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Bundesministerium setzt auf Inventarverwaltung der Hoppe Unternehmensberatung


Von Hoppe Unternehmensberatung

Inventar und Betriebsmittel transparent mit der Inventarsoftware verwalten

So bringen die Digitalisierung der Inventarisierung voran

Gerade in Behörden sind Transparenz und ein effektives Arbeiten von besonderer Bedeutung.

Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) setzt die
Inventar-Software von HOPPE für die Verwaltung des Inventars an seinen zwei Standorten ein.

Die Digitalisierung sorgt für eine größere Transparenz über Ort und Zustand der beweglichen Betriebsmittel, für effizientere Abläufe in der Behörde und für gezieltere Entscheidungen bei Neuanschaffungen.

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Im Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) sollte unter der Leitung von Karl-Willi Danz und Wolfgang Schörck (Abteilung Innerer Dienst) die Inventarverwaltung digitalisiert werden.

Das Software-Tool dafür sollte übersichtlich und leicht zu bedienen und die Zuordnung des Inventars zu Räumen und Personen möglich sein. Neben der Inventur war die Software auch für Dokumentation und Schlüsselverwaltung gedacht. Einzelnen Abteilungen war es zudem wichtig, Räume mit ihrer Größe, der Anzahl der Möbel und Schließung abbilden zu können.

Zuvor wurde das Inventar vollständig analog erfasst in dafür angelegten Ordnern und über Lieferscheine und Rechnungen. Für die Schlüsselverwaltung dienten in Excel erstellte Tabellen.

 

Die Wahl entschied das Inventartool der Hoppe Unternehmensberatung

Die Wahl fiel auf das Inventartool der Hoppe Unternehmensberatung (https://www.Inventarsoftware.de) , da es durch die Berücksichtigung der aktuellen Verwaltungsvorschriften perfekt zur Behörde passte und sowohl inhaltliche Anforderungen wie auch rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigt. Auch die Bedienbarkeit sowie der Barcodescanner überzeugten. Möglicherweise wird auch die mobile Erfassung des Inventars via App zu einem späteren Zeitpunkt integriert. Die Software wurde bei der Implementierung auf die Bedürfnisse des BMZ eingestellt: Zunächst wurden die Anwendung einzelner Komponenten umgesetzt und die Darstellungsstruktur angepasst.

Die Inventarsoftware bildet im BMZ Büromöbel wie Schreibtische, Drehstühle, Schränke und Kantinenmöbel ab. Außerdem werden mit ihr Schließzylinder mit Schlüssel verwaltet, zudem Hygienespender, Diensträder und E-Bikes sowie Veranstaltungszubehör. Zurzeit belaufen sich die Inventargüter des Ministeriums auf etwa 15.000 in Bonn und 10.000 in Berlin.

Das Bewegungs- und Umzugsmanagement von Inventargütern erfolgt durch Mitteilungen von Mitarbeitern oder direkt durch die Aufnahme mit dem Scanner. Der Wert des Inventars wird über die vorliegenden Rechnungen ermittelt, die in das Tool aufgenommen werden.

 

Schnelle Übersicht aller erfassten Güter und einfache Bestandsprüfung

Das Tool erleichtert nun die Arbeitsprozesse im BMZ. Es ermöglicht eine schnelle Übersicht aller erfassten, beweglichen Güter und eine einfache Bestandsprüfung der beweglichen Sachgüter bei der Inventur. Durch die hohe Transparenz können diesbezügliche Anfragen schnell beantwortet und den Kollegen zeitnahe Rückmeldungen gegeben werden, was den Workflow erheblich beschleunigt und vereinfacht.

Mit dem Tool wurde auch die Inventur vereinfacht. Sie lässt sich nun deutlich schneller abwickeln. Auch der Prozess für Neuanschaffungen wird erleichtert, da die notwendigen Daten schnell zur Hand sind. Das Tool bietet auch Reporting-Funktionen, die für Dokumentation und Performance immer wichtiger werden. Die Daten sind nachvollziehbar dargestellt und aufbereitet und die Software bietet zudem Rechtssicherheit für etwaige Prüfungen.

 

Einfache Organisation des Inventarmanagements

Hoppe hat die Software und die mobile App mit Fachleuten aus Industrie und Wirtschaft sowie Mitarbeitern von Kommunen und Behörden konzipiert, um eine einfache Organisation des Inventarmanagements zu erlauben.

Das Tool bildet alle Inventarlisten ab und hinterlegt zu jedem Gegenstand eine Historie, die mit externen Dokumenten angereichert werden kann. Inventarbewegungen von Büromöbeln, Computern und andern Betriebsmitteln können leicht durch das Scannen ihres Barcodes dokumentiert werden. Das Tool erlaubt es, alle Anforderungen an die Inventarisierung einfach und problemlos umzusetzen. Es macht darüber hinaus nicht nur sofort erkennbar, wo sich welcher Betriebsgegenstand befindet und wer ihn nutzt. Auch Kostenstelle, Gruppe und Kategorie sind auf einen Klick verfügbar. Darüber hinaus erfasst das Tool die Garantiezeiten und die Reparaturen der Inventargüter und eignet sich damit als Inventar- und als Versicherungsnachweis. Die Software ist natürlich netzwerkfähig, mandantenfähig und mehrsprachig.

Daraus resultieren mit einem effizienteren Arbeiten, der Transparenz über alle Inventargüter und ihre Bewegungen sowie die Rechts- und Revisionssicherheit konkrete Mehrwerte.


Fazit

Eine Inventarsoftware erlaubt es auch großen Behörden mit einer Vielzahl an Mitarbeitern und einer großen Zahl an Betriebsmitteln Inventargüter und bewegliche Gegenstände leicht zu erfassen und ihre Historie transparent aufzuschlüsseln. So ist immer der Überblick über das Inventar gegeben, die Arbeitsabläufe werden durch die höhere Transparenz effizienter und die Entscheidung für Neuanschaffungen kann fundierter getroffen werden. Auch als Versicherungsnachweis kann das Tool dienen.

Ausführliche Informationen zur Inventarisierung finden Sie im Internet unter:

https://www.Inventarsoftware.de 

Gerne sendet Ihnen die Hoppe Unternehmensberatung eine kostenlose Demo-CD zu.

 

Information zum Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ)

Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) beschäftigt im Inland gegenwärtig rund 1.200 Mitarbeiter. Diese arbeiten zu etwa gleichen Anteilen am ersten Dienstsitz in Bonn sowie in Berlin.

Das BMZ hat keinen klassischen Behörden-Unterbau. Mit der Ausführung der Vorhaben beauftragt es sogenannte Durchführungsorganisationen. Diese wiederum arbeiten mit Projektträgern zusammen, die von der Regierung des jeweiligen Partnerlandes bestimmt werden. Das BMZ erfüllt vielfältige Aufgaben. Dazu gehören unter anderem die Planung und politische Steuerung der deutschen Entwicklungszusammenarbeit, die Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft und der Wirtschaft, die Kooperation mit den Partnerländern und mit multilateralen Organisationen sowie die entwicklungspolitische Informations- und Bildungsarbeit. Das Ministerium ist in sechs Abteilungen gegliedert.

 https://www.Inventarsoftware.de


 


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Hinweis Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrich Hoppe (Tel.: +49 (0) 6104/65327), verantwortlich.

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