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„Versteckte“ Ressourcen nutzen - der Trick mit dem Engpass


Von Wolfram Müller / BlueDolphin

Politische, soziale und ökonomische Umwälzung meistern

Alles ist wichtig! Gleichzeitig sind die Ressourcen begrenzt. Man muss priorisieren, eine Balance finden. Aber egal, an welcher Ecke wir ziehen, die Bettdecke wird nicht größer. Und egal, wen man fragt: Die eigene Sache ist natürlich die wichtigste … Man kann es nicht richtig machen. Oder doch?

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Ruhiger wird es in den nächsten Jahren sicher nicht. Die Welt ist – Vorsicht Buzz-Word – volatiler denn je. Eine Herausforderung jagt die nächste. Inflation und Rezession, angespannte Lieferketten, digitale Transformation ebenso wie Nachhaltigkeit und Klimaschutz oder der Fachkräftemängel sind nur ein paar Beispiele, die neben dem „ganz normalen“ daily Business zusätzlich fordern. Zum Glück gibt es Ansätze, um mit diesen Problemen professionell umzugehen, sie systematisch richtig aufzudröseln. Einer davon ist die Theory of Constraints, also die Wissenschaft der Engpässe, von Eliyahu M. Goldratt – wobei es eigentlich immer nur ein Engpass ist. Aber wo befindet sich der Engpass in einer volatilen Welt?


Es fehlt immer an Ressourcen

Grundlegend ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass nicht der Markt die Grenzen setzt, sondern es vielmehr einen Engpass IM Unternehmen gibt: Sales, Produktentwicklung, die Produktion selbst. All die politischen, sozialen und ökonomischen Umwälzungen führen immer dazu, dass neue beziehungsweise mehr Anpassungen am Produkt notwendig sind. Es muss umkonstruiert und umdesignt werden, Verschiebungen im Markt bedingen neue Funktionen, etwa weil Teile nicht lieferbar sind oder Technologiewechsel stattfinden. Stets damit verbunden: Entwicklungsaufwand. Dumm nur, dass dafür zunehmend weniger Entwickler und Ingenieure verfügbar sind. Und falls doch, mangelt es denen an der nötigen Erfahrung am eigenen Produkt. Woran es fehlt, sind also immer die Ressourcen.


Was aber, wenn die Ressourcen schon da wären, man sie nur nicht sehen würde?

Um es deutlich zu sagen: Organisationen tragen Produktivitätssteigerungen praktisch in sich – sie müssen lediglich bereit sein, diese zu heben. Nur wie? Die Experten, die Abteilungen, das gesamte Unternehmen arbeiten im Normalfall am Limit. Es drückt hier und da, das Tagesgeschäft muss weiterlaufen und mindestens zweimal jährlich – im Sommer und zu Weihnachten – bremsen größere Urlaubsblöcke den Flow. Erschwerend hinzu kommt der Abfluss von Fachkräften, bestärkt durch den derzeitigen Nachfragemarkt und Trends wie Quiet Quitting. Also einfach weitermachen wie gewohnt? Alles beim Alten lassen und hoffen, dass es schon irgendwie gut geht …?
Kurzum: Ein Change muss her, auch das noch! Der erste Gedanke, wenn es um Veränderung – egal welcher Couleur – geht: Wir brauchen mehr Kapazitäten, um etwas zu bewirken. Doch woher nehmen? Der Markt ist leer. Und selbst wenn, „fressen“ neue Mitarbeiter durch Einarbeitung und Erhöhung der Betriebskosten erstmal weitere Ressourcen. Die Lösung steckt im System, die Ressourcen sind bereits vorhanden: Es ist der Trick mit dem Engpass.


Gefühl vs. Realität: Ein Engpass ist genug

Sehen wir uns komplexe Systeme genauer an, erkennt man immer dasselbe: Sie haben genau einen Engpass – und eben nicht viele. Anschaulich und (be-)greifbar wird die Problematik an einem einfachen Beispiel: Ein Flughafen beschäftigt tausende Mitarbeiter. Es arbeiten unzählige unterschiedliche Berufsgruppen zusammen, viele Menschen mit verschiedenen, feinteiligen Motiven treffen in einem komplexen Wirkgefüge aufeinander. Was sie eint, ist das übergeordnete Ziel eines reibungslosen Betriebsablaufs. Und dafür dreht sich letztlich alles um die Start- und Landebahn als betrieblicher Engpass: Es kann bzw. darf immer nur ein Flugzeug gleichzeitig darauf. Die Start- und Landebahn sollte deshalb für optimale Auslastung nicht leerlaufen, umgekehrt dürfen sich aber nie zwei Maschinen gleichzeitig auf ihr befinden. Gleiches gilt auch für andere Branchen, in Abteilungen sowie ganzen Unternehmen: Es gibt immer diesen einen entscheidenden Engpass. Wirklich! Immer nur einen! Auch wenn es irgendwie an mehreren Ecken und Enden zu klemmen scheint. Auch wenn gefühlt Probleme auftauchen, wo man nur hinsieht. Alles länger dauert, als es muss. Und Experten, Teams oder ganze Abteilungen sich oft selbst im Weg stehen.


Warum liegt die Lösung genau dort?

