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In 3 einfachen Schritten zur digitalen Archivierung


Von PaperOffice Europe

So machen Sie es richtig!

Eine effektive digitale Archivierung ist für Unternehmen von großer Bedeutung, um den Anforderungen einer digitalen Arbeitsumgebung gerecht zu werden. Mit der richtigen DMS-Software wie PaperOffice DMS können Unternehmen ihre Dokumentenverwaltung optimieren und effizienter arbeiten. In diesem Artikel stellen wir Ihnen drei Schritte vor, wie Sie mit PaperOffice DMS Ihre digitale Archivierung erfolgreich umsetzen können.

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Eine effektive digitale Archivierung ist für Unternehmen von großer Bedeutung, um den Anforderungen einer digitalen Arbeitsumgebung gerecht zu werden. Mit der richtigen DMS-Software wie PaperOffice DMS können Unternehmen ihre Dokumentenverwaltung optimieren und effizienter arbeiten. In diesem Artikel stellen wir Ihnen drei Schritte vor, wie Sie mit PaperOffice DMS Ihre digitale Archivierung erfolgreich umsetzen können.

Immer mehr Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren, da gesetzliche Bestimmungen eine rechtskonforme Dokumentenverwaltung erfordern.

Obwohl sich einige Unternehmen davor zögern, ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren, erkennen sie zunehmend den Druck und die Vorteile einer rechtskonformen digitalen Dokumentenverwaltung.

 

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die rechtskonforme Digitalisierung von Unternehmensdokumenten sind von entscheidender Bedeutung, um Bußgelder, Reputationsverluste und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

 

Daher ist es ratsam, bei der Dokumentenverwaltung auf eine zuverlässige und leistungsfähige Software-Lösung zu setzen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und effizientes Arbeiten unterstützt.

 

Schritt 1: Digitalisierung Ihrer Dokumente

Mit PaperOffice DMS können Sie Ihre physischen Dokumente in digitale Formate umwandeln. Scannen Sie Ihre Papierdokumente ein und speichern Sie sie sicher und zentral in der DMS-Software. Dadurch können Sie Platz sparen, den Zugriff auf Dokumente erleichtern und die Suche nach Informationen beschleunigen.

Schritt 2: Digitalisieren Sie Ihren bestehenden Aktenschrank

Übernehmen Sie Ihre bestehende Ordnerstruktur 1:1 in Ihrer Dokumentenverwaltung. Mit PaperOffice DMS haben Sie die Möglichkeit, Ihre digitalen Dokumente in einer übersichtlichen Struktur zu organisieren und zu verwalten. Legen Sie Kategorien, Tags und Metadaten fest, um Dokumente einfach zu finden und zu filtern. Sie können auch benutzerdefinierte Workflows und Genehmigungsprozesse einrichten, um den Dokumentenfluss effizient zu steuern.

Schritt 3: Automatisierung von Prozessen und Workflows

PaperOffice DMS bietet leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, um manuelle Aufgaben zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie das Zuweisen von Dokumenten, die Erstellung von Berichten oder die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Durch die Automatisierung können Sie Zeit sparen und Fehler minimieren.

 

Fazit

Mit PaperOffice DMS haben Unternehmen die Möglichkeit, ihr Dokumentenmanagement zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Die Digitalisierung von Dokumenten, die Organisierung und Verwaltung digitaler Dokumente sowie die Automatisierung von Prozessen sind wesentliche Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen Dokumentenmanagement. Nutzen Sie PaperOffice DMS, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Investieren Sie in eine moderne DMS-Lösung und bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe der Effizienz.

Die ultimative 5-Schritte Anleitung zum Download

Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens als herunterladbares Dokument erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Als Anbieter von Dokumentenmanagement-Software ist PaperOffice DMS der beste Partner für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten. Mit seiner flexiblen und umfassenden Lösung unterstützt PaperOffice Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie.

In unserem PaperOffice Blog haben wir einen weiteren Artikel, in welchem alle wichtigen Vorteile der Umsetzung der Digitalisierung im Unternehmen aufgelistet werden.

 

Für unsere Firmenkunden bieten wir zudem spezielle Einführungsschulungen an, um sicherzustellen, dass sie das Beste aus PaperOffice herausholen können. Für diejenigen, die sich lieber selbst einarbeiten möchten, haben wir eine umfangreiche Sammlung von Anleitungen und Erklärungen zu allen Funktionen auf unserem YouTube-Kanal bereitgestellt. Dort können Sie Schritt für Schritt lernen, wie Sie PaperOffice optimal nutzen und Ihre Dokumentenarchivierung revolutionieren.

 

 

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