Kassieren und verbuchen im Kassenamt: §2b UStG - Umsatzsteuerpflicht verwaltungsweit ab 1.1.2023

Die zentrale Zahlstelle im Kassenamt nimmt vielerorts im Rathaus das Geld und die elektronischen Zahlungen für zahlreiche Fachämter an. Insbesondere an der zentralen Zahlstelle wird daher auf die Revisionssicherheit des Kassensystems geachtet. Der gesamte Katalog der kommunalen Gebühren und Leistungen muss mit korrekten Umsatzsteuersätzen angelegt und verbucht werden.

Für dezentrale Kassenstrukturen, Abteilungskassen und Außenstellenkassen gelten die gleichen Regeln zur Umsatzsteuerpflicht wie für die Zentralstelle - unabhängig davon, ob Bargeld angenommen wird oder nur bargeldlos kassiert wird.

Die Pflicht, die Leistungen auf Umsatzsteuerpflicht zu prüfen trifft die Kassen der Stadt-, Gemeinde und Kreisverwaltungen nicht überraschend. Bereits im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2015 wurde das Umsatzsteuergesetz (UStG) geändert. Die Neuregelung des § 2b betrifft die Kommunen als juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR). Mit in Kraft treten zum 1.1.2017 wurde der öffentlichen Hand noch übergangsweise eine Steuerbefreiung gewährt, die Ende 2022 ausläuft. Ab 1.1.2023 muss grundsätzlich Umsatzsteuer gebucht werden.

Worauf müssen Organisations- bzw. EDV-Verantwortliche beim Kassensystem achten?

Im Kassensystem ist das korrekte Umsatzsteuermerkmal bzw. der relevante Steuersatz zu hinterlegen. In TopCash hilft die zentrale Verwaltung der Umsatzsteuersätze, die auch besonderen Lagen Rechnung trägt. Sollte beispielsweise wie im Coronajahr befristet ein reduzierter Steuersatz Anwendung finden, kann dieser über einen Gültigkeitszeitraum für alle betroffenen Leistungen an einer Stelle eingepflegt werden. Auch exotischere Mehrwertsteuersätze wie z.B. beim Holzverkauf aus dem Gemeindewald werden unterstützt.

Die Kasse muss zudem mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) prüfungssicher gestaltet werden. Die netzwerkgebundene TSE im Verfahren der EDV Ermtraud GmbH - eingebunden im LAN - garantiert hier höchste Verfügbarkeit; unabhängig von einem möglichen Ausfall einer Cloud-TSE, wenn die Internetverbindung gestört ist.

Die TSE ist ein revisionssicherer Nachweis der durchgehenden Buchungskette im „Blockchain“-Verfahren – potentiell im Fokus der Prüfer des Finanzamtes. Prüft ein Finanzamt die Kommune, wird der Prüfer, bevor er wie in der Vergangenheit einzelne Abschlüsse oder Buchungen im kommunalen Kassensystem der EDV Ermtraud GmbH abrufen lässt, die Technische Sicherheitseinrichtung sichten.

Anhaltspunkte für die Finanzverwalter

„Welche Leistungen werden mit welcher Mehrwertsteuer belegt?“ Eine Frage, die die EDV Ermtraud als kommunalen Kassenspezialisten aus Rheinbrohl dieser Tage häufig erreicht. Mit über 25 Jahren Erfahrung kann der Entwickler der Kassenlösung TopCash die Kassenämter effektiv unterstützen und hat daher bundesweit Kontakte zur Finanzverwaltung geknüpft.

Leider stellen die Finanzbehörden (Ministerien, Oberfinanzdirektionen und Landesfinanzämter) dafür keine einheitlichen Gebühren-Steuer-Zuordnungskataloge zur Verfügung. Je nach Bereich werden nicht alle Vorgänge mit Umsatzsteuer belegt. Die Abgrenzung obliegt der jeweiligen Kommune. Die jeweiligen örtlich zuständigen Finanzämter beraten die Verwaltungen dazu aber unter Bezugnahme auf die allgemeinen Vorschriften und Interpretationshilfen des Bundesministeriums für Finanzen.

Vereinfacht kann man sagen: Für Gebühren im Sinne „hoheitliche Leistung“ bleibt es bei 0%. „Marktrelevante“ Leistungen, die auch von externen Dienstleistern erbracht werden könnten, werden mit dem ermäßigten oder dem regulären Steuersatz belegt.

Beispiele:

·         Standesamt: Heiratsurkunde USt.-frei. Stammbuch USt.-pflichtig.

·         Bürgerbüro: Amtliche Blätter keine MwSt., nicht amtliche Broschüre steuerpflichtig.

·         Abfallwirtschaft: Grundausstattung an Mülltonnen/Müllsäcken gemäß Satzung umsatzsteuerfrei. Zusatzausstattung und Sonderleistungen über die Grundentsorgung hinaus umsatzsteuerpflichtig.

·         Touristinfo und Museum: Als freiwillige Leistung keine kommunale Pflichtaufgabe, d.h. reduzierter bzw. normaler Steuersatz je nach Artikel.

Umsatzsteuer und Fiskalisierung gestalten sich für die umsatzsteuerpflichtig buchenden Kommunalkassen pflegeleicht mit der geeigneten Kassensoftware inkl. TSE. Der Kommunalkassenverwalter sowie der leitende Beamte der Finanzabteilung profitieren dabei von Beratung durch Steuerberaterbranche, staatliche Finanzbehörden und ihren erfahrenen Kassensoftwarepartner. Die Kassenmodernisierung bietet neben der Revisionssicherheit zudem weitreichende Vorteile im Hinblick auf bürgernahes, einfaches Abrechnen von Girocard, Kreditkarte, Google und ApplePay-Zahlvorgängen.

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