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Success Story: Hanseatic Bank lichtet alle Anker für Digitalisierung

Von Jodocus GmbH

Trotz Windstärke 12 Richtung Cloud: Die Hanseatic Bank ist trotz hoher Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfolgreich in die Atlassian Cloud migriert. Seit vielen Jahren gilt das Hamburger Kreditinstitut als einer der Vorreiter in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Bankwesen. Mit der Cloud-Migration hat das Unternehmen jetzt gezeigt, dass der Weg manchmal herausfordernd ist, der Output auf organisatorischer wie wirtschaftlicher Seite dafür umso größer. An ihrer Seite hat die Bank einen – ebenfalls hanseatischen – Partner für Cloud-Migration, der alle Wogen glättet.

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Einige kennen sie vielleicht noch als „Otto-Bank“. Schließlich hat sie kein anderer als der Unternehmer Werner Otto im Jahr 1969 in Hamburg gegründet: die Hanseatic Bank. Ursprünglich entstanden, um Kunden des Otto Versands die Finanzierung ihrer Wünsche zu ermöglichen, zählt die Hanseatic Bank heute zu einem der führenden Kreditkartenanbieter am Markt. Nach wie vor bilden Konsumkredite – Kreditkarten und Privatkredite – ein wichtiges Geschäftsfeld der Hamburger Bank. So konnte das Unternehmen trotz Coronapandemie im Jahr 2020 einen Jahresüberschuss von 59 Millionen Euro verzeichnen. Neben dem Kreditkartengeschäft zählen drei weitere Kernkompetenzen zum Leistungsportfolio des Hamburger Kreditinstituts: Einlagen, Versicherungen und Factoring.

Bei dieser stetigen Expansion kümmern sich mittlerweile mehr als 570 Mitarbeiter um die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden und Partner – Tendenz weiter steigend. Deshalb ist die transparente Kommunikation mit den Kunden sowie innerhalb des Unternehmens neben einer hohen Qualität der Serviceleistungen besonders wichtig. Die enge Zusammenarbeit, der tägliche Austausch in den Teams und die rechtzeitige, konsequente Bearbeitung von Aufgaben sind dabei entscheidend. Alle wichtigen Unternehmensprozesse reibungslos zu verknüpfen, ist dann die große Herausforderung. Hinzu kommt ein weiterer wesentlicher Faktor, der eine gute digitale Organisation sämtlicher Prozesse voraussetzt: Ein Großteil der Mitarbeiter arbeitet aufgrund der Coronakrise seit zwei Jahren verstärkt im Homeoffice.

 

Vorreiter der Digitalisierung: Jira und Confluence früh im Einsatz

Eine einheitliche Lösung für das optimale digitale Zusammenarbeiten suchte man schon vor einigen Jahren in der IT-Abteilung der Hanseatic Bank. Udo Erxleben, IT Change- und Test Manager und schon seit 2011 bei der Hanseatic Bank, erinnert sich: „Es gab viele verschiedene Ticket-Systeme für unterschiedliche Einsatzzwecke, die in mehreren Nutzerkreisen betrieben wurden. Beim Bearbeiten von Aufgaben beziehungsweise Tickets musste man sich also erst einmal fragen: Wer gibt mir die Freigabe? Wie dokumentiere ich in dem jeweiligen System? Und wie wird das Ticket bearbeitet? Zum Glück konnten wir das Ganze dann mit der Atlassian Software auf wenige Produkte herunterbrechen.“ So dient Atlassian Confluence seit 2017 als internes Unternehmens-Wiki zum gemeinsamen Dokumentieren. Ein Jahr später kam Atlassian Jira hinzu und wurde vorerst in den IT-Teams für das Task-Management genutzt. „Mit der Zeit stieg die Nachfrage nach Jira auch in den anderen Abteilungen, zum Beispiel im Marketing, das ein Kanban-Board brauchte, um Tasks sichtbar zu machen und Reports zu erstellen“, beschreibt Marc Nerenberg, der als Collaboration Expert gemeinsam mit einem kleinen IT-Team in die Administration der Atlassian-Produkte hineinwuchs. Die Atlassian-Instanz entwickelte sich iterativ, sodass 2021 alle Mitarbeiter der Hanseatic Bank in Confluence und etwa die Hälfte in Jira zusammenarbeiteten. Das Ergebnis: ein historisch gewachsenes System, das zwar funktionierte, jedoch einige Risiken implizierte.

