Onlineerfassung und Archivierung Ihrer Dokumente dank DropPage

In der Logistik gibt es den Begriff des sogenannten Streckengeschäfts. Kurz zusammengefasst funktioniert ein Streckengeschäft (der englische Begriff hierfür ist dropshipping) in der Form, das ein Zwischenhändler Ware verkauft und diese Ware dann vom Hersteller oder Großhändler direkt an den Kunden gesendet wird. Das spart dem Zwischenhändler den Unterhalt eines Warenlagers sowie den Aufbau einer Lieferlogistik. Es ist zugleich durch die logistischen und verwaltungstechnischen Einsparungen eine sehr nachhaltige Form des Handels.

Beim Team von PaperOffice, der Dokumentenmanagement Software, ist Nachhaltigkeit immer ein Thema. Darum gibt es nun bei PaperOffice die „DropPage“. In Bezug auf die Dokumentenverwaltung ermöglicht die DropPage was ähnliches wie es im Dropshipping möglich ist. Die DropPage von PaperOffice verkürzt die Kommunikationswege von Kunden oder Geschäftspartnern zu Unternehmen, die PaperOffice DMS nutzen.

E-Mail war gestern, DropPage ist heute

Im Geschäftsverkehr ist für den Dokumentenversand und die Kommunikation nach wie vor die E-Mail der Stand der Dinge. Dazu nutzen die meisten Unternehmen einen sogenannten E-Mail-Client eines Drittanbieters und sind damit auf dessen Zuverlässigkeit angewiesen, aber nicht nur das. Der E-Mail-Client ist immer eine Zwischenstation, die zwischen Kunde und Händler oder zwei beziehungsweise mehreren Geschäftspartnern liegt. Es muss sich einerseits die Frage gestellt werden, wie sicher der E-Mail-Account ist und andrerseits, wie konform ist das vom E-Mail-Client gewählte Format zur Datenübermittlung an die Dokumentenverwaltung des oder der Empfängerin?

Hinzu kommen oft ärgerliche Dinge wie eine vielleicht zu empfindliche Spam-Erkennung, die wichtige E-Mails gnadenlos dorthin schickt, wo üblicherweise E-Mails mit dubiosen Millionen-Angeboten afrikanischer Prinzen landen, im Spam-Ordner.

Um solche Dinge zu vermeiden und um den Geschäftsverkehr zu beschleunigen, besitzt die DMS von PaperOffice nun die Funktion DropPage. Diese Funktion erlaubt es, Browser-basierte Seiten für Kunden, Klienten, Mandanten, Patienten oder Geschäftspartner individuell einzurichten und zur Verfügung zu stellen. Diese müssen nur noch die DropPage über den Link im Internet aufrufen, ausfüllen, eventuell Dateien anhängen und absenden. Die Inhalte der DropPage landen direkt bei der PaperOffice DMS des Geschäftspartners und werden sofort bearbeitet und aufbereitet. Damit sind die Inhalte der DropPage sofort in der Dokumentenverwaltung verfügbar und müssen nicht erst noch vom E-Mail-Client rüber kopiert werden. Doch das ist nicht alles. Jede DropPage lässt sich individualisieren und auf den jeweiligen Kunden oder Geschäftspartner gewissermaßen zuschneiden. Das ist nicht nur in Zeiten einer Pandemie ein wichtiger Schritt in Richtung Kundenfreundlichkeit.

DropPage exklusiv für gute Kunden?

Die DropPage kann ebenso hervorragend zur Kundenbindung genutzt werden. In dieser Beziehung darf die DropPage von PaperOffice nicht einfach mit einem Online-Bestellformular oder einer Kontakt-Seite verwechselt werden.

Jede DropPage kann so gestaltet sein, das sie eindeutig nur einem einzigen Kunden/in gewidmet ist.  Das vermittelt ein Gefühl der Corporate Identity und letztlich hat die DropPage selbstverständlich handfeste Vorteile, weil der Bearbeitungsprozess beschleunigt wird, denn weder PaperOffice noch die DropPage gehen ins Wochenende. Während an einem Samstag abgesendete E-Mails in den meisten Firmen bis zum Montag eine Warterunde drehen, kann die DropPage so eingestellt werden, das ihre Inhalte von der PaperOffice KI über den Massenspeicher sofort erfasst werden. Je nach Bedarf können darüber wiederum automatisierte Vorgänge ausgelöst werden.

Die DropPage von PaperOffice ist folglich der bessere Weg zur Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern als es ein E-Mail-Client je sein kann, wobei auch noch Offline- und Online-Zeit gespart wird, was wiederum zum Thema Nachhaltigkeit und Umweltschutz führt.

PaperOffice ist die innovative Lösung für das papierlose Büro.

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