Automatisierung von Geschäftsprozessen – worum genau handelt es sich und welche Vorteile bringt sie mit sich?

Ein theoretischer Überblick über die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen umfasst all jene Maßnahmen, die den Ersatz, die Verbesserung oder die Beschleunigung der menschlichen Arbeit zum Ziel haben. Zu diesem Ziel kommen moderne Technologien sowie spezielle informatische Systeme zum Einsatz, deren Anwendung die Automatisierung bestimmter routinemäßiger, sich wiederholender und zeitaufwendiger Tätigkeiten erlaubt. Nach der Einführung der Automatisierung werden diese Aufgaben vom System übernommen, die Menschen hingegen können sich weitaus wichtigeren Aufgaben widmen, die aus verschiedenen Gründen nicht automatisiert werden können.

Auch die Übertragung von Aufgaben, den Versand von Dokumenten oder den Informationsfluss zwischen verschiedenen Personen, die an einem bestimmten Prozess arbeiten, kann man automatisieren. Genau dieser Prozess ist einer der Schlüsselbegriffe der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Unter dem Begriff „Prozess“ verbirgt sich eine Zusammenstellung von messbaren Handlungen, die in einer bestimmten Reihenfolge realisiert werden. Ihr Ziel ist es, ein konkretes Problem zu lösen bzw. ein bestimmtes Resultat zu erreichen. Geschäftsprozesse werden oftmals mithilfe eines Programmablaufplans beschrieben und illustriert. Ihr Verlauf sowie die aus ihnen resultierenden Annahmen basieren wiederum aus den konkreten Bedürfnissen der Kunden, die das jeweilige Unternehmen erfüllen möchte. Weitere wichtige Elemente, die Einfluss auf die Geschäftsprozesse nehmen, sind auch die Organisationsstrukturen des Unternehmens, seine interne Politik, die geltenden Prozeduren, die Spezifik der jeweiligen Branche sowie rechtliche Regelungen.

Geschäftsprozesse unterscheiden wir grundsätzlich in zwei Gruppen – Schlüsselprozesse (core processes) sowie das sog. Backoffice. Die Schlüsselprozesse haben – wie der Name schon sagt – einen entscheidenden Einfluss auf den Betrieb in einem Unternehmen, weswegen sie auch unabdinglich sind, damit eine Firma überhaupt funktionieren kann. Das sog. Backoffice wiederum umfasst eine Reihe an zusätzlichen Maßnahmen, die den Betrieb sowie die Mitarbeiter intern unterstützen sollen. Diese Aufteilung ist jedoch sehr fließend und strikt von der Spezifik der jeweiligen Branche abhängig.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und ihre praktische Umsetzung

Damit Unternehmen effektiv sind müssen all ihre Geschäftsprozesse angemessen verwaltet werden. Dies sollte so realisiert werden, dass bei stetig steigender Arbeitseffektivität die optimalen Kosten für die Tätigkeit des Unternehmens aufrecht erhalten werden können. Bei diesem Bestreben werden Firmen von der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützt, da es dank ihr nicht nur möglich ist, ineffektive Prozesse zu eliminieren, aber auch den kompletten Workflow zu automatisieren und damit folglich auch zu optimieren.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird mithilfe von BPA-Systemen umgesetzt, deren Einführung eine vollständige oder partielle Automatisierung von Prozessen möglich macht. Diese IT-Systeme bringen viele Vorteile mit sich. Vor allem spart die Automatisierung von Geschäftsprozessen sowohl Zeit als auch Geld, da alle routinemäßigen, sich wiederholenden und zeitaufwendigen Tätigen, die bislang von Mitarbeitern erledigt wurden, nun automatisiert werden, womit das System die Kontrolle über sie übernimmt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich Aufgaben anzunehmen, die Kreativität, kritisches Denkvermögen sowie Fachwissen und praktische Fähigkeiten voraussetzen, was sich direkt auf bessere Ergebnisse des Unternehmens sowie seine steigende Konkurrenzfähigkeit auswirkt.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützt Unternehmen bei ihrer natürlichen Entwicklung, da sie keine neuen Mitarbeiter mehr einstellen müssen bzw. darauf verzichten können, ihre bereits angestellten Fachkräfte mit neuen, zusätzlichen Pflichten zu belasten, die infolge der stetigen Entwicklung eines Unternehmens mit der Zeit entstehen. Schlussendlich ist es dank der Automatisierung möglich, menschliche Fehler zu beseitigen, die vor allem bei der Verarbeitung von großen Datenmengen auftreten können. Die Einführung der Automatisierung in einem Betrieb hat ferner zur Folge, dass die Belegschaft eingespielt und zufrieden ist, da ihre täglichen Bemühungen in einer leistungsfähigen und effektiven Funktionsweise ihres Betriebs widergespiegelt werden.

Lohnt es sich Geschäftsprozesse zu automatisieren?

Die Antwort auf diese Frage ist eindeutig – auf jeden Fall! Die Effektivität bei der Automatisierung solcher Prozesse wurde durch zahlreiche Fallstudien und Analysen belegt. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass die Einführung einer solchen Automatisierung nach entsprechendem Fachwissen, Planung sowie einer Strategie bei der Implementierung verlangt. Aus diesem Grunde ist es lohnenswert, diese Aufgabe einer erfahrenen Firma anzuvertrauen sowie ein BPA-System auszuwählen, welches ideal an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist. Eine hervorragende Option sind in diesem Falle Plattformen für Low-Code- und No-Code-Automatisierungen, die es Unternehmen erlauben, ihre Geschäftsprozesse ohne die Kenntnis einer Programmsprache zu automatisieren. Die Wahl einer dieser Lösungen, bei denen darüber hinaus jede einzelne Etappe bei der Entwicklung und Bedienung des Systems verändert werden kann, ermöglicht es den Nutzern (dem Projektsponsor, dem Project Manager, dem Endbenutzer) proaktiv am Entstehungsprozess des Systems teilzunehmen. Dies hat enormen Einfluss auf eine effektive Zusammenarbeit und bessere Beziehungen zwischen der IT-Abteilung der Verwaltung im Unternehmen.

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