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PaperOffice DMS – auf 5 Punkte gebracht

Von PaperOffice Europe

Was muss heutzutage ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eigentlich alles können?

Leider ist es unmöglich, diese Frage kurz zu beantworten, da moderne DMS-Software umfangreiche Lösungen anbietet, um nahezu sämtliche Unternehmensinformationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, automatisieren, organisieren und zu beschleunigen

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Mit dem Begriff Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, wird ein Werkzeug beschrieben, dessen Funktionalität weit über den Kern der Sache hinausgeht. Der ursprüngliche Ansatz, die logische Archivierung digitaler Daten auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken, zieht fast schon zwangsweise weitere Funktionen nach sich.



Es ist auch nur als vernünftig zu betrachten, statt vieler verschiedener Programme nur eines zu verwenden, das sich der Verwaltung von Daten widmet. Vor allem dann, wenn dieses Programm so ausgestattet ist, dass es sich über entsprechend zugehörige Schnittstellen mit anderen Programmen verbindet, etwa dem ERP oder der Buchhaltungssoftware eines Unternehmens.

PaperOffice DMS ist ein solches Werkzeug mit Multifunktionalität, quasi das Schweizer Taschenmesser auf der Festplatte oder dem Server.

Punkt Nr. 1: zentrale Informationsverwaltung

PaperOffice DMS stellt in vielen KMUs das sozusagen allwissende Gedächtnis dar. Dazu werden die Ordnerstrukturen der verwalteten Rechner oder Server einheitlich strukturiert. Dubletten werden wie von der Geisterhand aufgespürt – der Nutzer wird darüber informiert und kann über die weitere Vorgehensweise entscheiden. Über die Scanner Schnittstellen eingelesene analoge Dokumente werden über die integrierte OCR-Texterkennung in digital bearbeitbare Dokumente umgewandelt und anhand von Stammdaten und einem Stichwortverzeichnis so aufbereitet, das die integrierte Suchmaschine nur Bruchteile von Sekunden benötigt, um bestimmte Unterlagen zu finden, selbst wenn der oder die Nutzerin nur noch ungefähr weiß, um was es geht. Erst kürzlich bearbeitete Dokumente werden natürlich in einer Vorschau gelistet.


Punkt Nr. 2: Versionierung

In Unternehmen, aber auch in Behörden oder Vereinen, durchlaufen Unterlagen mehrere Bearbeitungsschritte. Nicht selten sogar durch unterschiedliche Personen oder Abteilungen. Das Problem herkömmlicher Bürosoftware besteht darin, dass immer nur die zuletzt bearbeitete Version zur Verfügung steht und zuvor vorgenommene Änderungen oder Eintragungen mitunter überschrieben oder gelöscht wurden. PaperOffice beugt dem vor, indem für jedes Dokument eine Historie erstellt wird, wann und was daran bearbeitet wurde. Jede Version des Dokuments lässt sich so bei Bedarf wiederherstellen.  
Mehr dazu im Workflow:



Punkt Nr. 3: Gesetzliche Bestimmungen

Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen oder die Speicherung originaler Dokumente hat auch im digitalen Zeitalter nichts an Aktualität verloren. Darum sind in PaperOffice die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gemäß der deutschen behördlichen Finanzverwaltung verankert.
Punkt Nr. 4: Perfektionierter Workflow

Was liegt näher, als die Steuerung von Projekten, Prozessen oder Weisungen in die Dokumentenverwaltung zu integrieren? PaperOffice DMS ermöglicht beispielsweise die Zuweisung von Gruppenräumen im Netzwerk, inklusive Controlling.
Zuweisung von Aufgaben und Workflows mit rot-grün Abfrage und digitaler Freigabe stellt ebenfalls eine der Funktionen in PaperOffice dar, in welcher nicht nur Dokumente im Ganzen dank dem integrierten Modul PaperOffice Control, sondern auch bestimmte Bereiche des Dokumentes, wie zum Beispiel eine Rechnungssumme oder Adresse, als Aufgabe definiert werden können.
Sie können Teams bilden und Aufgaben „als erledigt“ markieren, Kommentare zu Aufgaben hinzufügen und vieles mehr. Oder auch automatische weiterführende Aktionen definieren, welche ausgelöst werden, wenn der eine oder andere Workflow erledigt wurden.
Das PaperOffice Team hat hierzu umfangreiche Workflows veröffentlicht:



Punkt Nr. 5: KI-basierte Automatisierung

Buchhaltung und Rechnungswesen sind wichtige, aber auch sich beständig wiederholende und meist nur mit geringen Änderungen versehene Vorgänge. Trotzdem sind sie personalintensiv. Bei PaperOffice DMS nennt sich das PaperOffice PIA und ist die integrierte künstliche Intelligenz.
Ihre Aufgabe besteht unter anderem darin automatisiert nach den wichtigsten Dokumentdaten zu suchen, diese intelligent auszulesen und das Dokument dann zu verschlagworten.

PIA wird die wichtigsten Werte im Dokument erkennen und die Verschlagwortungsmaske für Sie bereits ausfüllen. Sie können anschliessend die Werte prüfen und bei Bedarf korrigieren bzw. ergänzen. Dieser Vorgang kann manuell oder auch automatisch im Hintergrund erfolgen. Mehr dazu im umfassenden Workflow:



Es gibt noch mehr wichtige Punkte in PaperOffice DMS, doch das Beste ist es, die Software einfach mal zu testen.  

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Hinweis Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrike Schneider (Tel.: +49 (0)69 348 7102-0), verantwortlich.

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