Bei der Modernisierung der Verwaltung rückt der Gedanke einer durchgängig digitalen Prozessgestaltung immer stärker in den Vordergrund. Um einen möglichst effizienten Workflow zu gewährleisten, arbeiten Behörden vermehrt mit externen Partnern zusammen. Die Deutsche Post präsentiert auf der Messe MODERNER STAAT am 27./28. November 2007 in Berlin ihr Systemlösungsportfolio für die öffentliche Verwaltung.
Integrierte Konzepte zur Verwaltungsmodernisierung sind der Schlüssel für mehr Effizienz, besseren Bürgerservice und nachhaltige Haushaltsentlastungen. Bei der Umsetzung solcher Projekte ist die Deutsche Post ein verlässlicher und erfahrener Partner der öffentlichen Hand. Verwaltungen entlasten sich so von Backoffice-Aufgaben und realisieren bei steigender Qualität schnell haushaltswirksame Einsparungen. Die Konzerntochter Deutsche Post Com GmbH bietet Systemlösungen in den vier Kompetenzfeldern Dokumenten Services, Marketing Services, Kundenkontakt Services und Finanzprozess Services. Die Lösungen erschließen Optimierungspotenziale bei Kosten, Qualität und Geschwindigkeit.
Der diesjährige Schwerpunkt des Auftritts auf der Messe MODERNER STAAT liegt bei den Lösungen Digitalisierung Eingangspost, Digitalisierung Geschäftsbelege und Akten, elektronischer Postzustellungsauftrag sowie bei den Elektronischen Signatur Services.
Auch wenn die Bemühungen dahin gehen, möglichst viele Daten auf elektronischem Wege zu bekommen, wird die papiergebundene Kommunikation im Verwaltungsalltag auf absehbare Zeit der Normalzustand bleiben. Um dennoch einen durchgehend elektronischen Workflow sicher zu stellen, müssen die physischen Dokumente möglichst früh digitalisiert werden.
Dies erreicht die Lösung Digitalisierung Eingangspost: Die an die Verwaltung adressierten Sendungen werden im Briefzentrum aussortiert und für den Scannvorgang vorbereitet. Anschließend erfolgt die Digitalisierung durch Hochleistungsscanner in Digitalisierungsstationen der Deutschen Post. Aus den gescannten Dokumenten können optional per OCR-Schrifterkennung einzelne, vordefinierte Daten extrahiert und klassifiziert werden. Die gewonnen Images und Daten werden den Verwaltungen taggleich zur Verfügung gestellt. Erfolg: Bearbeitungs- und Reaktionszeiten der Behörde sinken deutlich. Der gesamte Arbeitsablauf ist zudem medienbruchfrei, da bereits von Anfang an elektronisch gearbeitet wird.
Die Deutsche Post digitalisiert auch bereits vorhandene Beleg- und Aktenbestände. Der Vorteil für die Verwaltung liegt auf der Hand: Der Lagerplatz kann anderweitig genutzt werden, und die elektronisch aufbereiteten Akten sind jederzeit digital zugänglich. Die Lösung bietet sich insbesondere bei der Umstellung auf elektronische Fachverfahren an.
Die Integrität und Authentizität der elektronischen Daten innerhalb der Fachverfahren können mit der Lösung SIGNTRUST CERT gesichert werden. Bei dieser fortgeschrittenen elektronischen Signatur erhalten die einzelnen Versender ein persönliches Zertifikat. Damit signierte Dokumente sind vertraulich, unveränderbar und eindeutig zuzuordnen. Die Implementierung der Mitarbeiter-Zertifikate erfolgt sehr einfach über gängige Mail-Gateways, wo zunächst ein Administrator oder Verantwortlicher innerhalb der Behörde identifiziert und mit einem Administrator-Zertifikat ausgestattet wird. Über dieses werden dann alle weiteren Mitarbeiter-Zertifikate im Trustcenter der Deutschen Post beantragt. Die Schnittstelle zwischen Mail-Gateway und Trustcenter arbeitet vollautomatisch und verringert die administrative Verwaltungs- und Wartungsarbeit um ein Vielfaches. Mail-Gateways haben den Vorteil, dass die Mitarbeiter ihre Mailprogramme wie gewohnt weiter nutzen können und sich nicht mit neuen Funktionen beschäftigen müssen. Die Signierung und Verschlüsselung einer Mitarbeiter-E-Mail erfolgt im Hintergrund nach vorgeschriebenen Regeln. Insgesamt entsteht so ein klarer Sicherheitsvorteil ohne großen Zeit- und Kostenaufwand.
Auf die Zeitersparnis durch Digitalisierung setzt die Lösung elektronischer Postzustellungsauftrag der Deutschen Post. Die Menge der Zustellungsurkunden und die damit verbundene Sorgfaltspflicht bedeutet für die Verwaltungen viel Aufwand. Die Deutsche Post scannt die nach der Aushändigung an den Empfänger zurück kommenden Urkunden und stellt sie der versendenden Behörde elektronisch zur Verfügung. Damit entfällt aufwändiges Abtippen der Daten, und der Bearbeitungsgang wird erheblich beschleunigt.
Messestand der Deutschen Post: Halle 7.2a, Stand 47
Fachvortrag von Experten der Deutschen Post:
28. November, 14.00 Uhr, Best Practice-Forum Halle 7.2c: Vortrag von Joachim Niebling, Organisationsreferat, Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle und Hermann-Josef Zorn, Deutsche Post Com GmbH: Digitalisierung von Eingangspost/Optimierung von Fachprozessen durch effizientes Schnittstellenmanagement
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