Synology NAS und PaperOffice DMS – Datensicherheit dank Zusammenarbeit perfekter Hardware und Software

Eine hervorragende Dokumentenmanagement Software wie die von PaperOffice glänzt durch eine Vielzahl von Modulen, die den Aufgaben bezüglich Dokumentenverwaltung in jeder Hinsicht gerecht wird. Dazu gehört unter anderem die Verschlüsselung der Daten, um bei unerlaubten Zugriffen dafür zu sorgen, dass die Daten-Diebe nichts mit den gestohlenen Informationen anfangen können.

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist die Software PaperOffice der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets.  

 
Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt.


Sicherheit geht vor

Natürlich geht es darum, Schwachstellen aufzudecken und dies möglichst schon, bevor ein Angriff erfolgreich war. Dabei muss nicht einmal zwischen Einzelplatzrechnern von Freiberuflern und den Netzwerken in KMUs unterschieden werden. Sehr oft dienen die Festplatten der einzelnen Computer dabei zugleich als Datenspeicher. Zum einen ist dies unproduktiv, zum anderen erleichtert dies Angriffe von außen. Die intelligente Lösung ist die Nutzung des externen Datenspeichers von Synology.
Die Trennung von Datenspeicher und Rechner erlaubt ein wesentlich höheres Sicherheitslevel und macht das Arbeiten zugleich effektiver. Nicht empfehlenswert ist jedoch die Cloud im Internet. Sensible Daten einfach in die Hände Dritter zu legen, bedeutet schlicht Kontrollverlust und den haben inzwischen schon etliche Firmen bereut.

Der zweite wichtige Punkt ist die Datenverwaltung. Herkömmliche Ordnerstrukturen der meistgenutzten Betriebssysteme sind bezüglich ihrer Handhabung eher als altbacken zu bezeichnen und orientieren sich mitunter an analogen Hängeregistraturen aus grauer Vorzeit. Darum schlagen Unternehmen und Freiberufler wiederum den falschen Weg ein und installieren verschiedene Softwarelösungen, etwa zum Suchen und dann noch zum Archivieren und letztlich noch eine zum Verschlüsseln. Der Fehler dabei ist, dass meist die Kompatibilität untereinander fehlt und das jede Software auch ein Einfallstor für Hacker sein kann. Der vernünftige Weg ist eine, wirklich nur eine, Dokumentenmanagementsoftware (DMS) die alle notwendigen Werkzeuge mit sich bringt – PaperOffice.
Dabei integriert sich PaperOffice in Synology nahtlos. Für die Einrichtung und Nutzung werden keine besonderen IT Kenntnisse benötigt. Im folgenden Workshop Video werden alle Schritte beschrieben der Synology NAS Einrichtung an einer MariaDB 10 Datenbank beschrieben

Datensicherung und Wiederherstellung aus Ihrem Synology heraus kann auch ganz leicht gewährleistet werden und wird in der Workshop Reihe Schritt-für Schritt beschrieben.

PaperOffice DMS und Synology NAS – die Team player

PaperOffice ist das Dokumenten Management System, welches sich seit über 18 Jahren auf dem Markt befindet und der beständigen Weiterentwicklung unterliegt. So gehören Funktionen und Module, welche in anderen DMS Programmen als kostenpflichtige AddOns verkauft werden, bereits als Standard mit dabei. Anbindung an Outlook, Workflow Lösungen, KI und Automatisierung, automatische Verschlagwortung, Belegerkennung und Einlernen – all das und vieles mehr ist bereits in der kleinsten Version PaperOffice One inbegriffen.
Noch ein wichtiges Sicherheitsmerkmal der Software ist beispielsweise die vollständige Übernahme der Ordnerstrukturen eines Betriebssystems und der Unsichtbarmachung des Ordnerverzeichnisses. Die meisten Hackerprogramme orientieren sich bei der Suche nach Daten an diesem Verzeichnis. Daneben verfügt PaperOffice über eine AES-1024bit-Verschlüsselung, die nicht zu knacken ist.

All dies ergänzt sich mit dem Synology NAS, einem externen Datenspeicher, dessen eigene Sicherheits-Architektur bereits ein unüberwindbares Hindernis für Internet-Kriminelle darstellt und der sich an die Ansprüche der Gegenwart wie auch der Zukunft problemlos anpassen lässt.   

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

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