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Warum digitale Dienstplanung besser als eine Excel Zeiterfassung ist


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Moderne Unternehmen leisten ihre Schichtplanung schon lange nicht mehr mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Excel mag zwar irgendetwas mit Computern zu tun haben, ist aber noch lange nicht digital – von einer Eignung für die Industrie 4.0 ganz zu schweigen. Allein die händische Übertragung der Dienstzeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter erinnert eher an das Zeitalter von Stift und Papier als an eine zeitgemäße Kommunikationsform. Unternehmer, die sich allmählich von Excel zu lösen, betreten zwar Neuland, sollten dies aber eher als Chance denn als Fährnis begreifen, denn die Vorteile sind enorm.

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Ist Excel in der Dienstplanung überhaupt noch zeitgemäß?

Historisch wird Excel vermutlich eine Art Brückenstellung zukommen, die in der Arbeitswelt den Übergang vom analogen ins digitale Zeitalter symbolisiert. So wie der Umstieg von Papier und Stift zu Excel durchaus ein Fortschritt war, so ist auch der Übergang von Excel zur digitalen Dienstplanung ein Quantensprung. Excel ist schon lange nicht mehr exzellent.

Vielmehr mutet der Zeitplaner aus heutiger Sicht sperrig, umständlich, kompliziert und intransparent an. Trotz der einst erstaunlichen Funktionsfülle stößt man schnell an seine Grenzen, wenn es um die Realisierung individueller Vorgaben geht. Wer nicht vollständig vertraut mit dem System ist, hat bei der Bedienung ohnehin nur wenig zu lachen, wenn es über die Standardfunktionen hinausgeht. 

Unternehmen, die wechseln können, haben in der Übergangszeit die Möglichkeit, die Zeit bis zum neuen System zu überbrücken.Die kostenlose Arbeitsplan Vorlage Excel macht dies möglich.

 

Die Vorteile digitaler Dienstplanung

Vorteile für Unternehmen ergeben sich nach der Einführung der digitalen Schichtplanung auf allen Ebenen. Wir stellen die wichtigsten vor:

 

Zeitersparnis

Digitale Dienstplanung steht für eine enorme Beschleunigung der internen Prozesse, denn nun „denken“ intelligente Algorithmen mit und berechnen nach dem Eintrag eines Mitarbeiters in das Schichtsystem automatisch die Veränderungen zum Beispiel mit Blick auf den Sollzustand der jeweiligen Schicht. Komplizierte Umrechnungen entfallen, weil der Computer übernimmt. Zudem entfällt die komplizierte Navigation, die fortan intuitiv wird. Drag & Drop ersetzt den manuellen Eintrag und die Möglichkeit des selbstständigen Stempelns spart weitere Zeit ein.

 

Kein Papierkrieg 

Digitale Dienstplanung steht bereits per Definition für kein Papier mehr. Vermieden werden sich stapelnde umweltschädliche Papierberge, die umständlich zusammengesucht werden müssen. Auch die digitale Kommunikation trägt zur Zeitersparnis durch das neue System bei und beschleunigt die Arbeitsprozesse, zumal sich wichtige Informationen nun übersichtlich geordnet im System finden und jederzeit mit einer Wortsuche aufgespürt werden können.

Immer zeigt das System fehlende Ressourcen in einer Schicht an, sodass rechtzeitig und schnell gegengesteuert werden kann. In vielen Fällen schließen die Mitarbeiter bereits die Lücke durch die neue Form der Selbstorganisation, denn über eine Cloud haben sie jederzeit Zugriff auf das System.

 

Transparenz 

Bei Excel konnte es leicht zu einem Tippfehler beim Eintrag kommen, was im Unternehmen für böses Blut sorgen konnte. Vorgesetzte konnten Mitarbeiter des Betrugs bezichtigen und Mitarbeiter Vorgesetzte der Unterschlagung eigener Arbeitszeit. Im Gegensatz zum undurchschaubaren Excel haben es die Beschäftigten nun wesentlich einfacher, die Prozesse rund um das neue Zeitsystem zu verstehen. Mehr noch, die Mitarbeiter können bei der Erstellung ihrer Schichten erstmals einbezogen werden. Das sorgt für Klarheit, schafft Transparenz und damit Vertrauen.

 

Mitarbeiterwünsche

Durch die neue Form der Transparenz und Mitbestimmung beim Schichtplan werden Mitarbeiterwünsche nun stärker berücksichtigt, was die Motivation und Zufriedenheit der Beschäftigten steigert und ihre Bindung zum Unternehmen erhöht. Das neue computerbasierte System zeigt an, wenn in einer Schicht noch Mitarbeiter fehlen, sodass Interessierte sich selbstständig dafür eintragen können. Zugleich lässt die Software den Schichttausch untereinander, Bewerbungen für Schichten und den Eintrag von Mitarbeiterwünschen zu, die wiederum nun stärker berücksichtigt werden können.

 

Sicherheit

Sicherheit wird dadurch geschaffen, dass Fehler beim Eintrag vermieden werden. Drag & Drop macht Tippfehler obsolet und intelligente Algorithmen berechnen jede Veränderung, die sich durch einen Eintrag in eine Schicht ergibt. Weitere Sicherheit ergibt sich dadurch, dass die Daten sicher aufbewahrt werden und selbst nach einem Systemcrash noch verfügbar sind. Bei Excel kam es hingegen vor, dass ganze Datensätze versehentlich im Nirgendwo verschwanden.

Sicherheit herrscht auch in Bezug auf Compliance. Vorgeschriebene Urlaubstage, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten werden auf einen Blick eingesehen. Vorgesetzte und Mitarbeiter können sich an diesen Angaben orientieren. Erfolgt ein Eintrag, der nicht im Einklang mit dem Arbeitsschutz steht, zeigt das System dieses Problem an. 


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