Individuelle Dokumentenmanagementlösungen nach Maß

Föhren, 27.09.2021 (PresseBox) - Moderne Dokumentenmanagementsysteme erleichtern Unternehmen den Büroalltag. Sie sparen Zeit und Kosten und entlasten zudem die Umwelt. Maßgeschneiderte DMS-Lösungen - vom intelligenten Scannen über die Datenverarbeitung bis hin zur mobilen Nutzung vollständiger Enterprise Content Management (ECM) Systeme - können die Geschäftsprozesse optimieren und den Aufwand deutlich minimieren.

Dokumentenmanagementsysteme bilden Aktenstrukturen nach, um gescannte und gedruckte Dokumente wie z.B. Verträge, Auftragsbestätigungen uvm. elektronisch abzulegen. Durch diese Digitalisierung der Daten erlangt man schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen, z.B. über die Volltextsuche nach Stichworten. Hiermit lassen sich wichtige Dokumente schnell und sicher finden.

Die automatisierte Posteingangsbearbeitung erlaubt beispielsweise das Sortieren und Verteilen sowie das sichere fachliche Zuordnen des Dokuments. Rechnungen können so auch automatisch an einen bestimmen Empfänger weitergeleitet werden. Bei der Rechnungseingangsprüfung können zudem Kunden- und Auftragsnummer erkannt werden, um die Rechnung einem bestimmten Kunden zuzuordnen. Beim Eingang von Bestellungen ist der Abgleich mit dem Angebot möglich. Weiterhin ermöglichen Formularmanagementlösungen die flexible Nutzung von Daten für Rechnungen, Anschreiben oder andere Dokumente.

IT-HAUS entwickelt gemeinsam mit dem Kunden ein individuelles System, das den Workflow automatisiert. Hierzu erfolgt zunächst eine Analyse der IST-Situation, um davon abzuleiten, wie sich die individuellen Strukturen mit einem Dokumentenmanagementsystem abbilden lassen. Daraus erstellen wir ein Konzept, nachdem die Umsetzung geplant wird. Zunächst erfolgt eine Testphase zur Erprobung des Konzepts, bevor das DMS im gesamten Unternehmen implementiert wird.

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