Heusenstamm, 1. Juli 2008 Die Kleins Backstube Stadtbäckerei Hürth GmbH setzt seit kurzem das Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow zur digitalen Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente ein. Der Bäckereifachbetrieb profitiert dadurch von einer strukturierten, zentralen Ablage aller Dokumente sowie der Möglichkeit, Unterlagen über die ArcFlow-Suchfunktion schnell und einfach wiederzufinden.
Etwa 2000 Dokumente vorwiegend Lieferscheine und Rechnungen gehen bei Kleins Backstube monatlich ein und aus. Bisher bewahrte das Unternehmen sämtliche Unterlagen alphabetisch sortiert in Aktenordnern auf. Durch das Wachstum des Unternehmens und der damit einhergehenden steigenden Zahl an Dokumenten wurde es für Kleins Backstube immer zeitaufwändiger und komplizierter, wichtige Unterlagen wiederzufinden. Der Bäckereifachbetrieb entschied sich daher für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems, das alle Belege in digitaler Form strukturiert ablegt und archiviert. Nach einem mehrmonatigen Auswahlprozess fiel die Wahl auf ArcFlow.
Überzeugt hat das Unternehmen zum einen die einfache Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit des Systems. Zum anderen war die ausgereifte Suchfunktion ausschlaggebend für die Entscheidung. Da ArcFlow bei sämtlichen Dokumenten eine Volltexterkennung durchführt, können die Mitarbeiter bei Kleins Backstube die gewünschten Unterlagen jetzt über beliebige Stichworte wiederfinden. Selbst grafische Quellen wie eingescannte Dokumente, deren Inhalt normalerweise nicht indexiert und für die Volltextsuche zur Verfügung gestellt werden kann, übernimmt ArcFlow beim Archivieren über ein OCR-Modul in den Index. Anwender können diese Dateien so über die Suche wiederfinden. Und schließlich war ein weiterer Grund für die Wahl des Bäckereifachbetriebs die Leistungsfähigkeit der zugrunde liegenden Datenbank CONZEPT 16, die Kleins Backstube bereits als Basis ihres ERP-Systems Marvin einsetzt.
Neben der Buchhaltung kommt ArcFlow auch in der Personalabteilung, der Kunden- und Filialbetreuung sowie in der Geschäftsleitung zum Einsatz. ArcFlow scannt sämtliche Dokumente per Stapelscan ein und legt sie anschließend automatisch in den dazugehörigen Ordnern ab. Die Suche nach einem bestimmten Dokument erfolgt entweder durch direkten Zugriff auf den Dateiordner oder über die Suchfunktion. Das Ergebnis der Suche steht den Mitarbeitern bei Kleins Backstube sofort zur Verfügung. Darüber hinaus nutzt die Geschäftsleitung das Workflow-Modul von ArcFlow, um sich an wiederkehrende Termine erinnern zu lassen wie beispielsweise die jährliche Überprüfung der Feuerlöscher in allen Filialen.
In einem Unternehmen unserer Größenordnung findet man sich ohne ein Dokumentenmanagement-System nicht mehr zurecht, so Johannes Wilden, Verwaltungsleiter bei der Kleins Backstube Stadtbäckerei Hürth GmbH. Durch die strukturierte Dokumentenablage und die Suchfunktion können wir jetzt sehr viel effizienter arbeiten, weil uns alle wichtigen Informationen zeitnah zur Verfügung stehen.
Über die Kleins Backstube Stadtbäckerei Hürth GmbH
Kleins Backstube Stadtbäckerei Hürth wurde 1872 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Hürth bei Köln. Etwa 400 Mitarbeiter sind in den 62 Filialen in 13 Städten tätig. Neben der täglichen Ladenkundschaft beliefert der Bäckereifachbetrieb Hotels, Krankenhäuser, Altenheime, Kioske, Bundeswehreinrichtungen sowie Gaststätten und Restaurants. Zu den dauerhaften Kunden des Bäckereifachbetriebs gehören unter anderem Ikea, die Accor-Hotelgruppe, die Uniklinik Köln sowie die AachenMünchener. Weitere Informationen gibt es unter www.kleins-backstube.de.
X