Im Auftrag von Ricoh, einem weltweit führenden Lösungsanbieter für das unternehmensweite Dokumentenmanagement, hat Coleman Parkes Research den Ricoh Document Governance Index ermittelt. Laut dieser Studie wenden europäische Unternehmen mehr als 14 Milliarden Euro pro Jahr für das Dokumentenmanagement auf. Obwohl in Unternehmen bis zu fünf Prozent des Jahresumsatzes für das Dokumentenmanagement ausgegeben werden, setzen lediglich 40 Prozent der befragten deutschen Unternehmen in diesem Bereich auf eine nachhaltige Strategie.
Eine strategische Herangehensweise an das unternehmensweite Dokumenten-management oder das Outsourcing der dazugehörigen Aufgaben bietet Unter-nehmen kurz- und langfristige Vorteile: Kostensenkungen, geringere Umwelt-belastungen, erhöhte Dokumentensicherheit und eine bessere Ressourcen¬vertei-lung. Somit können sich Führungskräfte besser auf die Weiterentwicklung des eigentlichen Kerngeschäftes konzentrieren.
60 Prozent der deutschen Führungskräfte, europaweit sind es 77 Prozent, sind sich der Einsparmöglichkeiten durch ein optimiertes Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber nur sporadisch und unsystematisch. Während 44 Prozent aktiv die Dokumentenkosten kontrollieren, ist sich knapp ein Drittel der Befragten 32 Prozent über deren Höhe völlig im Unklaren. Durch eine Optimierung des Dokumentenmanagements sind Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent möglich. Der Studie zufolge verschenken viele Organisationen Potenzial, auch mit Blick auf die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auf die Umweltbilanz des Unternehmens.
Die Studie verdeutlicht, dass der Bereich Dokumentenmanagement in europäischen Unternehmen nicht zentralisiert ist. Auch mangelt es oft an einer einheitlichen Regelung der Zuständigkeiten für diesen Bereich. Die Mehrzahl der Befragten in Deutschland sagt, dass in ihrem Unternehmen die Verantwortung für den Bereich Dokumentenmanagement auf mehrere Schultern verteilt ist; in 60 Prozent der Unternehmen liegt diese Verantwortung bei jedem einzelnen Mitarbeiter. Dabei gaben 64 Prozent der Unternehmen an, dass Bereichsleiter, wie zum Beispiel Personalchefs, Büroleiter sowie Vertriebs- und Marketingleiter, zumindest einen Teil der Verantwortung für das Dokumentenmanagement übernähmen. Ein zentralisierter Ansatz mit neu gestalteten Dokumentenmanagement-Prozessen, die auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind, würde eine umfassende Ausschöpfung des Einsparpotenzials ermöglichen.
Führungskräfte müssen Geschäftsabläufe ständig optimieren, doch dabei bleiben die Prozesse des unternehmensweiten Dokumentenmanagements in vielen Organisationen unberücksichtigt, erklärt Simon Sasaki, CEO von Ricoh Europe. Obwohl sie die unmittelbaren Vorteile kennen, setzen die meisten Unternehmen in Europa keine Strategie für das Dokumentenmanagement um. Hohe Ausgaben, geringere Produktivität und Dokumentensicherheit sowie negative Auswirkungen auf die CO2-Bilanz sind die Folge. In diesem oft vernachlässigten Bereich sollten Führungskräfte den direkten und strategischen Nutzen für ihr Unternehmen genau im Blick haben und die Verantwortung für das unternehmensweite Dokumentenmanagement einem leitenden Angestellten übertragen. Die Effizienz dieses Bereichs lässt sich mit einfachen Mitteln optimieren, und Ricoh bietet seinen Kunden hierbei einen echten Mehrwert. Als erfahrener Lösungsanbieter steigern wir bei unseren Kunden die Produktivität und Dokumentensicherheit. Wir verbessern ihre Arbeitsabläufe rund um das Dokument und berücksichtigen dabei die entsprechenden Bedürfnisse jeder einzelnen Abteilung."
Document Governance in der Praxis:
Eine bedeutende europäische Nichtregierungsorganisation mit über 2.000 Mitarbeitern in Deutschland wollte die Benutzerfreundlichkeit, den Papierverbrauch und die automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterial optimieren. Durch die Standardisierung der Druckinfrastruktur im Rahmen einer umfassenden Gesamtlösung konnte Ricoh die Kosten für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement um rund 30 Prozent senken.
