Notfall Nachfolge: Wie Unternehmen handlungsfähig bleiben

Schon eine geordnete Nachfolge stellt für mittelständische Unternehmer eine Herausforderung dar. Was aber muss getan werden, um auch für den Notfall - schwere Krankheit oder plötzlicher Tod des Firmenchefs - den Fortbestand eines Unternehmens zu sichern? "Wenige Maßnahmen reichen aus, um jederzeit handlungsfähig zu bleiben", erklärt Nachfolgeexperte und Steuerberater Thomas Breit. "Vier von zehn Chefs in KMU sind älter als 55 Jahre. Das Thema ist aber unabhängig vom Alter brisant. Ich rate jedem Firmenchef, umgehend für den Ernstfall vorzusorgen und die wichtigsten Dokumente anzulegen."

Das zentrale Dokument ist eine Generalvollmacht, die sich zum Beispiel bei einem Unternehmerehepaar beide Partner gegenseitig ausstellen können. Die Vollmachten sollten in getrennten Safes aufbewahrt werden. Alternativ lassen sie sich beim Notar hinterlegen. Ebenso wichtig für den Notfallkoffer: ein Testament sowie eine Betreuungs- und eine Patientenverfügung. Wenn die Patientenverfügung notariell erstellt wird und ein Arztbesuch vorausgegangen ist, bleibt sie dauerhaft gültig. Anderenfalls sollte sie jedes Jahr erneuert werden. Auch für das Testament lohnt der Gang zu Notar. Berater Breit: "Die Gebühr für die Beglaubigung eines Testaments wird anhand des aktuellen Vermögens berechnet - und sie schließt den Erbschein ein. Das kann eine erhebliche Kostenersparnis bedeuten, wenn sich bis zum Tod des Testamentsverfassers das Vermögen wesentlich vergrößert."

Transparenz und Sicherheit durch Digitalisierung

Auch der Zugang zu geschäftlichen Kerninformationen entscheidet, ob eine plötzliche Nachfolge gelingt. Am einfachsten ist die Situation, wenn durch digitalisierte Prozesse hohe Transparenz besteht. "Ohnehin steigert eine gute Digitalstrategie den Wert von Unternehmen. Sie schafft aber auch Strukturen, die bei ungeplanten Veränderungen die Orientierung erleichtern", so der Berater. Für Unternehmer, die mit der Digitalisierung zunächst über die Buchhaltung starten möchten, bietet die Steuerberatung Thomas Breit ein stufenweises Programm an. Im ersten Schritt stellt Breit, der selbst komplett papierlos arbeitet, seinen Mandanten eine Cloud und eine spezielle Software zur Verfügung. Berechnet wird nur das Einrichten der Software. Nach etwa drei Monaten läuft die Buchhaltung vollständig digital. Der Mandant entscheidet dann, ob er die Prozesse weiter über den Buchhaltungspartner der Kanzlei abwickeln möchte oder sie komplett selbst übernimmt. Als Ausbaustufen lassen sich ein automatischer Zahlungs- verkehr und ein automatisches Mahnwesen einrichten. Alle Prozesse sind in ein internes Kontrollsystem (IKS) eingebunden, das wiederum eine Schnittstelle für Tax Compliance Management Systeme (Tax CMS) bietet. So lässt sich ein Höchstmaß an Klarheit und Rechtssicherheit schaffen, für die Nachfolge wie auch für die Finanzverwaltung. Firmenkontakt
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