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Erfolgreiches Dokumentenmanagement: Diese Funktionen muss Ihr DMS erfüllen


Von PaperOffice Europe

Top Funktionen für den reibungslosen Ablauf

Als Unternehmen ist es unerlässlich, ein effektives Dokumentenmanagement System (DMS) zu haben, das sicherstellt, dass Dokumente ordnungsgemäß organisiert und verwaltet werden. Ein gutes DMS ist unerlässlich für die Sicherheit und den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Funktionen vor, die ein DMS erfüllen muss, um diese Ziele zu erreichen.

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1. Dokumentenklassifizierung

Das DMS muss in der Lage sein, Dokumente zu klassifizieren und sie entsprechend ihrer Art und Relevanz zu organisieren. Dies kann durch die Verwendung von Metadaten, Tags und Kategorien erreicht werden. Eine gut strukturierte Dokumentenklassifizierung erleichtert die Suche und den Zugriff auf relevante Dokumente erheblich.

2. Versionierung

Die Versionierung von Dokumenten ist ein wichtiger Aspekt des DMS. Das System muss in der Lage sein, frühere Versionen von Dokumenten zu speichern und zu verwalten, damit Benutzer immer auf die aktuelle Version zugreifen können. Dies ist besonders wichtig für Verträge, Richtlinien und andere Dokumente, die Änderungen unterliegen können.

Eine gute Versionierungsfunktion ermöglicht es Benutzern, Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen, zu überprüfen und zurückzusetzen. Dies trägt zur Transparenz und Genauigkeit von Dokumenten bei und hilft, Fehler zu vermeiden.



3. Zugriffskontrolle

Ein DMS muss über eine umfassende Zugriffskontrolle verfügen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen können. Dies kann durch die Vergabe von Zugriffsrechten auf bestimmte Dokumente oder Ordner erreicht werden. Außerdem muss das DMS die Möglichkeit bieten, den Zugriff auf Dokumente zu beschränken, basierend auf Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.

Eine effektive Zugriffskontrolle trägt zur Sicherheit von Dokumenten bei und hilft, Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Sie ermöglicht es auch, den Zugriff auf Dokumente für bestimmte Benutzergruppen zu beschränken, um die Vertraulichkeit von Informationen zu wahren.

4. Suchfunktion

Ein effektives DMS muss über eine leistungsstarke Suchfunktion verfügen, die es Benutzern ermöglicht, schnell und einfach nach relevanten Dokumenten zu suchen. Die Suche sollte auf Metadaten, Tags, Inhalten und anderen relevanten Aspekten basieren, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse genau und relevant sind.

Eine gute Suchfunktion spart Zeit und erhöht die Produktivität der Benutzer, indem sie schnellen Zugriff auf relevante Dokumente ermöglicht. Sie kann auch dazu beitragen, Duplikate zu vermeiden und die Genauigkeit von Informationen zu erhöhen.

5. Workflow-Management

Das DMS sollte über ein Workflow-Management-System verfügen, das die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützt. Dies kann durch die Einrichtung von Workflows zur Genehmigung von Dokumenten, zur Zuweisung von Aufgaben und zur Verwaltung von Fristen erreicht werden. Ein gutes Workflow-Management erhöht die Effizienz von Geschäftsprozessen und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Wer sich intensiver mit dem Thema auseinandersetzen möchte, findet auf YouTube ein hilfreiches Video, das tiefere Einblicke in das Thema gewährt.



6. Sicherheit

Die Sicherheit von Dokumenten ist von größter Bedeutung. Ein gutes DMS muss über eine umfassende Sicherheitsstrategie verfügen, die den Schutz von Dokumenten vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Verlust gewährleistet. Hierzu gehört die Möglichkeit der Verschlüsselung von Daten, um die Vertraulichkeit zu wahren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, Benutzerkonten zu verwalten und Zugriffsrechte zu definieren. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann zusätzlich zur Sicherheit beitragen, indem sie sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Dokumente haben. Außerdem sollte das DMS über eine Backup-Funktion verfügen, um sicherzustellen, dass Dokumente im Falle eines Systemausfalls wiederhergestellt werden können.

7. Skalierbarkeit


Ein gutes DMS sollte skalierbar sein, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen. Es sollte in der Lage sein, eine steigende Anzahl von Dokumenten zu verwalten, ohne an Leistung oder Funktionalität einzubüßen. Auch die Integration mit anderen Systemen oder die Implementierung zusätzlicher Funktionen sollte möglich sein, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

8. Benutzerfreundlichkeit


Ein DMS muss benutzerfreundlich sein, um von allen Mitarbeitern im Unternehmen effektiv genutzt werden zu können. Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, um die Schulungskosten zu minimieren und die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen. Eine einfache Integration in andere Systeme und Tools, die von den Mitarbeitern bereits genutzt werden, kann ebenfalls dazu beitragen, die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen.



9. Analyse und Reporting


Ein effektives DMS sollte in der Lage sein, Daten zu sammeln und zu analysieren, um Einblicke in die Nutzung und Effektivität des Systems zu geben. Dies kann durch die Bereitstellung von Berichten und Dashboards erreicht werden, die Informationen über die Nutzung, die Produktivität und die Leistung des Systems liefern. Eine kontinuierliche Überwachung und Analyse kann dazu beitragen, das System kontinuierlich zu verbessern und den Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

Zusammenfassend ist ein effektives DMS unerlässlich für die effiziente und sichere Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen.

Mit PaperOffice haben Sie eine umfassende Dokumentenmanagement-Software zur Hand, die sämtliche der oben genannten Funktionen beinhaltet. Die Software ermöglicht eine einfache und effektive Klassifizierung von Dokumenten sowie eine Versionierung, um auf frühere Versionen zugreifen und Änderungen nachverfolgen zu können. Zusätzlich sind eine umfassende Zugriffskontrolle, eine leistungsstarke Suchfunktion, ein effektives Workflow-Management und Analyse-Tools in PaperOffice integriert.

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