten den Anforderungskatalog der BIOSYNTH ab.
...klare Entscheidung
Da DocuPortal.NET sämtliche Anforderungen erfüllte, war die Entscheidung der BIOSYNTH AG klar: DocuPortal.NET ist vollständig Web-basierend und kann mit jedem Browser bedient werden. Die Flexibilität der Lösung ermöglicht eine komplette Anpassung an bereits bestehende Dokument- und Informations- Strukturen. Die Software versioniert und historisiert darüber hinaus sämtliche Dokumente im Portal und bietet somit eine hundertprozentige Nachvollziehbarkeit jeglicher Änderungen und Zugriffe. Geänderte Dokumente lassen sich per Workflow vollautomatisch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter schicken, um die Änderungen kontrollieren und freigeben zu können. Zusätzlich überzeugte DocuPortal.NET noch durch ein gutes Preis/Leistungs-Verhältnis. Die Möglichkeit einer Vorführung via Internet und nachträglichem Test-Einsatz bot genügend Raum für eine eingehende Prüfung der Lösung.
Lösung schnell amortisiert
"Die Installation von DocuPortal.NET war in weniger als 30 Minuten erledigt. Danach erhielten unsere Verantwortlichen eine pragmatische Schulung im Learning by doing-Verfahren, was zum einen produktive Arbeit war und gleichzeitig das notwendige Grundwissen vermittelte, erinnert sich Geisser.
Nach einem Testlauf von rund zwei Wochen konnten bereits die ersten Mitarbeiter das System nutzen. Einige noch erforderliche Anpassungen der Workflows wurden mit Hilfe der kompetenten und raschen Unterstützung der oscom GmbH, dem Schweizer Distributor von DocuPortal, vorgenommen. Dann ließen sich die geänderten Dokumente wie gewünscht durch den Prüf- und Freigabeprozess schicken. Der zeitraubende Änderungs- und Freigabeprozess wurde komplett automatisiert dies entspricht einer 20%-Stelle. Insofern ist DocuPortal.NET schnell amortisiert und für uns eine wertvolle Lösung", ergänzt Geisser.
oscom GmbH DocuPortal (Schweiz)
Das in Zug ansässige Unternehmen bietet Lösungen in den Bereichen Unternehmensorganisation und Dokumentenmanagement und ist Distributor von DocuPortal.NET, der innovativen Gesamtlösung für webbasierte Organisations und Kommunikationsprobleme. Über 180 kleine bis mittelständische Unternehmen setzen bereits erfolgreich DocuPortal-Produkte ein. Das Produkt ist branchenunabhängig und schnell sowie einfach zu installieren, administrieren und erlernen.
Über DocuPortal
DocuPortal Deutschland produziert und vertreibt webbasierende Softwareprodukte zur Lösung von Informations- und Kommunikationsproblemen in Unternehmen. Das verfügbare DocuPortal.NET-Produkt erlaubt als neuartige Synergie eine Mischung aus Dokumentenmanagement (DMS), Contentmanagement (CMS), Wissensmanagement (KM) und Collaboration- & Groupwarefunktionen. Zielgruppe sind kleine und mittelständische Unternehmen deshalb sind die Produkte funktionell und im Preis an diese Zielgruppe angepasst. Der internationale Vertrieb wird auf Franchise-Basis durchgeführt.
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