So gelingt die Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung

Viele Unternehmen kennen die Situation: Die Eingangsrechnungen kommen in Papierform an. Danach gilt es, die Rechnungen mit Stempeln zu versehen, zu kopieren und per Hauspost durchs Haus laufen zu lassen, um sie manuell zu prüfen, freizugeben, zu begleichen und schließlich korrekt abzulegen.

Diese Art der Verarbeitung von Papierbelegen ist ein umständlicher und zeitaufwändiger Prozess, der zudem noch fehlerbehaftet ist. Vielfach wird deshalb eine Umstellung angestrebt - mit dem Ziel, eine standardisierte, durchgängige und weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung zu schaffen. Diese soll den automatischen Abgleich der elektronischen Eingangsrechnungen mit den Bestellungen bis hin zur automatisch eingeleiteten Zahlung ermöglichen.

Drei Schritte auf dem Weg zum Ziel
Diplomkaufmann Jochen Treuz kennt die Problematik. Als Berater begleitet er Unternehmen bei der Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitungssysteme und anderer Digitalisierungsprojekten. Aus seiner Sicht sind drei aufeinanderfolgende Schritte nötig:

1. Umstellung auf einen digitalen Rechnungsworkflow schon bei noch eingehenden Papierrechnungen: Dazu scannt ein Mitarbeiter die eingehenden Papierrechnungen, die dann sofort automatisch einem System zur elektronischen Rechnungsverarbeitung übergeben werden. Eine OCR-Software (automatische Texterkennung) erfasst die Rechnungsdaten automatisch (z.B. USt-Pflichtangaben, Belegnummer, Bestellnummer, Kreditor). Diese Daten müssen nicht mehr zeitaufwendig manuell erfasst werden. Schon dieser erste Schritt eines elektronischen Rechnungsworkflows vom Eingang bis zur Ablage erhöht die Prozessgeschwindigkeit deutlich.

2. Einführung einer elektronischen Rechnungsprüfung: Dabei werden die gescannten Rechnungsbelege automatisiert den ihm System vorhandenen Bestellungen zugeordnet. Dabei können schon automatisiert erste Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden. Die so vom System vorgeprüften Rechnungen werden dann zur weiteren Prüfung an die im System vorgesehenen und angelegten Bearbeiter in den Fachbereichen elektronisch weitergeleitet. Nach der erfolgreichen Prüfung dieser Rechnungsbelege erscheinen sie beim zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe der Zahlung.

3. Umstellung aller Rechnungseingänge auf elektronische Belege: Dies setzt eine entsprechende Kommunikation mit den Lieferanten voraus. Idealerweise stimmt schon der Einkauf während des Beschaffungsprozesses ab, in welchem Format (PDF, ZUGFeRD, XRechnung, EDI) und auf welchem Weg (Mail, Download, FTP) die zugehörige Rechnung übermittelt werden soll. Zudem ist es ratsam, in jedem einzelnen Fall, die vorgesehenen Rechnungsformate mit der eigenen IT abzustimmen.

Ein solches Projekt ist kein Selbstläufer. "Die erfolgreiche Einführung eines Rechnungsworkflows setzt vorhergehende umfangreiche Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten voraus", erläutert Jochen Treuz. Grundsätzlich liegt die Schwierigkeit darin, es intern und extern zu erreichen, dass die auszutauschenden Daten von allen beteiligten Systemen einwandfrei verarbeitet werden können.

Interne und externe Abstimmungsprozesse
Intern sind dazu immer der Einkauf, die Logistik (Wareneingang) und vor allem die eigene IT in diesen Abstimmungs- und Anpassungsprozess miteinzubeziehen. Oftmals ist schon bei der ersten internen Abstimmung deutlich zu erkennen, dass nicht alle "historisch gewachsenen" Datenbestände und Kontierungsmodelle den Ansprüchen für eine automatisierte Abwicklung genügen.

Damit ist der erste Arbeitsschritt auf dieser Ebene die Abstimmung über den Aufbau aller notwendigen Datensätze. Erfahrungsgemäß sind in dieser Phase umfangreiche Abstimmungen der unterschiedlichen Anforderungen aller betroffenen Bereiche (Einkauf, Logistik, Produktion, Vertrieb, Rechnungswesen und IT) erforderlich, für die man die entsprechende Zeit (eher Monate als Wochen) einplanen sollte.

Nachdem diese internen Abstimmungen durchgeführt und in den betroffenen Systemen umgesetzt wurden, können die weiteren notwendigen Abstimmungen mit den Lieferanten und auch Kunden durchgeführt werden. "Da auch hier zu erwarten ist, dass auf beiden Seiten noch Anpassungen vorzunehmen sind, muss auch für diesen Abstimmungs- und Anpassungsschritt ausreichend Zeit eingeplant werden", warnt Treuz.

Die größten Herausforderungen
Bei diesen Prozessen gibt es drei wesentliche Herausforderungen: Erstens müssen Rechtsgrundlagen beachtet werden, wie beispielsweise die detaillierten Anforderungen des Steuerrechts (GoBD) und die unterschiedlichen E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern (ZUGFeRD und XRechnung). Zweitens ist eine intensive und zielgerichtete Kommunikation nötig, damit die Abstimmung über Abläufe und Datenformate funktioniert. Drittens muss an der Umsetzung gearbeitet werden und geeignete Systeme aufgebaut werden.
Wie Unternehmen diese Herausforderungen meistern können und wie sie möglichst schnell zum Ziel einer funktionierenden elektronischen Rechnungsverarbeitung gelangen können, verrät Jochen Treuz im Seminar "Elektronische Rechnungen 2021" der AKADEMIE HERKERT, das das nächste Mal am 8.12.2021 virtuell stattfindet. Weitere Online- und Präsenztermine sind außerdem ab März 2022 angesetzt.

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