Modernes Vertragsmanagement

Selbstverständlich muss dies alles digital und sicher erfolgen. Das runderneuerte Modul für das Vertragswesen von C.O.S bietet Ihnen

Wichtige Funktionen

• Verträge mit anderen Unternehmen werden mit ihrer meist größeren Komplexität in einem separaten Register gesammelt. Für gleichartige „Massenverträge“ wie Arbeitsverträge, Verkäufe etc. gibt es einen eigenen Bereich, der schnellen Zugriff und Übersichtlichkeit sicherstellt.
• Digitales Signieren einfach, fortgeschritten oder qualifiziert wird mit internem oder externem Workflow für Vertragspartner außerhalb der Organisation/des Anwenderunternehmens abgebildet. Die Berechtigung für eine ganze Organisationseinheit zu zeichnen, kann für die entsprechenden Personen mit Leitungsfunktion hinterlegt werden. Es muss also nicht unbedingt eingescannt und die Metadaten nacherfasst werden
• Für jeden Vertrag kann eine Risikobewertung, individuelle Fristen und Benachrichtigungen im System zwecks Monitoring hinterlegt werden.
• Anhand der Tagging-Funktion können für ein Vertragsregister beliebige Attribute definiert werden, die für jeden erfassten Vertrag optional oder zwingend auszufüllen sind.
• Es werden zuvor von der Organisation autorisierte Vorlagen bereitgestellt, die durch automatisches Ausfüllen von Textmarken und vorbereitetes Layout manuelle und formale Fehler minimieren.
• Aus den Microsoft Office Anwendungen können die Vertragsinhalte direkt in die zentrale Datenbank der web-basierten Anwendung ohne lästiges Zwischenspeichern und Upload direkt hochgeladen werden – in die Cloud oder on Premise.
• Fristüberschreitungen können automatisch eskaliert werden, so dass Versäumnisse der Organisation, sollten sie trotz automatischer, systemseitiger Benachrichtigung und Erinnerung auftreten, keine schlimmen Folgen haben. Es kann schnell reagiert und nachgesteuert werden.
• Die Suchfunktion findet Ihre Verträge zuverlässig – egal in welchem Format.

Sicherheit

• Die Revisionssicherheit ist durch die Protokollierung jeder Änderung an jedem Datensatz gewährleistet.
• Durch Multi-Factor Authentifizierung wird der Systemzugriff exakt überwacht.
• Sicherheitsklassen werden durch Verschlüsselung und Vertraulichkeit definiert. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl auf dem gesamten Kommunikationsweg zum Anwender als für die Datenhaltung in Anwendung auf der Datenbank je nach Risikoprofil für die Vertragsinhalte, weitere Felder oder die gesamte Datenbank.
• Sessiontoken verhindern Zugriffe unautorisierter Personen auf für sie nicht bestimmte Inhalte.
• Personendaten können gemäß EU-DSGVO anonymisiert werden.
• Die definierte Aufbewahrungsdauer eines Vertragstyps wird vom System überwacht und danach ein Löschvorschlag unterbreitet, so dass eigentlich obsolete Daten weder den Betrieb behindern noch zusätzliche Angriffsfläche bilden.

Reporting

Einen Überblick über Ihr Vertragswesen erhalten Sie je nach Ihrer Rolle als Führungskraft, Vertragsmanager, Autor, Zeichnungsberechtigter mit entsprechenden Berichten.

Die Berichte kommen mit neuen Filter-, Gruppier- und Sortierfunktionen in neuem Design daher. Graphische oder textuelle Darstellung sind jeweils mit allen gängigen und passenden Download Formaten wie pdf, Word oder Excel, Text exportierbar.

Gern können Sie sich auch ein individuelles Dashboard konfigurieren.

Cloud oder on-premise

Wahlweise können Sie die Anwendung in Ihrer Umgebung installieren und betreiben oder von uns direkt aus einem deutschen zertifizierten Rechenzentrum beziehen. Wir kümmern uns dann um den gesamten Betrieb – von Wartung, Backup bis zur Sicherheit und Anwenderbetreuung.

C.O.S ist seit über zwei Jahrzehnten Anbieter von Compliancesystemen und hat mit über 250.000 kommerziellen Anwendern eine große Erfahrung auf dem Gebiet und in unterschiedlichen Branchen.

• Über C.O.S Collaboration Online Systems GmbH
• Weitere Meldungen
• Diesen Pressetext kommentieren
• Pressemitteilung veraltet?