Effektive Zusammenarbeit und Wissensmanagement: Wie PaperOffice DMS Unternehmen unterstützt

Lokale Installation für mehr Kontrolle und Sicherheit

Im Gegensatz zu Cloud-basierten DMS-Lösungen ist PaperOffice DMS eine lokale Lösung, die Daten werden in einer lokalen Datenbank gespeichert, welches sich im Unternehmen befindet. Dies bietet Unternehmen mehr Kontrolle und Sicherheit, insbesondere wenn es um den Schutz sensibler Daten geht. Durch die lokale Installation bleibt die Kontrolle über die Daten in den Händen des Unternehmens und sie können sicher sein, dass ihre Daten nicht auf Servern Dritter gespeichert sind.

Zentrale Speicherung von Dokumenten auf einem NAS-Server

PaperOffice DMS unterstützt auch die zentrale Speicherung von Dokumenten auf einem NAS-Server, wie beispielsweise dem von Synology oder dem QNAP. Dadurch können Unternehmen ihre Dokumente an einem Ort speichern und organisieren. Die Organisation der Dokumente in einer einheitlichen Struktur ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und einfach auf wichtige Informationen zuzugreifen.

Förderung des Wissensmanagements durch Metadaten und Schlagwörter

Ein weiterer Vorteil von PaperOffice DMS ist die Möglichkeit, das Wissensmanagement im Unternehmen zu fördern. Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten können Mitarbeiter schnell und einfach auf wichtige Informationen zugreifen. Darüber hinaus können Dokumente mit relevanten Schlagwörtern und Metadaten versehen werden, um ihre Auffindbarkeit zu verbessern. Durch die Verwendung von Schlagwörtern können Mitarbeiter schnell die benötigten Dokumente finden, ohne Zeit mit der Suche nach den richtigen Dokumenten zu verschwenden.

Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern

PaperOffice DMS ermöglicht auch die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, auch wenn sie an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Mitarbeiter können Dokumente gemeinsam bearbeiten und kommentieren, um Feedback und Anmerkungen zu teilen.

Auch die Versionsverwaltung von Dokumenten ist durch PaperOffice DMS einfach und unkompliziert.

Workflows und Aufgaben

Neben der zentralen Speicherung und Organisation von Dokumenten bietet PaperOffice DMS auch eine leistungsstarke Workflow-Funktionalität. Workflow-Management-Systeme ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

PaperOffice DMS bietet eine Vielzahl von Workflow-Tools, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren können. Diese ermöglichen Unternehmen, Dokumente und Informationen durch den Workflow-Prozess zu leiten, einschließlich Genehmigungsprozesse, Freigaben, Bestellungen und mehr. Der Workflow-Prozess wird durch das Einrichten von Workflow-Regeln und -Aktionen definiert, die die Aktionen definieren, die automatisch ausgeführt werden, wenn eine Bedingung erfüllt ist.

Workflow-Regeln

Workflow-Regeln ermöglichen es Unternehmen, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, indem sie eine Reihe von Aktionen definieren, die ausgeführt werden müssen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Eine Bedingung könnte beispielsweise darin bestehen, dass ein bestimmtes Dokument in einem bestimmten Ordner gespeichert wird oder eine Benachrichtigungs-Email automatisiert versendet wird, um eine Partei zu benachrichtigen.

Effektive Nutzung von Dokumenten

Durch die Nutzung von PaperOffice DMS können Unternehmen auch sicherstellen, dass ihre Dokumente effektiv genutzt werden. Dokumente können in verschiedenen Formaten wie PDF, Word oder Excel gespeichert werden. Das Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten ist einfach und schnell. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter ihre Arbeit effektiv erledigen können, ohne Zeit mit der Suche nach Dokumenten und dem Konvertieren von Dateien zu verschwenden.

Fazit

Insgesamt kann die Nutzung von PaperOffice DMS die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verbessern und das Wissensmanagement im Unternehmen fördern. Durch die zentrale Speicherung und Organisation von Dokumenten können Mitarbeiter schnell und einfach auf wichtige Informationen zugreifen, was wiederum zu einer effektiveren und produktiveren Arbeitsweise führt.

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Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens als herunterladbares Dokument erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:

Als Anbieter von Dokumentenmanagement-Software ist PaperOffice DMS der beste Partner für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten. Mit seiner flexiblen und umfassenden Lösung unterstützt PaperOffice Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie.

In unserem PaperOffice Blog haben wir Ihnen alle wichtigen Vorteile der Umsetzung der Digitalisierung im Unternehmen aufgelistet.

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