Checklisten-App statt Zettelwirtschaft

Digitale Checklisten lösen Papierformulare ab

„Mit Checklisten-Apps lassen sich Prozesse jeglicher Art effizient planen, durchführen, kontrollieren und auswerten“, beschreibt Robert Vennemann, Geschäftsführer der Mobile2b GmbH aus Köln, den wichtigsten Vorteil mobiler Anwendungen. Der Experte für mobile B2B-Lösungen hebt die Flexibilität digitaler Workflows hervor. „Egal ob es sich um Aufgaben in der Instandhaltung, im Kundenservice, im Qualitätsmanagement, bei Wareneingangskontrollen, im Reklamationsmanagement oder auch bei Dienstleistungen handelt, digitale Workflows lassen sich gleichermaßen einfach einsetzen, unterstützen die Arbeit und erhöhen die Prozessqualität“.

Genauso wichtig wie die Flexibilität von Digitalisierungslösungen ist die Agilität in der Umsetzung. Aufgrund der Skalierbarkeit von SaaS-Lösungen können Unternehmen mit der digitalen Prozessoptimierung in einem einzelnen Unternehmensbereich starten. „Innerhalb eines Monats lässt sich ein erstes Pilotprojekt umsetzen,“ so Vennemann. Läuft das Pojekt zur Zufriedenheit des Kunden ab, kann die Digitalisierungsplattform Schritt für Schritt auf weitere Prozesse und Unternehmensbereiche ausgeweitet werden. Der Aufwand einer SaaS-Lösung bemisst sich dabei immer an der Anzahl der Nutzer und den Umfang der Nutzung.

Mobile Datenerfassung anstatt Block und Bleistift

Der Einsatz einer Checklisten-App läuft in allen Branchen ähnlich. Die Prozesse werden zentral erfasst und Mitarbeitern zugeteilt. Operativ tätige Mitarbeiter erhalten Arbeitsaufträge mitsamt aller erforderlichen Dokumente per Push auf ihr Smartphone bzw. Tablet. Nach Beendigung einer Aufgabe oder eines Auftrags fließen die erfassten Daten automatisch in ein zentrales IT-System. Medienbrüche sind somit ausgeschlossen.
Das manuelle Übertragen von Daten ins IT-System fällt ebenso weg wie eine aufwendige Archivierung. Führungskräfte haben stets einen Echtzeit-Überblick über alle geplanten und laufenden Prozesse.  „Moderne App-Lösungen sind zudem gekennzeichnet durch die Einbindung von Zukunftstechnologien wie Machine Learning, Chatbots oder IoT-Sensorik. Die automatische Auswertung von tausenden Datensätze kann beispielsweise zu einer Predictive Maintenance führen. Dabei werden Wartungen nur noch dann durchgeführt, wenn sie tatsächlich technisch erforderlich sind“, sagt Vennemann. 

SaaS: Keine Installationen oder Programmierkenntnisse erforderlich

Checklisten-Apps schaffen einen umfassenden Mehrwert für interne und externe Stakeholder. Für Geschäftsführer, Manager und Mitarbeiter ergeben sich Arbeitserleichterungen sowie Qualitäts- und Effizienzverbesserungen bei allen Prozessen, die sich wiederum positiv auf die gesamte Organisation auswirken. Auch Kunden können digital in das Softwaresystem integriert und dadurch über den aktuellen Stand informiert werden. Auch die Umsetzung im Unternehmen ist einfach, transparent und nachhaltig. Moderne Workflow-Lösungen lassen sich problemlos in jede bestehende Systemlandschaft integrieren. Es sind keine Downloads oder Software-Installationen erforderlich. Es sind keine Schulungen der Mitarbeiter erforderlich. Vor allem auf die einfache Handhabung von mobilen Workflow-Apps ist zurückzuführen, dass diese immer mehr zu einer zentralen Säule bei den Digitalsierungsfortschritten von Unternehmen werden.

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