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Dokumentenarchiv leicht gemacht: PaperOffice ist die umfassende Lösung für Effizienz und Organisation


Von PaperOffice Europe

Entdecken Sie, wie PaperOffice Ihr Dokumentenarchiv transformiert und Arbeitsabläufe optimiert

In der heutigen Geschäftswelt ist ein effizientes Dokumentenarchiv für den Erfolg von Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Menge an Papierdokumenten, die täglich erzeugt werden, kann schnell zu einer Herausforderung für die Organisation und Verwaltung werden. PaperOffice ist eine moderne und umfassende Lösung zur Dokumentenarchivierung, die Unternehmen hilft, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, indem sie Dokumente schnell und einfach archiviert, organisiert und abruft. In diesem Artikel werden wir die Hauptfunktionen von PaperOffice erläutern und aufzeigen, wie diese Software Ihr Unternehmen dabei unterstützen kann, papierlos und effizienter zu arbeiten.

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Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und den vielfältigen Funktionen erfüllt PaperOffice die Bedürfnisse moderner Unternehmen. Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die Hauptfunktionen werfen, die diese Software so leistungsstark machen.

 

Dokumentenarchiv für viele Unternehmen ist ganz wichtig

 

 

 

 

 

 

 

 

Inbegriffene Hauptfunktionen

1. Dokumentenscanner und OCR-Technologie

PaperOffice verfügt über eine integrierte Scanning-Funktion, die es ermöglicht, physische Dokumente in digitale Formate umzuwandeln. Dank der fortschrittlichen OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können Texte und Informationen aus gescannten Dokumenten extrahiert und automatisch in digitaler Form gespeichert werden. Dies erleichtert das Auffinden und Durchsuchen von Dokumenten und trägt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe bei.

Wussten Sie schon, dass PaperOffice über die AIR (Automatic Invoice Recognition) verfügt, die Ihnen eine automatisierte Rechnungsdatenerkennung ermöglicht? In unserem weiterem Artikel können Sie nachlesen wie leicht es geht und wie Sie davon profitieren können.

 

2. Intelligente Dokumentenorganisation

Die Software ermöglicht es Benutzern, ihre Dokumente in einer gut organisierten, hierarchischen Struktur zu speichern. Sie können Dokumente in individuellen Ordnern und Unterordnern ablegen, Tags hinzufügen und sogar benutzerdefinierte Kategorien erstellen, um den Überblick über Ihre Dokumente zu behalten. Mit Hilfe der leistungsstarken Suchfunktionen können Benutzer Dokumente schnell finden und abrufen.

 

3. Versionskontrolle und Nachverfolgung von Änderungen

PaperOffice bietet eine integrierte Versionskontrollfunktion, die es ermöglicht, verschiedene Versionen eines Dokuments zu speichern und den Verlauf der Änderungen nachzuvollziehen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und gewährleistet, dass immer die aktuellste Version eines Dokuments verfügbar ist.

 

Versionierung von Dokumenten richtig durchführen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wie führe ich die Versionierung richtig durch?

 

4. Zusammenarbeit und Dokumentenfreigabe

Mit PaperOffice können mehrere Benutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, wodurch die Zusammenarbeit innerhalb des Teams erleichtert wird.

Zusätzlich wird jedes Dokument entsprechend der gesetzlichen Vorgaben versioniert, um sicherzustellen, dass alle Änderungen und Aktualisierungen korrekt dokumentiert und nachverfolgbar sind.

 

5. Datensicherheit und Backup

Die Sicherheit Ihrer Dokumente ist für PaperOffice von höchster Priorität. Die Software bietet eine mehrstufige Verschlüsselung, um Ihre Dateien vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Zusätzlich können Sie regelmäßige Backups Ihrer Daten erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente im Falle eines Datenverlusts oder Systemausfalls wiederhergestellt werden können.

 

Flexibler Import und Export von Dokumenten: Eine entscheidende Funktion für Unternehmen

Trotz der hochgradigen Verschlüsselung, betrifft ein weiterer wichtiger Aspekt von PaperOffice, der für Unternehmen von großer Bedeutung ist, den unkomplizierten Import und Export von Dokumenten in das Dokumentenarchiv.

Genau wie Unternehmen ihre Dokumente einfach und sicher in das System importieren können, können sie diese auch ohne Verschlüsselungen aus PaperOffice exportieren. Dadurch bleiben sie stets auf der sicheren Seite und müssen sich keine Sorgen machen, dass sie keinen Zugang zu ihren eigenen Dokumenten haben.

Dies bietet Unternehmen die nötige Flexibilität und Sicherheit, um ihren Dokumentenfluss reibungslos und effizient zu gestalten.

 

Die ultimative 5-Schritte Anleitung zum Download

Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens als herunterladbares Dokument erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Als Anbieter von Dokumentenmanagement-Software ist PaperOffice DMS der beste Partner für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten. Mit seiner flexiblen und umfassenden Lösung unterstützt PaperOffice Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie.

In unserem PaperOffice Blog haben wir Ihnen alle wichtigen Vorteile der Umsetzung der Digitalisierung im Unternehmen aufgelistet.

In unserem Artikel haben wir einige der wichtigsten Funktionen von PaperOffice hervorgehoben, aber es ist wichtig zu erwähnen, dass die Software natürlich über viele weitere Funktionen verfügt. Viele dieser zusätzlichen Funktionen sind selbsterklärend und intuitiv gestaltet, sodass Benutzer sie problemlos nutzen können.

 



Für unsere Firmenkunden bieten wir zudem spezielle Einführungsschulungen an, um sicherzustellen, dass sie das Beste aus PaperOffice herausholen können. Für diejenigen, die sich lieber selbst einarbeiten möchten, haben wir eine umfangreiche Sammlung von Anleitungen und Erklärungen zu allen Funktionen auf unserem YouTube-Kanal bereitgestellt. Dort können Sie Schritt für Schritt lernen, wie Sie PaperOffice optimal nutzen und Ihre Dokumentenarchivierung revolutionieren.

 

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