Eine Supermarktkette in Großbritannien und Nordirland mit 502 Filialen und 209 Verbrauchermärkten verzeichnete intern ein Ansteigen des Druck- und Kopieraufkommens, verfügte jedoch nur über eine teure und ineffiziente Druckinfrastruktur. Mit der Ausgliederung aller Druckdienstleistungen an Ricoh konnte das Unternehmen innerhalb von drei Jahren eine halbe Million Britische Pfund einsparen. In einer zweiten Projektphase wurden mit dem Austausch der Arbeitsplatzdrucker durch effizientere und kostengünstigere Drucksysteme weitere 500.000 Britische Pfund eingespart.
Ein globaler Vermarkter von Sportschuhen mit über 30.000 Beschäftigten wollte seine Supply Chain optimieren. Die Gewährleistung der stabilen, sicheren und den gesetzlichen Vorgaben entsprechenden elektronischen Abrechnungsprozesse beansprucht viele Ressourcen. Bei diesem komplexen und zeitaufwändigen internen Prozess fielen Kosten von ungefähr vier Millionen Euro pro Jahr für den Versand von 4,5 Millionen gedruckten Rechnungen an. Im Rahmen einer Ausgliederung der gesamten Rechnungsverwaltung steuerte Ricoh die Umstellung von der gedruckten zur elektronischen Rechnung und übernahm das gesamte Druckmanagement der Rechnungsstellung. Über die kommenden drei Jahre sollen so Einsparungen von schätzungsweise drei Millionen Euro erzielt werden.
Whitepaper und weitere Informationen zur Studie stehen unter www.ricoh.de/research zum Download zur Verfügung.
Ricoh Document Governance Index"
Der "Ricoh Document Governance Index" wurde für Ricoh Europe vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research im Rahmen von 311 detaillierten Interviews mit Führungskräften (C-Level oder vergleichbar) mittlerer und großer Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Medien in allen Teilen Europas ermittelt. Die Interviews fanden in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Großbritannien und Nordirland statt. Die Interviews fanden zwischen Juli und August 2009 statt. Die Erhebung wurde so durchgeführt, dass repräsentative Aussagen für ganz Europa und für jeden angesprochenen vertikalen Sektor gemacht werden konnten
Kurzprofil Ricoh Company
Die Ricoh Company Ltd. (Ricoh Company) ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen, das sich auf die Märkte für digitale Bürokommunikation und Produktionsdruck spezialisiert hat. Das Unternehmen beschäftigt über 108.500 Mitarbeiter in den Regionen Europa, Nord- und Südamerika, Asien-Pazifik, China und Japan. Der Hauptsitz des Konzerns befindet sich in Tokio (Japan).
Die Ricoh Europe Plc ist eine Kapitalgesellschaft und EMEA-Hauptquartier der Ricoh Company mit Sitz in London im Vereinigten Königreich und in Amstelveen in den Niederlanden. Der EMEA-Verbund umfasst mehr als 35 Tochterunternehmen.
In dem am 31. März 2009 abgeschlossenen Geschäftsjahr erwirtschaftete Ricoh mit seinen Unternehmen im europäischen Wirtschaftsbereich einen Ertrag von 523,4 Mrd. YEN. Das entspricht 25,0 Prozent des Gesamtumsatzes des Konzerns weltweit. Weltweit belief sich der Umsatz der Ricoh Company für das Geschäftsjahr mit Ende 31. März auf 2.091,7 Mrd. YEN.
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Ricoh Deutschland im Kurzprofil
Die Ricoh Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Hannover ist ein führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation, Produktionsdruck und unternehmensweites Druck- und Dokumentenmanagement. Das Portfolio umfasst Hardware- und Softwarelösungen, Produktionsdrucklösungen, professionelle Service- und Supportdienstleistungen und branchenbezogene Unternehmensberatung (Office Consulting Services) mit dem Ziel der Kosten- und Prozessoptimierung.
Ricoh Deutschland ist ein Tochterunternehmen des japanischen Global Players Ricoh. In Deutschland beschäftigt Ricoh rund 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist neben seiner Hauptverwaltung bundesweit mit zehn Business & Service Centern vertreten.
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