Die Archive in Deutschlands Büros quellen über, mehrere hundert Blatt Papier füllen beim durchschnittlichen Mittelständler jeden Tag die Aktenordner. Ein Zustand, der in vielen Unternehmen zum Problem wird, dies zeigte auch das große Interesse an einer Veranstaltung des HELD-Partners P.O.M. GmbH, die vor kurzem in Mettmann stattfand. In dem Workshop "Das Büro der Zukunft" erfuhren die Vertreter aus mittelständischen Unternehmen Wissenswertes über DMS, Archivierung, Prozessoptimierung und weitere Erfolgsfaktoren für ein effizientes Arbeiten im Büro. Auf besonderes Interesse stießen dabei die Themen digitale Personalakte und GDPdU.
Dr. Hartmut Storp, Unternehmensberater und Koryphäe auf dem Gebiet des Prozess- und Dokumentenmanagements, vermittelte den Teilnehmern des Workshops Grundlagen zum Thema Dokumenten Management, zog begriffliche Abgrenzungen zur elektronischen Archivierung und erörterte mögliche Einsatzbereiche von DMS, etwa im Rahmen von GDPdU oder für die Belegarchivierung. Als Vertriebspartner der P.O.M. GmbH erklärte ein Vertreter von HELD am Beispiel von REGISAFE economie die wesentlichen Funktionen, Einsatzgebiete und den Nutzen von Dokumenten Management Systemen.
Die Besucher nutzten die Veranstaltung vor allem zum Know-how-Austausch mit anderen Teilnehmern. Hier stellte sich heraus, dass es allen am gleichen Schuh drückt. Ich erhoffe mir vom DMS-Einsatz eine Arbeitsersparnis, so die exemplarische Erwartung eines Besuchers, also dass ich die Dinge, die ich suche, schneller finde und den Platz, den ich mit dem Archiv fülle, dann sparen kann. Darüber hinaus möchte ich auch über ein reines Dokumenten Management System hinaus ein Workflow Management aufbauen, dass auch die Arbeitsabläufe in der Firma besser organisiert.
Eine anschließende Teilnehmerbefragung brachte ein durchweg positives Feedback zu Tage. Ich habe gesehen, was es für Lösungen gibt und einen guten Einblick bekommen, wie das geht und welches das richtige System ist, hieß es. Was können DMS im Einzelnen? Bieten alle das Gleiche? Gibt es ein individuell auf meine Bedürfnisse abgestimmtes System? Der Workshop hat gezeigt: Noch herrscht großer Informationsbedarf gerade im kleinen Mittelstand; Veranstaltungen wie in Mettmann stoßen daher auf mehr als offene Ohren bei der Zielgruppe.
Über HELD:
HELD gilt bundesweit als eines der führenden System- und Beratungshäuser im Gesamtbereich Büroorganisation. Eine anerkannte Pionierleistung des Unternehmens ist die Synchronisation von papierbasierter mit EDV-gestützter Verwaltung. Davon profitieren öffentliche Verwaltungen und Kommunen, Kirchen und Krankenhäuser sowie klein- und mittelständige Unternehmen: Sie können nahtlos elektronische Lösungen einführen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Zum Anwendungsstandard entwickelte sich das integrierte Dokumentenmanagementsystem REGISAFE, das zum Produktbereich Software & Systeme gehört. Daneben präsentiert sich HELD auch mit den Produktbereichen Ordnung & Archiv, Möbel & Spezialmöbel und Planung & Beratung. Gegründet wurde HELD im Jahr 1952. Der Stammsitz der Firma HELD ist in Stuttgart, eine Niederlassung befindet sich in Neu-Ulm, mit Vertriebsbüros ist HELD in Dresden, München, Bonn und Lübeck vertreten.
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