Waldbronn, 01. März 2002. Die Mikromatic GmbH hat ihre Scannererfassungssoftware TIFFCapture um eine Schnittstelle an das Dokumenten-Management- und Archiv-System windream erweitert. Mit der daraus entstehenden Lösung werden Papierdokumente eingescannt, indexiert und archiviert. Unternehmen und Organisationen können in kürzerer Zeit ihre Papierdokumente digitalisieren und mit windream elektronisch verwalten und archivieren. Da windream sich komplett in das Windows-Betriebssystem integriert, ist für den geübten Windows-Anwender der Einarbeitungsaufwand in das Dokumenten-Management- und Archiv-System gering. Sind in dem Archiv besonders sensible Daten enthalten, so können diese mit einem hohen Zugriffschutz versehen werden. Anwender, die auf den Dokumenten-Bestand zugreifen wollen, müssen sich mit ihrer elektronischen Unterschrift auf dem Unterschriftenpad graphire legitimieren. Die dahinterliegende Verifizierungs-Software Penflow prüft an Hand von Schreibdruck und geschwindigkeit, ob die Unterschrift korrekt ist oder gefälscht wurde. Mikromatic präsentiert die Lösung auf der CeBIT am Messestand der windream GmbH in der Halle 1, Stand 8i1.
Für Unternehmen und Organisationen ist die Übergabe von Papierdokumenten an ein Dokumenten-Management-System ohne geeignete Software-Unterstützung ein zeitaufwendiges Unterfangen. Die Dokumente müssen eingescannt und aufbereitet werden. Schließlich müssen der dann vorliegenden Datei Indexe zugewiesen werden, mit denen das Dokument verwaltet wird. Zu guter letzt wird dann das Dokument mit den Indexen im Dokumenten-Management-System gespeichert.
Durch die Kombination von TIFFCapture und windream reduzieren sich diese aufwendigen Tätigkeiten. TIFFCapture ist eine speziell für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen konzipierte Scanner-Erfassungssoftware, die sämtliche Scanfunktionen für die Imageaufbereitung und Indexierung bei voller Scangeschwindigkeit unterstützt. Die zu digitalisierenden Dokumente werden automatisch ausgerichtet, ggf. gedreht sowie schwarze Ränder und auch Leerseiten gelöscht.
Den Flaschenhals beseitigen
Das Indexieren von Dokumenten erfolgt anhand bestimmter Kriterien und Hilfsmittel. Abhängig vom Belegvolumen kann der Anwender zwischen einem manuellen oder automatischen Verfahren entscheiden. Während beim manuellen Verfahren die Indexe vom Anwender eingegeben werden müssen, übernimmt dies beim automatischen Verfahren die Software. Dabei arbeitet TIFFCapture interaktiv mit der automatischen Identifikation und Dokumentenanalyse FormsRec AI-DA der Kleindienst Datentechnik AG. Somit können nicht nur strukturierte Formulare, wie Bestellungen oder Fragebögen, sondern auch halb- oder unstrukturierte Dokumente automatisch verarbeitet werden. Halbstrukturierte Dokumente besitzen variable Koordinaten, wie z.B. Rechnungen und Lieferscheine. Unstrukturierte Dokumente enthalten freie, nicht vordefinierte Informationen meist als Fließtext. Typische Beispiele sind Bewerbungen, Werbeschreiben oder Kündigungen. Das Erkennen der Indexe ist über zwei Wege möglich. Dokumente werden nach ihrer Klasse (z.B. Rechnung, Bestellung, Lieferschein) oder nach ihrem Typ (alle Rechnungen eines Lieferanten) klassifiziert. Dafür werden zunächst auf der Textebene alle Objekte eines Dokumentes erkannt und anhand vordefinierter Interpretationsregeln gelesen.
Das trainierte Verfahren orientiert sich an bestimmten Merkmalen, die fix oder variabel im Image positioniert sind. Für die Dokumenttyp-Erkennung werden Formularschlüssel herangezogen, Logos erkannt und zugeordnet, geometrische Objekte wie Linien und Kästchen werden betrachtet, Textobjekte an geometrisch fixen Positionen erkannt. Zusätzlich analysiert der Dokumenten-Interpreter die Daten aus Images nach hinterlegten Interpretationsregeln wie Formularbeschreibungen, Regelwerken, Adressblocksuche und Feldstruktur-Analyse ( z.B. TT.MM.JJ für Datum).
Mit dieser Vorgehensweise können grosse Dokumentmengen wie zum Beispiel Rechnungen und Lieferscheine ohne mühevolles Sortieren gescannt und die relevanten Indexkriterien wie Rechnungsnummer und -datum automatisch aus dem Dokument extrahiert werden. Die Indexinformationen können dann durch einen Datenabgleich mit beispielsweise einer Adressdatenbank ergänzt werden, bevor der Transfer samt dem Dokument an windream erfolgt.
Zugriff auf das Archiv nur über die eigenhändige Unterschrift
Will der Anwender nun auf die archivierten Dokumente zugreifen, muß er sich mit Hilfe seiner Unterschrift identifizieren. Die elektronische Unterschrift als Identifikationsmerkmal hat gegenüber einem Passwort oder einer Identifikationskarte den Vorteil, dass sie nicht gestohlen oder gefälscht werden kann. Denn die Verifizierungssoftware PenFlow identifiziert anhand biometrischer Merkmale die geleistete elektronische Unterschrift. Dabei vergleicht die Software nicht nur das Bitmap einer Unterschrift mittels ihrer grafischen Charakteristiken, sondern misst die Schreibgeschwindigkeit, den Schreibdruck und die Schreibpausen. Diese Merkmale sind bei jedem Menschen anders ausgeprägt und können nicht gefälscht werden.
Verfügbarkeit
Die Schnittstelle zwischen TIFFCapture und windream ist ab sofort erhältlich und im Standardumfang von TIFFCapture Gold enthalten.. Weitere Informationen können telefonisch (+49-(0) 7243 / 5699-0) oder per E-Mail (info@mikromatic.de) angefordert werden.
Über das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream
windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert.
Nach der anfänglichen Entwicklung einer Einzelplatzversion im Jahre 1998 und einer anschließenden netzwerkfähigen Mehrplatzversion ist windream seit dem Frühjahr 2001 in der aktuellen Version 3.0 erhältlich. Diese Version wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt.
Über die Mikromatic GmbH:
Die Mikromatic GmbH gilt seit Unternehmensgründung im Jahr 1979 als zuverlässiger Dienstleister im Bereich Dokumenten-Management. Neben der Eigenentwicklung der TIFFCapture Scanner-Erfassungssoftware und dem Produktionssteuerungssystem WORKCapture für Dienstleister und inhouse - Installationen hat sich die Mikromatic GmbH auf Komplettlösungen im Bereich des Digitalen Dokumenten-Management und des Digitalen Publishing spezialisiert. Systemintegration, Softwareentwicklungen, das Auslesen und automatische Indexieren per ICR/OCR, Outsourcing-Projekte und das Facility-Management (inhouse - Archivierung) zählen neben Consulting und der Installation von Soft- und Hardware zum Leistungsangebot der Mikromatic GmbH. Dazu integriert Mikromatic Produkte verschiedener Hersteller zu einer funktionierenden Gesamtlösung.
Die Mikromatic GmbH gehört seit 1999 zu der ebenfalls in Waldbronn ansässigen Taller-Gruppe. Die Taller-Gruppe zählt weltweit zu den führenden Herstellern von Steckerbrücken und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit 40 Mitarbeiter.
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