Der Denkfehler: Um ja keine Ressourcen zu verschwenden und sie optimal zu nutzen, lasten wir alle Ressourcen „best“möglich zu 100 Prozent aus. Die meisten Initiativen müssen jedoch durch den Engpass, um wirksam zu werden, und bei voller Auslastung aller Ressourcen wird dieser überlastet. Die Folge: Der Engpass flüchtet sich ins schädliche Multitasking, macht Fehler, blockiert den Durchlauf und am Ende kommt weniger raus, als möglich ist. Die Vorarbeit von circa 50 Prozent der Mitarbeiter verpufft im Nichts, weil der Engpass überläuft. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch unglaubliche Geldverschwendung. Die Lösung: den Engpass entlasten! Werden nur noch um die 80 Prozent verplant, kann der Engpass wieder optimal und fehlerfrei arbeiten. Alles, was von den Nicht-Engpässen kommt, wird schneller fertig. So wird aus einer Verstopfung im Handumdrehen optimaler Fluss. Wenn dann noch die Nicht-Engpässe alles dafür tun, den Engpass optimal zu nutzen, kommt es zu einem Durchsatzsprung. Unterstützt ein kleiner Teil der freigewordenen Ressourcen gar den Engpass (es laufen nicht mehr alle auf 100 % Auslastung), kommt es zum nächsten Durchsatzsprung.


Kurz und knapp für Rechenköpfe: 50 Prozent mehr in wenigen Tagen

Für alle, die rechnen wollen: Im Normalfall arbeiten nur rund 50 Prozent der Ressourcen wirklich nutzbringend, der Rest wird durch den Engpass ausgebremst. Bringen wir durch Engpassmanagement 20 bis 30 Prozent in Lohn und Brot, bedeutet das einen Performancesprung von rund 50 Prozent – in wenigen Tagen.

 

Das Rezept: Alles am Engpass ausrichten

Wir alle denken, je früher wir anfangen, desto schneller werden wir fertig. Ein Problem, das uns letztlich schon seit der Schulzeit begleitet … Aber stimmt es denn? Können wir Termine besser einhalten, je mehr Zeit uns zur Verfügung steht? Kommt tatsächlich hinten mehr raus, wenn jeder Einzelne ausgelastet ist? Nein, vielmehr ist das Gegenteil der Fall: Wenn man alles sofort beginnt, ohne zu priorisieren oder zu staffeln, hat man viel offene Arbeit. Gibt man sich Zeit, hat man die unerledigten Aufgaben immer im Kopf. Und versuchen wir alle zu beschäftigen, überlasten wir den Engpass.
Um schnell(er) mehr zu erreichen und sich nicht in Aktionismus zu verlieren, braucht es lediglich drei einfache Schritte – und die Motivation loszulegen:

  1. Den einen (meist verdeckten) Engpass finden.
  2. Ihn entlasten: Alle Aufgaben, die auch jemand anderes machen könnte, werden entsprechend delegiert.
  3. Der Engpass darf weder leer- noch überlaufen. Der Start neuer Projekte oder Aufträge orientiert sich am Engpass, damit dieser nie überlastet wird.

Ein optimal ausgelasteter Engpass sorgt quasi automatisch für mehr Abschlüsse und Termintreue. Die Fertigstellungsrate steigt und mit ihr die Kapazität – bei gleichem Ressourceneinsatz.


Die Suche nach dem Engpass – Tipps für die Praxis

Der Engpass ist fast nie dort, wo man ihn vermutet. Sonst hätten ihn die meisten Organisationen sicher schon beseitigt?!

  • Meist ist es keine Person und kein Team.
  • Oft ist er eine Kombination aus den erfahrensten Leuten und den Entscheidern.
  • Nicht selten findet er sich in den kritischen Phasen eines Projekts – in der Konzeption oder kurz vor der Auslieferung.
  • Manchmal ist es auch einfach nur eine veraltete Regel, die den Engpass erst erzeugt.
  • Alle wissen Bescheid und keiner traut sich, es auszusprechen.

Und wo „versteckt“ sich Ihr Engpass?


Keine Zauberei: Doppelte Projektanzahl mit gleichen Ressourcen

Doppelt so viele Projekte in der gleichen Zeit mit den gleichen Ressourcen. Was zunächst wie Zauberei klingt, folgt der Logik einer engpassoptimierten Strategie. Wird der Engpass nicht mehr überlastet, können sich automatisch – zur Erinnerung: es gibt immer nur diesen einen – auch kein anderes Team, kein anderer Mitarbeiter oder keine Ressourcen in Überlast befinden. Vielmehr wird sichtbar, wo überall toll ausgebildete, erfahrene Mitarbeiter „frei“ sind. Mitarbeiter, deren Arbeit es früher oft nicht durch den Engpass schaffte.
Die Studie „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potenziale“   (Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, 2016) legt offen, dass 60 Prozent der Unternehmen davon ausgehen, rund 25 Prozent ihrer Kapazität zu verschenken, indem sie Multitasking im Engpass zulassen. Weitere Veröffentlichungen sowie Praxiserfahrung in Kundenprojekten zeigen, dass oft 30 bis 50 Prozent der Mitarbeiter sich für einen gewissen Zeitraum im Leerlauf befinden, sobald der Engpass nicht mehr überlastet wird.
Befähigen Unternehmen nur einen sehr kleinen Teil der „freien“ Mitarbeiter, den Engpass zu unterstützen, steigt die Kapazität schnell um 50 bis 100 Prozent. In der Praxis bedeutet das: Doppelt so viele Projekte in der gleichen Zeit mit den gleichen Ressourcen.


Performanceboost und zufriedene Mitarbeiter

Wer wünscht sich nicht mehr Performance und zufriedene Mitarbeiter – gerade, wenn eine Herausforderung die nächste jagt? Wer den Trick mit dem Engpass kennt, erntet im Handumdrehen mehr Projekt-Performance, bis dato versteckte Kapazität und am Ende des Tages zufriedenere Mitarbeiter. Oder: Alles was man sich wünschen kann, um politische, soziale und ökonomische Umwälzungen zu meistern.


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Hinweis Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Wolfram Müller (Tel.: 0923196370), verantwortlich.

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