 

Historisch gewachsene Systeme als Gefahr für Unternehmen

Wer im Atlassian-Umfeld arbeitet, weiß: Häufig wachsen Scrum-Master oder Entwickler in ihre Rollen als Administratoren für Atlassian Tools hinein. Denn der Einstieg in die Atlassian-Produkte beginnt meistens mit kleineren Instanzen, die dann über die Jahre wachsen. Immer mehr Abteilungen und Prozesse kommen hinzu, doch irgendwann wird es unübersichtlich – oder sogar „business-kritisch”. Denn sollten Jira und Confluence einmal ausfallen, kämen Arbeits- und Serviceabläufe in den entsprechenden Abteilungen zum Erliegen, was zeitliche wie finanzielle Verluste nach sich zöge. Spätestens dann braucht ein Unternehmen eine gesamtverantwortliche Person, die den Überblick über Sicherheit, Compliance etc. behält und die Instanzen verwaltet. Das wusste man auch früh genug bei der Hanseatic Bank und hatte bereits 2020 mit der Aufstellung einer Strategie für die Organisation und Digitalisierung der Geschäftsprozesse durch die Atlassian Tools begonnen. Die Besonderheit dabei: Es sollte in die Cloud gehen. „Wir haben früh erkannt, dass wir einen hohen Aufwand haben, um unsere Systeme zu betreiben, sie zu betreuen, zu warten, zu patchen und voranzutreiben“, fasst Marc Nerenberg zusammen. Daher lag eine Migration in die Atlassian Cloud allein aus technischer Sicht nahe.

 

Serverabschaltung: Die Zukunft liegt in der Atlassian Cloud

Mit der Cloud-Strategie der Hanseatic Bank lag der Fokus darauf, Ressourcen zu schonen und Infrastruktur intern nur zu betreiben, wenn es Sinn ergibt. Denn durch Cloud-Produkte kann man sich diese als sogenannte Software as a Service (SaaS) günstig einkaufen – der Aufwand des Patchens und Wartens von Jira, Confluence und Co. bleibt somit erspart. Die Entscheidung für die Migration in die Cloud fiel schlussendlich aus einem weiteren Grund: „Finaler Auslöser für die Cloud-Migration war, dass die Server-Lizenzen für Jira und Confluence ausliefen und in Zukunft nicht mehr unterstützt werden. So hatten wir nur noch die Wahl, auf Data Center zu gehen oder unseren Plan der Cloud-Strategie nun tatsächlich mit der Atlassian Cloud umzusetzen“, fasst Gabriele Frerichs zusammen, IT Change- und Test Manager bei der Hanseatic Bank und federführend für den organisatorischen Teil der Cloud-Migration. Doch um als Bank mit allen Geschäftsprozessen und Daten in die Cloud zu migrieren, mussten zuerst einige technische Hürden genommen und Compliance-Herausforderungen gemeistert werden. Hinzu kamen strikte Vorgaben des Mutterkonzerns Société Générale – eine der wichtigsten und ältesten Geschäftsbanken Frankreichs – sowie die zwingend zu erfüllenden Anforderungen der deutschen Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).

 

Strenge Vorgaben für Cloud-Migration: Compliance und Data Security

Die BaFin bestimmt in Deutschland die Anforderungen bei der Beschaffung und Einführung von Cloud-Produkten sowie Cloud-Dienstleistungen für Finanzdienstleister. Dabei gilt sie als eine der strengsten und anspruchsvollsten nationalen Regulierungsbehörden, da sie teilweise noch höhere Anforderungen stellt als die Europäische Bankenaufsichtsbehörde (EBA). Beide Behörden fordern, dass Finanzinstitute wie die Hanseatic Bank ihre Cloud-Produkte und Cloud-Dienste in ähnlichem Maße beaufsichtigen und überwachen wie ihre internen Abläufe. Nur so können Compliance und Sicherheit sensibler Daten auch außerhalb des Institutes sichergestellt werden. „Das stellte uns vor eine große Herausforderung hinsichtlich unserer Compliance-Anforderungen, denn wir mussten zunächst klären, ob unsere Daten überhaupt in die Cloud dürfen“, betont Gabriele Frerichs. So musste die Data Residency zum Projektstart der Migration im Februar 2021 noch ausführlich geprüft werden.

„Wir haben alle Dokumente und Formulare gemeinsam mit unserem Security Officer kontrolliert. Dabei waren auch die Informationen auf der Atlassian-Website zum Glück sehr ergiebig, um die ganzen Nachweise zu belegen“, fasst Gabriele Frerichs zusammen. „Zudem haben sowohl unsere Rechtsabteilung als auch unsere Compliance-Abteilung das Data Protection Addendum von Atlassian überprüft und schließlich grünes Licht gegeben.“ Während des gesamten Migrationsprozesses – inklusive ganzheitlichem Proof of Concept von Compliance bis Technik – konnte die Hanseatic Bank auf externe professionelle Unterstützung zählen.

