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Neues Gewerbefachverfahren erfolgreich gestartet


Von EDV Ermtraud GmbH

Gewerbeverwaltung xGewerbeordnung-konform umgesetzt

 „Einfach nur ein paar Gewerbemeldungen“? Nein, das Gewerbewesen ist komplex. Eine neue Generation Gewerbefachverfahren ist zu 2023 produktiv gestartet und trägt den hohen rechtlichen und technischen Anforderungen Rechnung 

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 Aufgrund des Auslaufens des Herstellersupports ihres älteren Gewerberegisterprogrammes „Schwarzkopf“ befinden sich ersten Anwender der neuesten Lösung am Markt im süddeutschen Raum in Bayern. Auf der Suche nach einer technologisch führenden und anwenderfreundlichen Lösung haben sich Stadt- und Gemeindeverwaltungen sowie Verwaltungsgemeinschaften, für geve|5, die fünfte Generation Gewerbefachverfahren der EDV Ermtraud GmbH entschieden.

 Als Pilotanwender hat die Stadt Trostberg, 12.000 Einwohner, bei 7 wechselnden Teilzeitarbeitsplätzen im Januar ihr neues Gewerbefachverfahren in Betrieb genommen. Voraus gingen die einfache Installation via Remoteservice und reibungslose Datenübernahme. Mehrfach wurden optimierte (Probe-)Konvertierungen der Daten aus dem Altverfahren vorgenommen, um dessen Datenqualität im Hinblick auf die gestiegenen Übermittlungsanforderungen zu verbessern. Die Mitarbeiterschulung fand nach dem Multiplikatorenprinzip statt. Gegenüber dem Altverfahren reduziert sich der Bearbeitungsaufwand für die Mitarbeiter*innen im Trostberger Rathaus spürbar.

Der in geve|5 integrierte automatische Verteildienst übernimmt die Weiterleitung der Gewerbemeldungen an das Bayerische Landesamt für Statistik. Dadurch entfällt der bisher notwendige manuelle Anstoß der Datenübermittlung durch die Mitarbeiter im Gewerbeamt. Die GEWAN-Plattform verteilt die Meldungen automatisch weiter an die jeweils aktuellen Empfänger laut Gewerbeordnung. In enger Abstimmung zwischen Endanwendern, den Mitarbeitern des Statistischen Landesamtes und dem Entwicklungsteam der EDV Ermtraud GmbH konnte dies deutlich vor Inkrafttreten der größeren Änderungen durch xGewerbeordnung realisiert werden, so dass der Übergang von alter auf neue Software inklusive GEWAN-Verteilung reibungslos erfolgte.

 Datenübernahmen, Schulungen und Feinkonfiguration für die Stadt Osterhofen fanden planmäßig im Februar statt. Wie auch in Trostberg wird das bedienerfreundliche Verfahren auf einem eigenen Server betrieben. Ein kostenintensives externes Hosting kann damit entfallen. Die Anwender*innen, die in der Einführungsphase mehrfach zur Klärung praktischer Fragen die Helpline der EDV Ermtraud GmbH anriefen, bestätigen eine schnelle Eingewöhnung an das moderne neue Softwarewerkzeug. Insbesondere wurde das professionelle, insbesondere auch das fachlich erfahrene personalstarke Supportteam in dieser Phase wertgeschätzt. Im direkten Vergleich zum Altverfahren zeigen sich deutliche Unterschiede in der Programmphilosophie.

 

Mit geve|5 steht der Betrieb im Fokus. Er ist für Überwachungsbehörden relevant. Dem Betrieb sind mehrere Gesellschafter, mehrere Standorte, gewerberechtlich diverse einzelne An-, Um- und Abmeldungen, Haupt- und Nebentätigkeiten zugeordnet. Der Betrieb konsolidiert den Verlauf der Gewerbemeldungen in eine einzige Entität, die als Übersicht über alle relevanten Informationen dient und die verschiedenen Funktionen für jeden Anforderungsbereich bietet.

 Als „intuitiv und selbsterklärend“ bezeichnet der Leiter des Gewerbeamtes der Stadt Grafenau sein neues Gewerberegister geve|5. Die assistentengestützte Bedienung wie auch Farbcodes, die auf fehlende Informationen oder nicht der Übermittlungsnorm entsprechende Eingaben hinweisen, werden von den Sachbearbeiter*innen besonders geschätzt. Das moderne Gewerberegisterverfahren geve|5 bietet der IT in Grafenau Investitionssicherheit und reduziert den hausinternen DV-Support. Die selbsterklärende moderne Oberfläche machte nur eine kompakte Schulung ohne Vor-Ort-Termin erforderlich. Kurz- und langfristig optimiert die Workflow-Ausrichtung den digitalen Übermittlungsfluss, nicht nur an GEWAN.

 Mit dem Umstieg auf das neue Gewerbefachverfahren der EDV Ermtraud GmbH sind Kommunen für die zukünftigen Herausforderungen optimal gerüstet.  Zum 1.11.2023 ist die „gegenseitige Unterrichtung“, d.h. die rechtssichere Benachrichtigung zwischen den Gewerbeämtern im Falle einer Verlegung des Betriebssitzes, nach xGewerbeordnung nach mehrfachem Verschieben verpflichtend, voraussichtlich ab 2024 ist der „Freitext“-Austausch sicher zu stellen.

Rechtssichere elektronische Frei-Text-Kommunikation soll insbesondere die Abstimmung zwischen den Behörden optimieren, die von gewerbefachlichen Aspekten betroffen sind: Rückfragenklärungen bei erlaubnispflichtigen Gewerben zwischen Kreisverwaltung und Gemeinde, Meldung steuerlicher Abmeldungen an die Gewerberegister führende Kommune, Zuverlässigkeitsanfragen zu gewerbetreibenden Personen etc. sind vorgesehen. Hiermit werden insbesondere noch komplett analoge Prozesse der Ordnungsbehörden digitalisiert.

 Das Onlinezugangsgesetz strebt medienbruchfreie Verwaltungsprozesse an. Häufig sind noch Formulare herunterzuladen, ggf. online im PDF-Format auszufüllen, die jedoch in einem manuellen Bearbeitungsschritt auf dem Amt ins Fachverfahren finalisiert werden müssen. Hochplausibilisierte Online-Gewerbemeldungen wie mit der Lösung geve|Online und geve|5 bieten heute schon den durchgehend digitalen Weg mit medienbruchfreiem Import im Gewerbeverfahren. Als Spezialist für das Themenfeld Gewerbe bietet die EDV Ermtraud GmbH die erforderliche Expertise: vom Web-Modul, über das Registerverfahren geve|5 bis hin zu Auskunftssystemen.

 Durch die Mitarbeit der EDV Ermtraud GmbH in den Expertengremien, die xGewerbeordnung weiterentwickeln, sind die aktuellen und zukünftigen Projekte des Kommunalsoftwarehauses, das auf über 30 Jahre Erfahrung zurückblickt, „state oft the art“. Der Fachaustausch liefert wertvollen Input, der den Kunden in Support und Weiterentwicklung der Anwendungen zugutekommt.


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Hinweis Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Tobias Krumnow (Tel.: 02635/9224-12), verantwortlich.

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