Die webbasierte Software-Lösung von docs&rules zur Einhaltung von Risiko Management und Compliance-Regeln deckt jetzt auch alle Anforderungen des kürzlich aktualisierten Bundesdatenschutzgesetzes ab.
Am 1. September 2009 ist das novellierte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) mit zahlreichen neuen Regelungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten in Kraft getreten. Diese betreffen auch kleine und mittlere Unternehmen, die sich aus Kosten- und Zeitgründen mit dem Thema Governance, Risk und Compliance (GRC) bisher nur wenig beschäftigen konnten. Die docs&rules GmbH stellt daher in ihrem "GRC Cockpit" neue Inhalte zur Verfügung, mit der sich alle Risiken aus der Novelle sowie sich daraus abzuleitende Maßnahmen überwachen und durchführen lassen.
Das "GRC Cockpit" ist ein Internes Kontrollsystem gemäß BilMoG. Die Software as a Service-Anwendung erlaubt den stufenweisen Aufbau eines internen Risiko und Compliance Managements. Installation und Wartung fallen nicht an, die Software wird "on demand" per Webzugriff bereitgestellt. Auch kleine und mittlere Unternehmen können damit ihre Geschäftsprozesse ohne großen Ressourcenaufwand allen gesetzlichen Regeln entsprechend gestalten. Dies sind neben dem Aktiengesetz und dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) Vorschriften wie BASEL II, das Unternehmensrechts-Änderungsgesetz 2008, Solvency II, die 8. EU-Richtlinie, das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz und jüngst das novellierte BDSG. Zur Einhaltung aller Vorschriften gibt das GRC Cockpit dem Anwender Notfallpläne, Checklisten und News an die Hand und schützt so wirkungsvoll vor Sanktionen bei Nicht-Einhaltung.
Die Datenschutz-Novelle betrifft im Wesentlichen die Themen Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis, Auftragsdatenverarbeitung, Informationspflicht bei Datenschutzverstößen und den Adressdatenhandel. Um die Einhaltung der neuen Datenschutzvorschriften im Beschäftigungsverhältnis zu garantieren, leitet die Software eine Prüfung aller Beschäftigtenverhältnisse und entsprechende Sicherung der Daten bzw. die Einschaltung des Betriebsrates ein. Bei der Auftragsdatenverarbeitung (Outsourcing) stellt das GRC Cockpit sicher, dass die entsprechenden vertraglichen Vorgaben festgelegt, Kontrollrechte im Vertrag festgeschrieben und die Verantwortlichkeiten geklärt sind.
Um die notwendige Informationspflicht bei Datenschutzverstößen einzuhalten, stellt das Cockpit dem Anwender zunächst eine Checkliste "Prozess bei Informationspflicht" zu Verfügung und leitet anschließend die Information der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Betroffenen sowie der Öffentlichkeit ein. Beim Adressdatenhandel sieht das GRC Cockpit Maßnahmen vor wie das Einholen von Einwilligungserklärungen, die Änderungen von Verträgen auf die Einwilligungserklärung und das Klassifizieren von Daten gemäß Zulässigkeit der Verwendung bzw. deren Löschung.
"GRC Cockpit"-Nutzer erhalten für mindestens zwölf Monate Zugriff auf individualisierte Risiko-Checklisten mit Maßnahmenkatalog und Verantwortlichkeiten sowie Informationen für individuelle Kontroll- und Maßnahmeneinheiten per E-Mail. Ebenfalls zum Service gehören die Dokumentation aller Maßnahmen und Kontrollen sowie der Zugang zu erweiterten Compliance Checklisten, News und Informationen rund um Compliance. Mit dem Zugriff auf den "Emergency-Button" kann der Anwender individuelle Notfallpläne auslösen.
Zur Lösung gehört auch ein ganztägiger Vorab-Risiko-Check durch die docs&rules GmbH. Denn die Einführung von Governance- und Compliance-Management hat neben der technischen vor allem auch eine prozessuale und organisatorische Dimension. So werden im Workshop Risiken, wie zum Beispiel Haftungsfragen im Bezug auf Kartellrecht, individuell bewertet, mit konkreten Maßnahmen versehen (Geschäftsanweisung für den Vertrieb) und den Mitarbeitern konkrete Aktivitäten zugeordnet, um Risiken zu vermeiden bzw. zumindest zu vermindern.
docs&rules GmbH
Malin Mastrocola
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