Inventur nach dem Jahreswechsel

Jedes Unternehmen muss gemäß der Gesetzeslage ein Inventarverzeichnis erstellen. Es ist aber nicht sinnvoll, nur das Betriebsinventar für eine etwaige Betriebsprüfung zu dokumentieren. Werden Garantiefristen und Wartungstermine im Inventory Management erfasst, können dank vollständigem Inventarverzeichnis Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkuliert und damit Fehlinvestitionen vermieden werden. Am einfachsten gelingt das Aufsetzen eines Inventarverzeichnisses mit einer passenden Software. Diese erleichtert auch die Inventur, die oft zum Stichtag am Jahresende oder Jahresanfang durchgeführt wird. Damit weisen Unternehmen eine korrekte Buchführung nach und stellen den Bestand ihrer Güter und Vermögensgegenstände fest. Unterschieden wird zwischen Sachanlagen wie Betriebsgegenständen oder Maschinen, immateriellen Vermögensgegenständen wie Patente oder Lizenzen sowie Finanzanlagen.

Stichtagsinventur verursacht geringere Aufwände

Bei der sogenannten Stichtagsinventur werden innerhalb eines kurzen Zeitraums die Güterbewegungen buchhalterisch erfasst. Sie erlaubt eine Prüfung vor dem Stichtag der Bilanz, erfordert weniger Aufwand und verursacht geringere Kosten. Es ist aber auch möglich, eine sogenannte permanente Inventur über das Jahr hinweg durchzuführen. So können Bestände konstant überprüft und Vorhersagen getroffen werden, die variable Planung ist im Betriebsablauf leichter unterzubringen und erfolgt idealerweise bei niedrigen Beständen sowie geringer Auftragslage, was den Aufwand reduziert.

Für eine schnelle Inventarisierung sind Barcodes oder RFID-Tags sinnvoll, die auf Geräte und Ausrüstung geklebt werden. Bei der Inventur werden mit dem Scanner die Produkte und ihre Menge erfasst, was idealerweise auch mit dem Iphone, Smartphone oder Tablet möglich sein sollte. IT-Ausstattung wie Computer, Drucker oder Notebooks werden in der Regel über die Seriennummer inventarisiert. Damit entfällt das manuelle Erfassen über Zähllisten, was unübersichtlich, unpraktisch und fehleranfällig ist, Papier und jede Menge Arbeitszeit kostet. Bei großen Beständen lohnt sich eine Barcode-Scanfunktion immer. Gerade Betriebe, die im Handwerk arbeiten, brauchen einen Überblick über ihre Kleingeräte wie Bohrmaschinen, Schrauber oder Schleifgeräte. Ist der nicht gegeben, entstehen große Aufwände bei der Wartung, damit der Einsatzfähigkeit und der Aufbewahrung. Gerade die Suche nach Geräten verschlingt viel Zeit.

Die Historie der Gegenstände erfassen
In einer Inventarsoftware werden Anschaffungszeitpunkt und Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar erfasst. Außerdem sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Wichtig ist, dass die Software in der Lage ist, zu jedem Betriebsmittel eine Historie anzulegen. So kann die Abnutzung dokumentiert und etwaige Reparaturen schnell erkannt werden. Um Synergieeffekte zu schaffen, müssen hier auch Garantiezeiten berücksichtigt werden können. Damit dienen die Aufzeichnungen gleichzeitig als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Weitere wichtige Funktionen: Die Software muss mandantenfähig sein, sodass mehrere Inventory Manager parallel arbeiten können, ohne Einsicht in die Daten der anderen nehmen zu können. Auch Mehrsprachigkeit ist sinnvoll. 

Neue Anforderungen abdecken können

„Angesichts solcher Anforderungen dürfte schnell klar sein, dass das Anbringen eines Inventaretiketts keineswegs ausreicht“, erklärt Ulrich Hoppe, Consultant der Hoppe Unternehmensberatung. Er hat mit seinem Team eine Inventarsoftware (https://www.Inventarsoftware.de) entwickelt, die gerade kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie Kommunen einen schnellen und komfortablen Überblick über ihre Vermögensgegenstände bietet. Hoppe passt die Lösung den Erfordernissen von Markt und Usern an: Die neue ersion 2022 hat eine verbesserte Usability, die die Bedienung einfacher und transparenter macht. Die Mandantenfähigkeit macht es zum Beispiel nötig, eigene Auswahllisten oder Nummernkreise zu definieren. Das erlauben nun mandantenspezifischen Einstellungen, die auch eine individuelle Sprache berücksichtigen. Allgemein hat der User mehr Funktionen zur Verfügung.

Änderungsprotokoll für eine bessere Übersicht
Im Zentrum der Inventur steht stets Transparenz und Übersichtlichkeit. Deswegen stellt die Inventarsoftware in der neuen Version einen Import-/Export-Assistenten ein Protokoll mit allen Änderungen an den Datensätzen zur Verfügung. Auch der Benutzer, der mit dem Datensatz zuletzt beschäftigt war, wird ersichtlich.

Wichtig ist auch die Integrationsmöglichkeit mobiler Geräte, denn immer mehr Nutzer greifen auf Smartphone oder Tablets zurück: Beim Tool von Hoppe ermöglicht ein erweitertes App-Interface den Einzeltransfer von Datensätzen. Hierbei können auch einzelne Datei-Anhänge übertragen werden. Das vereinfacht das Arbeiten mit der App für Android und Apple zusätzlich. Eine neue Funktion im Auswahlmenü erleichtert es, das Datum einer erfolgten Inventur zu aktualisieren und die Information an die Software zu übertragen. Bei der Arbeit auf dem Ipad werden Texteingabefelder automatisch angepasst, was die Arbeit bequemer macht. Die neue Version erlaubt darüber hinaus die verschlüsselte Speicherung der Passwörter und kommt mit einer praktischen Zusatzhülle, mit der Iphones Barcodes und RFID-Tags schnell einlesen können.

Fazit
Viele Unternehmen beginnen das Jahr mit einer Inventur und stellen den Bestand ihrer Güter und Vermögensgegenstände fest. Eine Stichtagsinventur wird von einem passenden Tool erheblich erleichtert. Die Software sollte eine gute Usability bieten und auf dem aktuellen Stand sein. Praktisch ist die Integration von Barcode-Scanning, um die Inventur zu vereinfachen und die Aufwände zu reduzieren. Damit schafft sie Transparenz in der Inventarverwaltung, was es erlaubt, Einsparpotenziale zu identifizieren und das Budget effizient einzusetzen.

Kostenlose Demo CD und weitere Informationen:

https://www.Inventarsoftware.de

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