Die COMTRiX GmbH, einer der führenden Automatisierungs-Spezialisten für logistische Prozesse, hat seine Produkt-Palette um eine automatische Eingangsrechnungs-Kontrollkomponente erweitert. Die automatische Eingangsrechnungs-Kontrolle verfügt über ein enormes Potential, Geld und Zeit zu sparen. Es handelt sich bei diesem Modul nicht um ein organisatorisches Hilfsmittel, sondern um einen Echt-Daten Komparations-Mechanismus, der die Ist-Daten aus der Eingangsrechnung mit den Plan-Daten aus dem Auftrag leistungsbezogen analysiert, auflöst oder ggf. zur Klärung abstellt. Darüberhinaus können alle Eingangsrechnungs-Dokumente barcodiert, gescannt und archiviert werden, so dass jederzeit ein Sofortzugriff auf die mit der Eingangsrechnung verbundenen Aufträge und Dokumente möglich ist. Über eine integrierte Email-Komponente können die Rechnungen und die archivierten Dokumente bei Bedarf weitergeleitet werden und - wenn gewünscht - auch optional auch im Track- und Trace-System "tracktrix" für Kunden, Lieferanten oder andere Firmen- und Benutzergruppen bereitgesellt werden.
Für welche Betriebe ist dieses Modul geeignet und wie funktioniert es ? Geeignet ist dieses Modul für alle Unternehmen, die speditionelle Dienstleistungen nachfragen, insbesondere die verladende Industrie.
Das Unternehmen verfügt über das Grundprogramm 4ward, in dem alle speditionellen Prozesse des Betriebes im Inbound oder Outbound dargestellt und über im System hinterlegten Dienstleistungs-Tarife automatisch bewertet und als Plankosten gespeichert werden können. D.h. alle Aufträge sind bereits im Anlage-Stadium vorkalkuliert und mit den korrekten Kosten bewertet. Da 4ward status-basiert ist, kann die Bewertung beim Erreichen bzw. Setzen eines beliebigen definierten Status angestoßen werden, z.B. um die Vervollständigung der Aufträge abzuwarten.
Sowohl bei der Plankosten-Generierung als auch bei der Eingangsrechnungs-Übernahme können verschiedene Währungen verarbeitet und automatisch in die Hauswährung umgewandelt werden, um eine unmittelbare Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Für die Erfassung der Wechselkurse stehen entsprechende Menüs in 4ward bereit. Ebenfalls können die Regeln zur Ermittlung der korrekten Mehrwertsteuer dank eines Mehrwertsteuer-Editors im System hinterlegt werden, so dass eine hochgradige Automatisierung der Abläufe möglich ist.
Den Dienstleistern können dann die Aufträge per DFÜ z.B. als IFTMIN-Dateien übermittelt werden. Und diese senden wiederum nach Erfüllung der Aufträge ihre Rechnungen per DFÜ an 4ward zurück. Die in 4ward integrierte Kontrollkomponente prüft automatisch, welche Aufträge mit der Eingangsrechnung abgerechnet werden sollen, übernimmt die Plankosten von den betreffenden Aufträgen und warnt bei Abweichungen.
Diverse Freigabe-Mechanismen, Kontrollstrukturen, Auswertungen und Statistiken ermöglichen nicht nur eine wesentlich schnellere und präzisere Prüfung und Verarbeitung der Eingangsrechnungen, sondern stellen auch den Transfer verschiedenster Qualitätsindikatoren aus dem Verrechnungsprozess in die Business Intelligence des Unternehmens sicher.
Selbstverständlich können die freigegebenen Eingangsrechnungen in eine angeschlossene Finanzbuchhaltung mit den buchhaltungsrelevanten Daten übergeleitet werden. Sofern die angeschlossene Finanzbuchhaltung, in der Lage ist offene Posten zurückzuliefern, kann auf 4ward-Seite das zulässige rollenspezifische Kredit-Limit überprüft und für Warn- und Sperrzwecke herangezogen werden.
Wir freuen uns, dass dieses Produkt von der Jury der Initiative Mittelstand aufgrund seines Nutzwertes, seiner Mittelstandseignung und seines Potentials das Prädikat "Innovationsprodukt 2008" verliehen worden ist.
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