Mindjet erklärt, wie Wissensarbeiter erfolgreich durch die Krise kommen
San Francisco/ Alzenau, 5. August 2009 - Die wirtschaftliche Krise verändert die Arbeitswelt. Unternehmen stellen weniger neues Personal ein, die Belastung für jeden Einzelnen steigt. Auch die aktuelle Mindjet Umfrage unter Wissensarbeitern hat diesen Trend bestätigt: 56% der Befragten gehen von mehr, 14% sogar von viel mehr Arbeit für den Einzelnen aus. (Die ausführliche Auswertung der Studie mit 186 Teilnehmern erhalten Sie unter http://emea.mindjet.com/media/Mindjet-Umfrage-2009.pdf oder bei der HBI)
Wie also mit den steigenden Anforderungen umgehen? Mindjet hat hierzu vier Expertenstrategien entwickelt. Die erste und einfachste Regel: Weg mit ineffizienten Meetings! Die Mindjet Umfrage hat es auch wieder belegt, schließlich beklagen 51% Meetings als die größten Zeitfresser im Arbeitsalltag. Fast 9 Stunden pro Woche verbringen Führungskräfte in Arbeitstreffen. Es lohnt sich also Alternativen zu prüfen, Besprechungen auch einmal abzusagen oder nur an bestimmten Tagesordnungspunkten teilzunehmen. Das ist nicht unhöflich, sondern nur effektiv. Meetings sollten gut vorbereitet sein, keine Handys, Laptops oder Anrufe sollten die Besprechung stören. Wichtig ist auch, dass vorher Ziele festgelegt und nachher Ergebnisse festgehalten und Aufgaben verteilt werden. Denn nur so endet das Meeting nicht im sinnlosen Palaver. Ein gutes Mittel zur Strukturierung von Meeting ist der Einsatz von MindManager, so lassen sich Ergebnisse, Arbeitsaufträge und Infomaterial schnell und unkompliziert festhalten und ordnen.
Der zweite wichtige Tipp ist ein gutes Zeitmanagement. Jeder Wissensarbeiter sollte versuchen, seine Zeit so effektiv wie möglich einzuteilen. Hilfreich sind hierbei so gängige Methoden, wie die To-Do-Liste. Sie verschafft einen guten Überblick und hilft dabei Aufgaben zu priorisieren. Ganz einfach lässt sich so eine Liste mit Mindmaps umsetzen. Diese erlauben es, einzelne Punkte leicht zu verschieben, mit Symbolen zu versehen und Abhängigkeiten darzustellen.
Ein weiterer großer Zeitfresser ist die Suche nach Dokumenten. 38% der Teilnehmer an der Mindjet-Umfrage gaben an, dass sie dafür einen großen Teil ihrer Zeit aufwenden müssen. Durch die elektronischen Medien vervielfacht sich die Menge an Informationen unaufhaltsam, gleichzeitig wird es immer schwieriger die nötigen und wichtigen Daten auch ausfindig zu machen. Ein gutes Informationsmanagement trägt also erheblich dazu bei, Zeit zu sparen, den Arbeitsfluss und die Konzentration zu erhalten und vor allem das Potential der vielen Dokumente optimal zu nützen.
Einen großer Teil der Informationsflut wird durch den E-Mail-Verkehr bedingt. Ein wichtiger Ratschlag ist es deshalb, genau zu prüfen, wer alles in einem Verteiler enthalten sein muss, oder auch einfach Zeiten festzulegen, in denen E-Mails gelesen und bearbeitet werden und Zeiten, in denen Outlook einfach geschlossen wird.
Um der Datenflut Herr zu werden, empfiehlt es sich außerdem Verantwortungen innerhalb eines Teams aufzuteilen. Es hilft ungemein, wenn man die Intelligenz der Gruppe nutzt um Probleme und Projekte schneller und erfolgreicher zu bewältigen. Die Teamarbeit kann beispielsweise durch Collaboration-Lösungen wie Mindjet Connect oder MindManager Web verbessert werden. Diese erlauben es mehreren Nutzern gleichzeitig an ein und demselben Dokument zu arbeiten und beschleunigen so diverse Arbeitsprozesse. Außerdem entstehen nicht ständig neue Versionen von Dokumenten, die dann hin- und hergeschickt werden müssen. Die Kommunikation wird durch integrierte Chat- und Netviewer-Sessions zusätzlich verbessert.
"Wir wissen, wie wichtig für viele Wissensarbeiter eine gute Organisation ihres Arbeitsalltags ist. Nicht zu letzt deswegen nutzen ja bereits so viele von ihnen unsere Produkte", so Uwe Richter, Vice President EMEA bei Mindjet. "Mit unserer Umfrage haben wir vier große Problemfelder und Zeitfresser identifiziert und bieten nun einige Tipps und Anregungen, um Strukturen und Prozesse erfolgreich zu verbessern. Wir unterstützen Wissensarbeiter dabei, noch effektiver und produktiver zu arbeiten und ihren Berufsalltag stressfrei zu bewältigen."
Ausführliche Tipps zur effizienten Organisation des Büroalltags finden Sie unter http://emea.mindjet.com/media/Mindjet-Erfolgreich-durch-die-Krise.pdf
Die Ergebnisse der neuesten Mindjet-Umfrage finden Sie unter http://emea.mindjet.com/media/Mindjet-Umfrage-2009.pdf
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