PaperOffice DMS – der Dr. Who des ECM

Mit PaperOffice DMS verhält es sich wie mit dem durch die Zeit reisenden Polizeihäuschen des Dr. Who aus der gleichnamigen englischen Science-Fiction-Serie. Die dunkelblau angestrichene Holzkiste führt die Physik ad Absurdum, weil sie innen größer ist als außen. Genau so etwas stellt PaperOffice DMS dar. Von außen betrachtet eine clevere Dokumentenmanagementsoftware mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis, von innen jedoch vielmehr ein ausgewachsenes Enterprise-Content-Management-System, ein ECM. In gewisser Weise können auch mit PaperOffice DMS Zeitreisen vorgenommen werden und es müssen dazu weniger Schalter umgelegt werden als in der Fernsehserie. Das ki-gesteuerte Archiv von PaperOffice DMS erlaubt den blitzschnellen Blick in die Vergangenheit und das nur durch Stichworteingabe.

Warum dann nur PaperOffice DMS und nicht PaperOffice ECM?

PaperOffice DMS will durch Inhalte glänzen, nicht einfach nur glänzende Fassade sein. Nicht wenige Firmen entrichten für kompliziert aufgebaute Programme horrende Lizenzgebühren, sind gezwungen, Beratern hohe Stundensätze zu bezahlen, damit diese die Software einrichten und müssen auch noch regelmäßig ihre Mitarbeiter für externe Schulungen abstellen, die auch nicht umsonst sind. Davon abgesehen hat oft auch nur der Name der Software ihren Preis. Trotz all dieser Maßnahmen und des Renommees ist der Frust beim Personal meist groß, weil Produkte geliefert werden, die inhaltlich eher Großbetrieben angepasst sind und weit weniger den KMUs, von denen es in Deutschland weit mehr gibt.

PaperOffice DMS entstand zunächst aus der Idee eines Mannes, selbst ein datenbankbasiertes Archiv-Programm zu schreiben, weil das, was der Markt zu dieser Zeit an Archiv-Programmen hergab, für seine Zwecke einfach unbefriedigend war. Daraus erwuchs mit der Zeit, zunächst ohne kommerzielle Zielsetzung, das erste PaperOffice DMS. Heute wird PaperOffice DMS weltweit in über 900.000 Unternehmen eingesetzt und bietet den Funktionsumfang einer ECM, trotzdem bleibt es PaperOffice DMS, denn Bescheidenheit war schon immer ein Teil der Unternehmenskultur, des Gründers und des Teams von PaperOffice DMS.

ECM-Merkmale in PaperOffice DMS

Das PaperOffice DMS eine datenbankbasierte Dokumentenverwaltung besitzt, ist selbstverständlich und Bestandteil jeder DMS. Nicht ganz so selbstverständlich ist der Einsatz künstlicher Intelligenz, die bei PaperOffice den schönen Namen PIA trägt und Funktionsbereiche abdeckt, die sowohl DMS als auch ECM betreffen. Die eigenständige und automatisierte Archivierung gehören zum Repertoire von PIA, aber auch die Erstellung von Formularen, Listen oder individualisierten Schreiben.

Noch weit stärker zeigen sich ECM-Merkmale bei Paperoffice DMS in deren Architektur, die nicht als vertikale Insellösung daherkommt, sondern als horizontale, firmenübergreifende Software. Bis zu 800 Terminals lassen sich integrieren und können aufgrund unterschiedlicher Schnittstellen gemeinsam auf ein breites Angebot an Daten zugreifen, die von PaperOffice DMS verwaltet werden. Sicherheit steht hierbei an erster Stelle. Eine AES-1024-Bit-Verschlüsselung und ein effektives Passwortmanagement erlauben nur genehmigte Zugriffe und letztlich empfiehlt PaperOffice, statt der Cloud lieber einen NAS zu nutzen. Mit PaperOffice DMS werden Firmen keine Abenteuer erleben wie ein Dr. Who, aber innen größer als außen zu sein, das kann PaperOffice DMS auch und noch viel mehr.

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