Waldbronn Die Scanpoint Deutschland GmbH (Halle 7, Stand E003/F004) präsentiert auf der DMS EXPO ihr komplettes Dienstleistungsportfolio rund um das Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten. Im Mittelpunkt stehen hierbei die vollständig automatisierte Verarbeitung von kaufmännischen Dokumenten und deren sichere Archivierung. Dabei adressiert das Franchisenetzwerk insbesondere Unternehmen, die über mehrere Standorte verfügen. Mittlerweile bieten bundesweit mehr als zehn Scanpoints umfassende und gleichzeitig qualitätsgesicherte Dienstleistungen an. Dazu zählen Digitalisierung des Posteingangs inklusive deren Klassifizierung und dem Auslesen geschäftsrelevanter Daten, die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen sowie die Archivierung der Dokumente beispielsweise im PDF/A-Format, dem ISO-zertifizierten Format für Langzeitarchivierung. Optional können die Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen werden und sind damit rechtssicher abgelegt.
Zusätzlich zeigt Scanpoint zwei Lösungen, die das Personalwesen adressieren. Hierzu gehört zum einen die papierlose Abwicklung von Reisekostenabrechungen sowie die Digitalisierung und Klassifizierung von Personalakten nach vorgegebenen Strukturen einer HR (Human Ressources)-Software.
Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder Reisekosten von Mitarbeitern lösen in Unternehmen Geschäftsprozesse aus. Scanpoint unterstützt Unternehmen darin, diese beschleunigt zu verarbeiten. Die Dokumente werden unmittelbar nach dem Posteingang digitalisiert und können so innerhalb der Verwaltung schneller zwischen den einzelnen Abteilungen weitergeleitet werden. Zusätzlich werden geschäftsrelevante Informationen ausgelesen und dem ERP-System beispielsweise zur Verbuchung zur Verfügung gestellt. Kunden können dabei wählen, ob die Digitalisierung im Haus stattfindet oder in einer der zehn Produktionsstätten, über die das Scanpoint-Franchise-Netzwerk bundesweit verfügt. Unternehmen, die über mehrere Filialen oder Niederlassungen verfügen, können also dezentral beim nächsten Scanpoint ihre Dokumente scannen und sparen sich somit den Versand an die Zentrale. Damit alle berechtigten Mitarbeiter Einblick in die Dokumente haben, legt Scanpoint die Dateien in einem nur für Kunden zugänglichen Bereich im Internet ab. Alternativ stellt Scanpoint die Dokumente auch auf Speichermedien oder über Datenübertragung zur Verfügung.
Dokumente langfristig lesbar und revisionssicher archivieren
Im Bereich Archivierung bietet Scanpoint neben dem herkömmlichen TIFF-Format auch die Ablage in Form von PDF/A-Dateien an, dem ISO-zertifizierten Format für die Langzeitarchivierung. Kunden profitieren von digitalen Dokumenten, die dem neuesten Standard für die Langzeitarchivierung entsprechen und so langfristig lesbar bleiben. Gleichzeitig sind die Dateien dank der hohen Komprimierung extrem klein.
Zusätzlich können die Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen und damit vor Manipulation geschützt werden. Dokumente werden während des Scanvorgangs automatisch mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen und können so nicht mehr verfälscht werden. Scanpoint-Kunden haben damit die Möglichkeit, die Schnittstelle zwischen papierbasierten und elektronischen Dokumenten durch das Hinzufügen von Signaturgesetz-konformen Signaturen rechtssicher zu dokumentieren.
Scanpoint entlasten Außendienstler bei der Reisekostenabrechnung
Eine Lösung mit der Unternehmen und seine Außendienstmitarbeiter erheblich bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnung entlastet werden, zeigt Scanpoint darüber hinaus erstmals auf der DMS EXPO. Die Mitarbeiter geben ihre Reisedaten in einem Portal an und senden die dazugehörigen Belege direkt an Scanpoint. Hier werden die Papierdokumente, wie Tankquittungen, Flugtickets, Spesen usw. gescannt und zugeordnet. Die Personalabteilung hat einen direkten Zugriff auf alle relevanten Daten, was die Bearbeitung, Prüfung und Auszahlung der Reiseaufwendungen enorm beschleunigt. Insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Außendienstmitarbeiter-Stab werden durch diese Vorgehensweise massiv entlastet. Mit unserer neuen Lösung, die aus der Praxis entstanden ist, unterstützen wir insbesondere Unternehmen, die zahlreiche Außendienstmitarbeiter, z.B. im Vertrieb oder Service beschäftigen. Hierzu gehören beispielsweise Industrieunternehmen, Finanzdienstleister oder Spediteure, fasst Petra Greiffenhagen, Geschäftsführerin der Scanpoint Deutschland GmbH zusammen.
Personalakten digitalisieren und nach vorgegebenen Strukturen klassifizieren
Darüber hinaus präsentiert Scanpoint auf der DMS eine Anwendung, mit der Unternehmen ihre papierbasierten Personalakten digitalisieren und für die Verarbeitung mit HR-Lösungen wie beispielsweise SAP-HR verarbeiten können. Dazu nutzt Scanpoint ihre eigens entwickelte Lösung SICARE, die digitalisierte Dokumente nach vorgegebenen Kategorien klassifiziert. Die Software erkennt aufgrund von aufkommenden Begriffen selbstständig, um welche Dokumentenart, z.B. Gehaltsabrechnung, Krankenmeldung oder Sozialnachweis es sich handelt und ordnet sie entsprechend zu. Somit können die Inhalte von Personalakten effizienter in eine nachgelagerte HR-Lösung übertragen werden.
Über die Scanpoint Europe Holding GmbH:
Unter dem Dach der Scanpoint Europe Holding GmbH (Wien), einer Beteiligung der Österreichischen Post AG, vereinen sich die Scanpoint Deutschland GmbH (Waldbronn), Scanpoint Slovakia (Nitra) sowie das von der Holding betriebene operative Geschäft für Österreich.
Die Scanpoint-Unternehmensgruppe digitalisiert datenschutzgerecht Dokumente unabhängig von der Quelle (einfaches oder doppelseitiges Papier), Struktur (Formular bis Freiform) oder Art (Rechnungen, Korrespondenz, Verträge etc.) Die hierbei indizierten Dokumente sowie die unter Einsatz eigens entwickelter Software daraus gewonnen Daten werden den Kunden digital auf Speichermedien, via Datenübertragung, Webarchiv oder eingebunden in ERP-Systeme zur Verfügung gestellt.
Zusätzlich hat sich die Scanpoint-Gruppe auf die automatisierte Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung spezialisiert. Mit Hilfe moderner OCR- und ICR-Techniken werden Dokumente klassifiziert und weitergeleitet, sowie die darin enthaltenen Daten zur weiteren Bearbeitung ausgelesen.
Die seit 1979 bestehende und nach DIN EN ISO 9001 QM-zertifizierte Scanpoint Deutschland GmbH ist Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerks, das dank zahlreicher Standorte in Deutschland die räumliche Nähe zum Kunden sicherstellt. Die Expansion in europäische Nachbarländer erfolgt über die Vergabe von Master-Franchiselizenzen.
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