Die ASM GmbH & Co. KG, einer der weltweit führenden Hersteller und Vollsortimenter im Bereich Jukebox-Systeme, verstärkt weiterhin sein Geschäftsfeld Öffentliche Verwaltung: Mit dem Landkreis Stade wurde ein neuer Kunde gewonnen. Die Behörde wird nunmehr ihren Gesamtbestand an Bauakten elektronisch in einer MO-Jukebox (MO = Magneto-Optische Laufwerke) von ASM aufbewahren und diese als digitales Archiv nutzen. Mit der Inbetriebnahme dieser Lösung betritt die 500 Mitarbeiter umfassende Kreisverwaltung von Stade Neuland: Bisher wurden die Akten in einem Papierarchiv aufbewahrt und teilweise, falls elektronisch vorhanden, auf lokalen Festplatten abgespeichert. Nach einer kurzen dreimonatigen Einführungsphase, in der das ASM-System auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst wurde, läuft die Jukebox nunmehr seit Januar 2002 im Echtbetrieb. In naher Zukunft sollen neben Bauakten auch andere Dokumente, wie Lohn- und Gehaltsabrechungen, Unterlagen zu Kfz-Zulassungen und Vorgänge zu Ordnungswidrigkeiten, in der Jukebox archiviert werden.
Aus mehreren Gründen hat sich der Landkreis Stade den Westersteder Jukebox-Hersteller ausgewählt: In erster Linie hat uns das Preis-Leistungs-Verhältnis dazu bewogen, uns für ASM zu entscheiden, erläutert Gerhard Timm, Leiter des EDV-Amtes bei der Kreisverwaltung Stade. Die Jukeboxen überzeugen vor allem durch ihre Ausstattung. Im Gegensatz zu den anderen Anbieter ist beispielsweise die Anzahl der Laufwerke bei ASM problemlos anpassbar. Zudem wurde uns eine günstige Gesamtlösung aus Hard- und Software-Komponenten angeboten, die vollständig unseren Vorstellungen entspricht. Wichtig ist dabei auch die garantierte Revisionssicherheit der Jukebox: Bauakten müssen so lange aufbewahrt werden, wie das betreffende Gebäude steht. Das kann sich über Jahrzehnte erstrecken, ergänzt Gerhard Timm.
Der EDV-Leiter verspricht sich vor allem zwei große Vorteile durch den Einsatz des ASM-Produkts: Wir werden durch die Nutzung des Systems unsere Effizienz steigern und erhebliche Kosten einsparen. Früher konnte nur eine Person jeweils eine Akte bearbeiten. Nunmehr haben mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff auf die Dokumente. Das bestehende Papier-Archiv war an seiner Kapazitätsgrenze angelangt. Stade stand vor der Alternative, auf einen neuen Raum auszuweichen oder die Jukebox einzuführen. Für Gerhard Timm hat das Projekt Digitale Archivierung jedoch erst begonnen: Wir stehen noch am Anfang. Zurzeit archivieren wir nur aktuelle Akten. Unser Ziel ist es aber, alle Akten im Papier-Archiv zu erfassen und digital aufzubewahren.
ASM hat bereits zahlreiche Kunden im Verwaltungsumfeld. Dazu zählen in Deutschland unter anderem der Landkreis Oldenburg, das Bayerische Grundbuchamt, die Universität Oldenburg, die Bundesdruckerei und das Deutsche Patentamt. Auch ausländische Behörden nutzen ASM-Jukeboxen, wie beispielsweise die Chosun University in Seoul, die Französische Weltraumbehörde CNES, das slowenische Parlament, die Nationalbibliotheken von Frankreich und Südkorea sowie mehrere thailändische Ministerien. Für Johann Deters, Geschäftsführer von ASM, liegen die Vorteile der ASM-Jukeboxen primär im modularen Aufbau: Wir konfigurieren unsere Jukeboxen für den jeweiligen Kunden individuell. Durch zertifizierte Integrationsmöglichkeiten von Laufwerken sind die Systeme jederzeit problemlos umrüstbar, falls beispielsweise Behörden wie die Kreisverwaltung Stade auf ein anderes Medium umstellen oder größere Speicherkapazitäten einsetzen wollen. Bei der MO-Jukebox handelt es sich um das Modell ASM 50/3 mit Doppelgreifer-Ausstattung. Die Lösung konnte problemlos in die heterogene IT-Umgebung des Landkreises Stade integriert werden und läuft unter einem Microsoft-Server SQL. Das System beinhaltet drei Laufwerke, die Speicherkapazitäten umfassen 50 Speichermedien mit insgesamt etwa 250 Gigabyte. Mit Hilfe ihrer bewährten Cardridge-Technologie schützt ASM die WORMs gegen Verschmutzung, UV-Strahlung sowie eventuell falsches Handling beim Im- und Export und gewährleistet dadurch absolute Revisionssicherheit für das Archivsystem.
X