Bochum, Syrgenstein. Clicken statt Tippen, weil es einfacher, schneller und sicherer ist. Nach diesem Motto funktioniert der ClickReader, die Software der One Click Solutions GmbH zur Erfassung von Dokumenten und Belegen.
Auf der DMS EXPO 2007 in Halle 7 am Stand F003/G002 stellt das Unternehmen eine neue Lösung vor, in die der ClickReader integriert ist: die ArchivStation. Zusammen mit den Partnern windream, Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagement- und Archivsystems, und Plustek, Hersteller von Scannern, hat das Unternehmen eine kompakte, abgestimmte und vollständig parametrierte Archivierungslösung für kleinere und mittlere Unternehmen entwickelt. Sie umfasst vom Scanner bis zur revisionssicheren Dokumentenarchivierung alles in einem Paket. Dabei wird der ClickReader zum Indexieren der Dokumenttypen eingesetzt. Mit einfachem Clicken füllt der Anwender die Indexmasken für die Archivierung aus und legt abschließend mit einem Click das Dokument ins windream-Archiv. Die ArchivStation ist eine vollständig konfigurierte Lösung, die sofort betriebsbereit ist.
Das Papieraufkommen in Unternehmen nimmt stetig zu. Archivierungssysteme helfen hier, Ordnung und Übersicht zu wahren und sich von den Papierbergen zu trennen. Viele kleine Unternehmen schrecken jedoch vor der Einführung solcher Archivsysteme noch zurück. Denn bei der Auswahl der Komponenten und der Features der Produkte sind sie schnell verunsichert. Worauf kommt es beim Scanner und beim Archivierungssystem an? Ist das Archiv revisionssicher? Passen Scansoftware und Archivsoftware überhaupt zusammen? Wie kompliziert ist die Installation und Konfiguration? Und vor allem: Wie aufwändig ist das eigentliche Archivieren im laufenden Betrieb? Wie mühselig ist die Indexierung der Dokumente, um sie später schnell wieder zu finden? Ist das wirklich immer alles einzutippen? Ohne die Beratung und Dienstleistung eines Systemhauses geht da meistens nichts. Und Dienstleistung kostet Geld.
Beantwortet alle Fragen: die ArchivStation
Mit der ArchivStation zeigt One Click Solutions auf der DMS EXPO jetzt eine Lösung, die genau diese Hürden meistert. Der Lieferumfang beinhaltet ein umfassendes System, also alle relevanten Hardware- und Software-Komponenten. Die Software-Funktionen sind bereits vollständig installiert, fertig konfiguriert und aufeinander abgestimmt. Der Anwender braucht die Komponenten nur noch auszupacken und zu verbinden und dann geht es auch schon los: ein- oder beidseitig bedruckte Dokumente in den Scanner einlegen, die Scantaste am Scanner drücken und der Stapel wird eigenständig eingelesen. Die weitere Verarbeitung läuft automatisch bis zur Indexierung.
Damit der Anwender die Dokumente später auch sofort wieder finden kann, sind sie zu indexieren. Das geht mit dem ClickReader einfach, schnell und sicher. Der Anwender clickt sich einfach die notwendigen Informationen entsprechend dem jeweiligen Dokumenttyp zusammen. Dazu sind mit der Maus lediglich die gesuchten Begriffe oder Sequenzen anzuclicken, und schon stehen sie an der entsprechenden Stelle im Index-Layout des ClickReader. Dies ist deutlich schneller als dragn drop oder copy and paste. Verschiedene Layouts für alle relevanten Dokumenttypen, wie Rechnung, Bestellung, Lieferschein, Vertrag, Meldung etc., sind bereits bei Auslieferung erstellt. Zudem kann jederzeit während der Verarbeitung zwischen den verschiedenen Indexmasken gewechselt werden. Anwender erhalten so ein Maximum an Flexibilität. Der ClickReader ist streng nach ergonomischen Gesichtspunkten ausgelegt und die Bedienung somit besonders einfach und komfortabel. Mit einem Click erfolgt dann auch die Abspeicherung der Dokumente ins revisionssichere windream-Archiv.
Und wenn nun doch einmal eine Indexmaske im windream-Archiv nicht den Vorstellungen entspricht oder fehlt? Indexmasken in windream können leicht modifiziert oder neu angelegt werden. Auf den ClickReader hat das keine große Auswirkung, denn die Anbindung an das Archivsystem windream ist sogar mit einer automatischen Layout-Generierung im ClickReader verbunden.
Mit den so aufeinander abgestimmten Komponenten bietet das Komplettsystem ArchivStation eine ideale Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Die signifikanten Vorteile liegen in der einfachen Bedienung und Handhabung des Systems sowie der vollständigen Vorkonfiguration.
One Click Solutions GmbH
Die One Click Solutions GmbH entwickelt und vertreibt die Software CickReader zur manuellen Belegerfassung. Das Unternehmen wurde im März 2006 gegründet und hat sich auf Lösungen im Bereich der Dokumenten- und Belegerfassung spezialisiert. Der Vertrieb erfolgt direkt und über Vertriebspartner. Im Juli 2006 wurde eine Partnerschaft mit der windream GmbH vereinbart.
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