Dokumentenverwaltung PaperOffice – Digitalisierung für KMU perfekt gemacht

Sie ringt so manchem Firmeninhaber ein oft gequältes Lächeln ab, die Frage nach dem Zeitmanagement in der Verwaltung. Es ist ein nur schwer in den Griff zu bekommendes Problem, denn die Schnittstellen, an denen Zeitverluste auftreten können, sind vielfältig. Auch in einer weitgehend digitalisierten Verwaltungsumgebung, denn digital bedeutet nicht automatisch effizient. Die meisten Unternehmen besitzen das, was als eine gewachsene IT-Infrastruktur bezeichnet wird. Das bedeutet in der Realität ein mehr oder weniger gleichmäßiger Zuwachs an Rechnern, entsprechend einem wachsenden Personalstand, aber auch einem wachsenden Ablage-Wirrwarr. Die Vernetzung erfolgt üblicherweise über das firmeneigene Intranet, doch die eigentliche Datenverwaltung erledigen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeder für sich. Die Bereitstellung wichtiger Unterlagen ist so nicht selten an die Anwesenheit eines oder einer bestimmten Sachbearbeiterin gebunden. Doch das ist nur ein Teil der Möglichkeiten, in der Datenverwaltung Zeit und Geld zu verlieren.

Die ewige Suche

Unterschiedliche Studien zeigen auf, das ein nicht unbeträchtlicher Teil der Arbeitsstunden im administrativen Bereich dafür aufgewendet wird, Unterlagen im Datenspeicher zu suchen, die dort irgendwann einmal abgelegt wurden. Das Weltweit am meisten genutzte Betriebssystem für PCs, Windows von Microsoft, bietet dafür keine geeigneten Bordmittel. Dabei wächst die Datenflut beständig, und zwar exponentiell. Immer mehr Geräte und Maschinen sind mit Mikroprozessoren oder Computern ausgestattet, die Daten erfassen und versenden. Das Internet der Dinge ist im Unternehmensbereich schon seit Jahren Realität, die Verwaltung der Daten oft jedoch eine Realität von gestern.

Dabei bietet sich mit PaperOffice DMS eine umfassende Lösung für die bestehenden Problematiken an. Die Kernpunkte hierbei sind:

Effizienz im Büro

Sicherheit digitaler Daten

Senkung der Verwaltungskosten

Verbesserung der internen wie externen Kommunikation

PaperOffice DMS bietet mit einer integrierten Hochleistungs-OCR-Software die fließende Umwandlung analoger Unterlagen in digitale Daten. Dabei nutzt PaperOffice verschiedene Schnittstellen. Es muss nicht der Einzugsscanner sein, sogar das Foto einer Handy-Camera reicht aus, um darauf befindliche Schriften, Zahlen und Tabellen richtig zu erfassen. Im nächsten Schritt erfolgt die zentralisierte Archivierung, auf die alle berechtigten Personen gleichermaßen Zugriff haben. Die Frage, wo denn nun was abgespeichert ist, gehört mit PaperOffice der Vergangenheit an. Damit aber auch hier keine „ewige Suche“ beginnt, besitzt PaperOffice DMS eine eigene Suchmaschine, die alle eingespeicherten Unterlagen automatisch nach Schlagwörtern und Datum indexiert. In Bruchteilen von Sekunden stehen so gesuchte Unterlagen zur Verfügung.

Doch PaperOffice kann noch mehr. Mit PIA, der künstlichen Intelligenz von PaperOffice, lassen sich aus dem Datenspeicher heraus Formulare und Listen erstellen und mit nur einem Klick versenden. Das Workflow-Management von PaperOffice DMS macht die Verwaltung und das Controlling von Projekten oder die Kommunikation zu externen Mitarbeitern so einfach wie das Meeting im Konferenzraum, nur wesentlich preiswerter und effektiver, denn die Bereitstellung von Ideen oder Dokumenten erfolgt 24 Stunden rund um die Uhr und nicht nur zu den Bürozeiten.

Eine Frage der Sicherheit? 

Auch in diesem Bereich trumpft der oftmalige Preis-Leistungs-Sieger in der Fachpresse mit einem ausgeklügelten Passwort-Management sowie einer 1024-bit-AES-Verschlüsselung aller Daten. Hacker, Schadsoftware und Betriebsspione haben keine Chance. Zugleich ist PaperOffice natürlich DSGVO-Konform und das Team von PaperOffice empfiehlt statt der externen Cloud einen NAS, einen eigenen Netzwerk-Datenspeicher, der auch die staatlich sanktionierte Spionage verhindert.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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