Lessmann GmbH und digital ZEIT: Gemeinsam auf Erfolg gebürstet

Die Lessmann GmbH ist eine der führenden Hersteller von Werkzeugen zur Oberflächenbearbeitung in Europa. Seit 1948 werden die Rundbürsten, Kegel- und Topfbürsten, Entgratbürsten und Handbürsten aus Draht am Produktionsstandort Oettingen mit dem Prädikat „Made in Germany“ produziert und an Industriekunden und Händler in der ganzen Welt geliefert. Um die Marktstellung weiter auszubauen, ist eine effiziente Produktion und exakte Kalkulation erforderlich. Die Entscheidung für ein neues System zur Betriebsdatenerfassung fiel auf AVERO® von der digital ZEIT GmbH.

Zunächst war geplant, das seit 2010 im Einsatz befindliche eigene BDE-Tool weiter zu entwickeln. Dieses war innerhalb des ERP-Systems ESS selbst erstellt worden, um Daten in der Produktion zu erfassen. „Wir haben allerdings festgestellt, dass es bereits fertige Lösungen am Markt gibt, die über Schnittstellen reibungslos mit den Systemen bei Lessmann kommunizieren und Daten übertragen können“, sagt Tobias Schlatterer, Projektleiter und Verantwortlicher in der Fertigungsplanung bei Lessmann. Mit dem neuen System sollte die Datenerfassung in der Produktion vereinfacht und ausgeweitet werden, um eine bessere Nachkalkulation zu ermöglichen und die Transparenz bei den erfassten Daten zu erhöhen. Das stetige Wachstum von Lessmann erforderte eine Erweiterung der Kapazitäten für Entwicklung, Produktion, Lager und Verwaltung.

Suche nach einem ganzheitlichen Betriebsdatenerfassungs-System

Allerdings legt man nicht nur bei den eigenen Produkten Wert auf höchste Qualität, auch bei Lieferanten und Partnern hat Lessmann höchste Ansprüche. Es wurde daher bei einem neuen System für die Betriebsdatenerfassung sorgfältig geprüft, ob die Lösung den Qualitätsansprüchen gerecht wird. Mit den Erkenntnissen aus der Marktbeobachtung und den nach der Ist-Analyse definierten Anforderungen, hat man sich auf die Suche nach einem neuen, ganzheitlichen System gemacht. Nach zahlreichen Gesprächen und dem Abgleich mit den Anforderungen aus dem Lastenheft, wurden zwei Lösungen in die engere Auswahl genommen, die dann im Rahmen eines Testbetriebs auf Herz und Nieren geprüft wurden. Am Ende entschied man sich für AVERO® von der digital ZEIT GmbH. Neben der Erfüllung der Anforderungen sieht Tobias Schlatterer die Gründe für diese Entscheidung vor allem in der intuitiven Bedienbarkeit und der Möglichkeit, Einstellungen in der Betriebsdatenerfassung selbst vornehmen zu können. „Ein weiteres Plus ist der Listengenerator in AVERO®, der es uns ermöglicht, jederzeit neue, individuelle Auswertungen zu erstellen“, erklärt Tobias Schlatterer.

Die Lohnabrechnung sollte beschleunigt werden

Neben der Betriebsdatenerfassung sollte bei den inzwischen über 220 Mitarbeitern auch das handschriftliche Ausfüllen von Tageszetteln und Lohnscheinen abgelöst werden. Ein weiteres Ziel war die Beschleunigung der Lohnabrechnung durch eine automatische Berechnung der Zuschläge im neuen System. Diese wurden bis dato, wie auch die Werte zu Urlaubs- und Kranktagen, Prämien, Laufzeiten und Daten der Lohnsammelkarten, manuell in Excel erfasst, was einen enormen Zeitaufwand in der Personalabteilung bedeutete.

Das Zeiterfassungssystem AVERO® wurde in mehreren Schritten eingeführt

Zunächst wurden bei Lessmann einige Vorbereitungen für die AVERO® Systemeinführung getroffen. Die zuvor vorhandenen Ausweise für Getränkeautomaten und den Zutritt wurden auf einen Ausweis reduziert, der nun für alle Anwendungen im Unternehmen (Zeiterfassung, Zutritt, Betriebsdatenerfassung und die Getränkeautomaten) funktioniert. Daraufhin wurde im ersten Schritt die Personalzeiterfassung mit der Datenübergabe an das Lohnprogramm Comet eingeführt. Franziska Förch, Personalverantwortliche bei Lessmann, erinnert sich: „Bereits bei den ersten Monatsabschlüssen konnte der zeitliche Aufwand aufgrund der automatischen Berechnung der Zuschläge deutlich verringert werden. Dies war eine große Arbeitserleichterung für uns.“ Kurz nach der Einführung der AVERO® Zeiterfassung wurden das Webportal und der Workflow für die Büroangestellten aktiviert, so dass hier jeder Mitarbeiter über das Web auf sein Zeitkonto zugreifen kann und Urlaubs- und andere Fehlzeitenanträge online gestellt und genehmigt werden können. Der Workflow über das Webportal wurde später auch auf die Produktionsmitarbeiter ausgedehnt.

Ein Pilotprojekt für die Auftragsbuchungen wurde gestartet

Im nächsten Schritt erfolgte dann die Umsetzung des Hauptthemas bei Lessmann, die Einführung der Betriebsdatenerfassung. Eine der Herausforderungen hierbei war die Tatsache, dass aus allen Produktionsmitarbeitern nun EDV-Anwender wurden. Daher wurde zunächst eine Pilotabteilung ausgewählt, die damit begann, die Auftragsbuchungen in AVERO® zu erfassen. Die Mitarbeiter buchten Auftragszeiten und Auftragsmengen an den in der Produktion installierten PC Terminals und die Daten wurden automatisch in AVERO® weiter verarbeitet. Nachdem diese Umstellung gelungen war, wurde die Erfassung nach und nach auf die anderen Abteilungen ausgeweitet. „Damit konnten wir unseren Mitarbeitern nicht nur den bestmöglichen internen Support bieten, die Umsetzung verlief weitestgehend reibungslos und die Akzeptanz des Systems wurde erhöht“, erzählt Tobias Schlatterer. Geplant ist die Ausdehnung auf die Maschinenlaufzeiten mit der AVERO® Maschinendatenerfassung. Das würde eine präzisere Nachkalkulation ermöglichen. Und auch die Essensbestellungen könnten bald über die AVERO® Kantinendatenerfassung abgewickelt werden. Die Verantwortlichen bei Lessmann sind sich einig, dass man mit AVERO® die richtige Wahl getroffen hat und die Erfahrung und Kompetenz der digital ZEIT GmbH auch bei zukünftigen Projekten nützlich sein wird.