 

Mit dem richtigen Atlassian Partner in die Cloud

Um Unternehmen wie der Hanseatic Bank professionellen Support zu bieten, hat Atlassian ein Partnerprogramm eingeführt. Die sogenannten Solution Partner von Atlassian sind ausgewiesene Atlassian-Produktexperten, die unter anderem bei der Produktkonfiguration, der Anpassung von Lösungen und der Implementierung der Atlassian Tools in der Cloud unterstützen. Ausgewählter Atlassian Solution Partner bei der Hanseatic Bank ist die Jodocus GmbH. Sie hat sich auf Atlassian Cloud-Lösungen spezialisiert und legt neben einer technisch einwandfreien Migration auch größten Wert auf das Einhalten sämtlicher Compliance- und Data-Security-Regelungen. Zudem arbeiten die Cloud-Experten von Jodocus selbst in der Softwareentwicklung rund um das Thema Cloud eng mit dem internationalen Softwareanbieter Atlassian zusammen. Doch nicht nur die ausgewiesene vollumfängliche Expertise im Bereich Atlassian Cloud überzeugte die Hanseatic Bank: „Wir haben mehrere Angebote bei verschiedenen Atlassian Partnern angefragt, da war Jodocus schon gut im Rennen – vor allem, weil sehr viel Input im Bereich Compliance kam“, erläutert Gabriele Frerichs. „Zudem arbeitete Jodocus bereits für OTTO und unser Schwesterunternehmen Bank Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe. Das gab uns zusätzliche Sicherheit, mit Jodocus den richtigen Partner zu wählen.“

Klares Ziel erreicht: Erfolgreiche Cloud-Migration mit vielen Vorteilen

Wie 2020 im Geschäftsbericht als klar formuliertes Vorhaben angekündigt, hat die Hanseatic Bank gemeinsam mit Jodocus die Migration in die Atlassian Cloud Ende 2021 schon allumfassend umgesetzt. Marc Nerenberg freut sich über die Vorteile. Seit dem Wechsel in die Atlassian Cloud profitiert die Hanseatic Bank von monatlichen Releases. Add-ons werden automatisch gepatcht und Testumgebungen können einfach und schnell erstellt werden. Der ITler betont: „Durch die Atlassian Cloud haben wir erhebliche Verbesserungen und sind dadurch einfach schneller. Denn wir müssen uns nicht mehr fragen, was wir in Java berücksichtigen müssen, wo der Zertifikats-Store ist und wie unsere Backup-Strategie funktioniert. All diese Dinge sind uns jetzt quasi aus den Händen genommen worden und das begrüßen wir sehr!“

 

Positive Nebeneffekte der Cloud-Migration: Lizenzen und Apps anpassen

 Ein häufiger Nebeneffekt im Rahmen einer Cloud-Migration: Migrierende Unternehmen können ihre Prozesse konsolidieren und aufräumen. Die Cloud-Experten von Jodocus setzen diesen Schritt sogar als Basis für eine genau auf die Unternehmensprozesse abgestimmte Migration voraus. So prüfte Jodocus auch bei der Hanseatic Bank, welche Abteilungen Jira und Confluence nutzen, wie viele Zugänge benötigt und welche Apps wirklich gebraucht werden. Mit diesem Wissen konnten die Cloud-Spezialisten eine optimale Governance für die Bank erzielen, da Jira und Confluence jetzt strategisch und planvoll eingesetzt und die Unternehmensprozesse optimal und nachhaltig abgebildet werden. „Im Zuge der Cloud-Migration konnten wir Lizenzen optimieren und damit noch tiefer in die Atlassian-Strukturen der Hanseatic Bank einsteigen. Das hilft der Bank auf wirtschaftlicher Seite und uns dabei, zukünftige Projekte noch schneller zu bewerkstelligen und kundenorientiertes Consulting zu leisten“, fügt Christopher Mohr, Co-Founder der Jodocus GmbH, hinzu.

 

Gute Zusammenarbeit und Potenzial für die Zukunft

Die Atlassian-Cloud-Migration der Hanseatic Bank ist mithilfe der Cloud-Experten von Jodocus reibungslos und innerhalb kürzester Zeit geglückt. Und sie öffnet dem Kreditinstitut weitere Türen, um die Digitalisierung noch schneller und einfacher voranzutreiben. Konkrete Schritte sind schon in Arbeit: Im Kernteam rund um Marc Nerenberg und Udo Erxleben gibt es bereits erste Versuche, Atlassian Bitbucket als SaaS hochzuziehen. „Bestimmt werden wir uns bald auch wegen Bitbucket-Lizenzen an Jodocus wenden und vielleicht können wir dann auch noch ein paar weitere Best Practices und Know-how abgreifen“, schmunzelt Marc Nerenberg. Die Segel für eine weitere Zusammenarbeit zwischen den beiden hanseatischen Unternehmen sind nach der erfolgreichen Cloud-Migration auf jeden Fall gesetzt.

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Hinweis Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Saskia Thelen (Tel.: 0151 52101185), verantwortlich.

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