PaperOffice DMS, die Teamwork Software

Kompatibilität ist eine grundlegende Voraussetzung für eine Dokumentenmanagementsoftware. Denn Dokumente zu verwalten, geht nur, wenn sich diese Dokumente auch verwalten lassen. Das ist jedoch nicht immer einfach, denn auf modernen Betriebsrechnern finden sich meist eine ganze Reihe verschiedener Programme, die in irgendeiner Form Daten erzeugen oder verarbeiten und dies keineswegs immer in den gängigen Formaten. Die größte Hürde ist natürlich das Betriebssystem. Paperoffice DMS baut in dieser Beziehung auf den Weltmarktführer Microsoft und seine Windows-Betriebssysteme, die auf über 70 % aller Rechner dieser Erde laufen. Das soll nicht heißen, dass andere Betriebssysteme nun außen vor sind. Mittels App können Schnittstellen beispielsweise zu Android-Handys aufgebaut werden, um etwa ein mit der Handykamera aufgenommenes Bild eines Lieferscheines direkt an PaperOffice DMS zu senden. Dort angekommen, wird aus dem Bild mittels OCR-Texterkennung ein Dokument, das sich bearbeiten lässt.

PaperOffice DMS, wie die Spinne im Zentrum des Netzes

Während die Arachnida auf Beute lauert, sorgt PaperOffice DMS dafür, das die auf einem Rechner entstehenden Inhalte gesichert, gespeichert und zum Abruf oder zur Archivierung aufbereitet werden. Da sich PaperOffice dabei keineswegs nur auf die Formate von Office-Produkten beschränkt, kann sie problemlos in die Klasse der ECM eingestuft werden. Das Enterprise-Content-Management ist eine über dem Dokumentenmanagement angeordnete Struktur für die Organisation von digitalen Prozessen in Unternehmen.

PaperOffice DMS kollaboriert mit praktisch jeder Software, die Daten generiert und über Schnittstellen zur Anbindung verfügt oder Daten in wandelbaren Formaten erzeugt. So etwa mit Programmen der Logistik oder der Warenwirtschaft. Der Wachstumsmarkt der Logistik ist unter anderem durch die Erzeugung großer Datenmengen gekennzeichnet. Listen aus der Lagerverwaltung, Kunden- und Lieferantendaten, Frachtscheine, Ausgabebelege oder Bestellscheine müssen beständig aktualisiert und abgespeichert werden. Zugleich sind Verknüpfungen zu weiteren Dokumenten aufzubauen.

Oder nutzen Sie doch ganz einfach das neue in PaperOffice 2020 integrierte Modul Workflow Control. Weisen Sie Ihrem Dokument dank dem PaperOffice Workflow Control Modul einen bereits erstellten WorkFlow hinzu und vergeben somit eine Aufgabe wie z.B. „Rechnungs- Prüfungsworkflow“. So kann ein Dokument zur Bearbeitung an eine bestimmte Person oder Gruppe zugewiesen und mit einer Deadline versehen werden.

Wird die Aufgabe innerhalb einer definierten Zeit nicht erledigt, so wird der Workflow eskalieren und z.B. dadurch weitere Workflows auslösen.

Sie können zudem festlegen, ob der Workflow per digitale Benutzerfreigabe oder z.B. per bestimmtes Passwort freigegeben und somit beendet werden sollte.

Festgelegte Workflows werden zudem farblich unter dem Dokumentstatus in der Dokumentliste gekennzeichnet und können so auf den ersten Blick eingesehen werden.

Teils liegen diese Unterlagen bereits in digitaler Form vor, teils müssen sie erst eingescannt und umgewandelt werden. Dabei sind meistens verschiedene Software-Programme im Spiel. Die Erzeugung des Frachtscheines oder der Zolldokumente erfolgt üblicherweise mit anderer Software wie etwa die Verwaltung des Lagerbestandes. PaperOffice DMS erfasst die verschiedenen Dokumente, archiviert diese im Original, um die GoBD-Konformität zu gewährleisten und erstellt eine Kopie, die wiederum allen angeschlossenen Netzwerkrechnern zur Verfügung gestellt wird, und zwar in einem einheitlichen Format. Jede nun folgende Bearbeitung wird als eigene Version zentral abgespeichert, wobei PaperOffice seinen Kunden die Nutzung eines NAS-Servers empfiehlt. Diese Versionisierung besitzt den Vorteil, dass all Bearbeitungsvorgänge nachvollziehbar sind.

Gerade in der Logistik ein unschätzbarer Vorteil, wo es zwischen Handel, Frachtfirma und Kunde immer wieder zu Unklarheiten kommt. PaperOffice DMS sorgt dann schnell für Klarheit. PaperOffice DMS ist die Ordnungsmacht in jedem Netzwerk von Unternehmen kleiner bis mittlerer Größe und dazu eine Investition mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis.

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