Die Deutsche Post digitalisiert für das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) eingehende Anträge auf die Umweltprämie für die Verschrottung von Altautos. Dadurch wird die zügige und reibungslose Abwicklung der zu erwartenden Antragsflut gewährleistet. Schätzungen gehen davon aus, dass die Deutsche Post der BAFA kurzfristig in diesem Zusammenhang mehr als 3 Millionen zusätzliche Dokumente elektronisch zur Verfügung stellen wird.
Die Partnerschaft mit der Deutschen Post birgt für das BAFA gleich mehrere Vorteile: Unsere eigenen Kapazitäten könnten ein so großes Projekt in so kurzer Zeit nur schwer bewältigen. Durch die Zusammenarbeit mit der Deutschen Post entlasten wir unsere Poststelle von diesem hohen Eingangsvolumen und müssen uns keine Gedanken machen, wie viel Anträge an welchem Tag eingehen. Darum kümmert sich der Partner. Und der arbeitet höchst zuverlässig, wie wir aus der bisherigen Arbeit bereits wissen, so Joachim Niebling, Organisationsmitarbeiter beim BAFA.
Insgesamt 1,5 Milliarden Euro hat die Bundesregierung im Zuge des Konjunkturpakets II als Umweltprämie für die Verschrottung alter Autos zur Verfügung gestellt. 2.500 Euro winken jedem Bundesbürger, der sein mindestens neun Jahre altes Auto entsorgen lässt und sich dafür ein maximal ein Jahr altes Fahrzeug zulegt. Zuständig für die Abwicklung der Prämie ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) im hessischen Eschborn.
Dort hat das Programm der Bundesregierung eine regelrechte Anfragewelle ausgelöst. Bis zu 270.000 Anrufe an einem Tag registrierte die Telefon-Hotline des Amtes. Seit 27. Januar steht der Antrag auf der Website des BAFA zum Herunterladen bereit. Die Behörde rechnet damit, dass rund 300.000 Bundesbürger einen Antrag auf Auszahlung der Umweltprämie stellen. Wer die Prämie erhalten will, muss den Antrag ausgefüllt und unterschrieben per Post an das BAFA schicken zusammen mit dem Verwertungsnachweis des Altfahrzeuges sowie Kopien der Zulassungsbescheinigungen sowohl des alten als auch des neu zugelassenen Autos. Das bedeutet pro Antragsteller zehn bis zwölf Blätter und damit einen zusätzlichen Posteingang von rund drei Millionen Blatt Papier.
Die behördeneigene Poststelle stößt angesichts des zu erwartenden Sendungsvolumens und der Kürze der Vorbereitungszeit allerdings an ihre Grenzen. Um solche hohen Schwankungen im Sendungsvolumen und damit unnötige Verzögerungen bei der Bearbeitung der Anträge zu vermeiden, vertraut das Amt seit 2006 auf einen externen Partner im Bereich der Posteingangsbearbeitung: die Deutsche Post. Der Bonner Konzern arbeitet mit dem BAFA bereits bei der Eingangsbearbeitung und Digitalisierung von Förderanträgen für regenerative Energien erfolgreich zusammen und weitet diese Zusammenarbeit nun aus.
Der Digitalisierungsprozess ist einfach und effektiv: Sämtliche Anträge gehen per Direktempfänger-Postleitzahl frühzeitig in die Digitalisierungsstation der Deutschen Post in Frankfurt ein. Das ermöglicht eine schnelle Verarbeitung der jeweils rund zehn Blatt umfassenden Anträge. Diese werden in Hochleistungsscannern digitalisiert, anhand der aufgedruckten Barcodes zugeordnet und noch im Verlauf des Eingangstages elektronisch dem BAFA zur Verfügung gestellt. Somit kann das BAFA auf Basis der elektronischen Informationen sofort mit der Bearbeitung der Anträge beginnen, der Gesamtprozess wird schlanker und schneller. Die physischen Dokumente werden von der Deutschen Post zwischengelagert und nach Freigabe durch das BAFA vernichtet. Ingo Bohlken, Chief Marketing Officer Brief bei der Deutschen Post, betont die Leistungsfähigkeit dieser Lösung: Wir sind in der Lage, in kürzester Zeit auch sehr große Postmengen in elektronische Dokumente umzuwandeln. Damit können wir unsere Kunden kurzfristig bei hohen Sendungsmengen entlasten und gleichzeitig geht die Bearbeitung für sie viel schneller, weil die Daten direkt elektronisch vorliegen.
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