Ordnung im Büro: Schlüssel zur konzentrierten Arbeit

Struktur schaffen durch kurze und offene Wege

Um reibungslose Abläufe zu garantieren, ist das Gestalten von Wegen im Büro zentral: Wer auf dem Weg zum Kopierer drei Stühle verschieben und über zwei Kollegen klettern muss, schiebt das Erledigen der Kopien länger als nötig auf, stört die Arbeit anderer und muss die mentale Energie aufbringen, um diesen Weg sicher zu bewältigen. Ist die Strecke frei und offen, bleibt man konzentriert und hat den letzten Gedanken, den man bearbeitet hat, auf dem Rückweg immer noch im Kopf. Das Ganze ist nicht nur ein Platzproblem, sondern ein organisatorisches Prinzip: Jeder muss den Raum haben, um seiner Arbeit nachgehen zu können, ohne andere zu stören oder ständig gegen Ablenkungen ankämpfen zu müssen.

Sicherheit und Verlässlichkeit: Abschließbarer Aktenschrank

Unterlagen und Akten müssen an einem Ort aufbewahrt werden, wo man leicht Zugriff hat, an dem sie systematisch z.B. nach Vorhaltezeitraum, alphabetisch oder thematisch sortiert lagern. Doch schon beim Wort Zugriff sollte man stutzen, denn nicht jeder darf an alle Dokumente herankommen. Ob im privaten Bürozimmer, dem Selbstständigen-Arbeitsplatz oder in einer größeren Firma: Datenschutz und Sicherheitsmanagement erfordern, dass nur eingegrenzte und nachvollziehbare Personengruppen Zugang zu bestimmten Informationen haben.

Aus diesem Grund bietet sich ein abschließbarer Aktenschrank an, der eine klare physische Barriere darstellt. Doch natürlich gilt nicht: Aus den Augen, aus dem Sinn. Der Schrank selbst ist auch als Objekt in der Bürogestaltung einzuplanen. Aus diesem Grund sollte man sich für eine hochwertige und konfigurierbare Lösung entscheiden, die sich organisch in die bestehende Umgebung einfügt. Ein gut strukturiertes Büro kann daher nicht um ein Möbelstück herum konzipiert werden. Abschließbare Aktenschränke von WeberBÜRO ermöglichen die Anpassung des Schrankes an die konkreten Anforderungen des Arbeitsplatzes: Zugänglichkeit (in welche Richtung öffnen die Türen?) und Raumnutzung (Einbau in Nischen, unter Dachschrägen oder freistehend als Raumteiler) spielen genauso eine Rolle wie die Maße der Materialien, die sie im Schrank einschließen möchten.

Äußere Ordnung schafft innere Ruhe

Es ist nicht nur eine Zen-Weisheit, dass die Umgebung sich auf das mentale Innere eines Menschen auswirkt. Wer sich mit Unordnung umgibt, kann weniger gezielt und klar denken und arbeiten. Aus diesem Grund ist es nicht nur wichtig, regelmäßig aufzuräumen und es sich zur Gewohnheit zu machen, benutztes Material sofort wieder am richtigen Platz zu verstauen. Stattdessen kann man proaktiv darauf hinarbeiten, alles Überflüssige aus dem Büro zu verbannen. Damit sind nicht die Dinge gemeint, die helfen, die Arbeitsumgebung lebendig und ansprechend zu gestalten.

Man kann unter anderem an Materialien ansetzen, die zu Dopplungen führen: Überzählige Ablagefächer, mehrere Kalender, Kleinkram wie USB-Sticks, Büroklammern, Bleistifte, Kugelschreiber etc. oder ein Wald aus Post-Its behindern mehr als dass sie helfen. Mit der Zeit sammeln sich diese Dinge an und genauso sollte man sich von ihnen regelmäßig wieder trennen. Eine Möglichkeit dafür das Entrümpeln mit der QF-Methode

Unterstützen kann man dies durch eine Clean-Desk-Policy, die fordert, am Ende des Arbeitstages einen sauberen Arbeitsplatz zu hinterlassen. Auf diese Weise wird das Ordnungschaffen zum Ritual, bei dem man den Arbeitstag abschließt und den Stress des Tages beiseite räumen kann.

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